5 Tipps, wie Sie Teamwork bei hybridem Arbeiten fördern 

Hybride Arbeitsplatzmodelle stellen viele Teams noch immer vor Herausforderungen. Wie gelingt die Zusammenarbeit, wenn ein Teil des Teams im Büro arbeitet und die Kolleg*innen von unterwegs oder im Homeoffice? Fünf Maßnahmen können Ihnen helfen, das hybride Teamwork in Ihrer Organisation zu verbessern.   

Die Flexible Working Studie 2022 von Deloitte Österreich kommt zu einem eindeutigen Ergebnis: Hybride Arbeitsplatzmodelle sind gekommen, um zu bleiben. Während noch 2019 nur 37 Prozent der Unternehmen in Österreich ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit anboten, von zu Hause zu arbeiten, sind es heute rund 89 Prozent. Die tatsächliche Nutzung hat sich dabei auf hohem Niveau eingependelt: In 82 Prozent der befragten Unternehmen wird das Homeoffice vom Großteil der Mitarbeiter*innen in Anspruch genommen – typischerweise an zwei bis drei Tagen pro Woche. 

Mittlerweile werden aber auch die Herausforderungen dieser neuen hybriden Arbeitswelt immer sichtbarer. In der Deloitte-Studie berichten 72 Prozent der Unternehmen, dass der informelle Austausch durch die vermehrte Homeoffice-Nutzung zu kurz kommt. Auch der Teamspirit und die bereichsübergreifende Kommunikation können leiden, wenn sich Beschäftigte nur noch gelegentlich persönlich im Büro begegnen. 

Was können Unternehmen tun, um die Zusammenarbeit in räumlich verteilten Teams zu verbessern und die Beschäftigten in der veränderten Arbeitswelt besser zu unterstützen? Wir haben fünf Tipps für erfolgreiches hybrides Teamwork für Sie zusammengestellt. 

Inhalt

Gemeinsame Spielregeln festlegen
Nachhaltige Arbeitsmethoden fördern 
Hybride Meetings optimieren
Auf asynchrone Zusammenarbeit setzen
Regelmäßiges Feedback einholen und den Teamspirit stärken
Fazit
Whitepaper „Hybrid Teamwork: Wie wir in Zukunft zusammenarbeiten“

Gemeinsame Spielregeln festlegen 

Optimales hybrides Teamwork bedeutet, den perfekten Kompromiss zwischen Präsenz im Büro und flexibler Arbeit an anderen Orten zu finden. Eine goldene Regel dafür gibt es nicht, da sich die Bedürfnisse und Arbeitsweisen von Teams je nach Aufgabenbereich sehr stark unterscheiden. Teams, die sehr eng kooperieren und sich permanent inhaltlich austauschen, müssen möglicherweise häufiger physisch am selben Ort sein. Wenn die Arbeitsteilung stärker ausgeprägt ist und die Beschäftigten weitgehend eigenständig arbeiten, sind persönliche Treffen unter Umständen seltener erforderlich.  

Wichtig ist in jedem Fall, im Team zu besprechen, wie die Zusammenarbeit aussehen sollte und klare Vorgaben zur Präsenz- und Remote-Arbeit zu vereinbaren. So können beispielsweise feste Meeting-Tage im Büro oder eine maximale Anzahl von Homeoffice-Tagen für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden. Genau an diesem Punkt sehen viele Beschäftigte heute noch großen Nachholbedarf. In der Microsoft-Studie Work Trend Index 2022 gaben 38 Prozent der Befragten an, dass sie oft gar nicht genau wissen, wann und warum sie ins Büro kommen sollen. Nur 28 Prozent der Führungskräfte haben entsprechende Guidelines für das hybride Arbeiten erarbeitet. 

Nachhaltige Arbeitsmethoden fördern 

Seit März 2020 hat die wöchentliche Nutzungszeit von Microsoft Teams um 252 Prozent zugenommen. Beschäftigte verbringen immer mehr Zeit mit Meetings und Chats und arbeiten auch immer häufiger am Abend und am Wochenende – das zeigen aktuelle Zahlen von Microsoft 365. Die flexibleren Arbeitszeiten helfen vielen Mitarbeiter*innen, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren – in manchen Fällen drohen durch die zunehmende Arbeitslast und die immer stärkere Vermischung von Beruf und Privatleben, aber auch Erschöpfung und Burn-out.  

Um die Gesundheit von Beschäftigten zu schützen und ihre Motivation langfristig zu erhalten, sollten Unternehmen daher nachhaltige Arbeitsmethoden fördern. Die Employee Experience Plattform Microsoft Viva ermöglicht es beispielsweise, jeden Tag bestimmte Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten zu blocken. Chat- und Teams-Benachrichtigungen sind während dieser Fokuszeit automatisch stummgeschaltet. Zudem sollten Vorgesetzte ihre Teams ermutigen, regelmäßig Pausen einzulegen und zum Beispiel Meetings grundsätzlich fünf bis zehn Minuten vor der vollen Stunde zu beenden. Auch Meeting-freie Tage festzulegen, kann für die Produktivität von Teams sehr sinnvoll sein. 

Hybride Meetings optimieren

Eine besondere Herausforderung bei der hybriden Teamarbeit sind Meetings, bei denen sich Mitarbeiter*innen im Büro mit Kolleg*innen im Homeoffice oder an anderen Arbeitsorten verbinden. Laut einer Studie von Barco fühlen sich ein Drittel der remote arbeitenden Beschäftigten in hybriden Calls nicht ausreichend involviert. Die Initiator*innen des Meetings sollten daher immer darauf achten, dass alle Teilnehmer*innen einbezogen werden, und in der Diskussion ausgewogen auf digitale und physische Wortmeldungen eingehen. 

Neue Technologien unterstützten die gleichberechtigte Kommunikation in hybriden Meetings. Schwenkbare Kameras mit intelligenten Funktionen wie Auto-Zoom rücken beispielsweise immer die aktuellen Sprecher*innen in den Fokus. Verteilte Mikrofone mit Echo- und Geräuschunterdrückung sorgen dafür, dass alle Personen im Raum von allen Teilnehmer*innen gut verstanden werden. KI-basierte Spracherkennungstechnologie kann sogar die einzelnen Sprecher*innen automatisch identifizieren und eine Echtzeit-Transkription der einzelnen Beiträge liefern. Neue Ansichtsmodi wie das Front Row Layout für Microsoft Teams Rooms geben den Teilnehmer*innen schließlich das Gefühl, mit den entfernten Kolleg*innen wirklich an einem Tisch zu sitzen.   

Für die gemeinsame Ideenfindung in hybriden Meetings ist der Einsatz digitaler Whiteboards sinnvoll. Die Teilnehmer*innen vor Ort arbeiten dabei an einem Touchscreen im Besprechungsraum – die Remote-Teilnehmer*innen nutzen zum Beispiel ein Tablet oder skizzieren ihre Ideen einfach im Web-Browser. Das Ergebnis lässt sich dann speichern, mit allen Teilnehmer*innen teilen und später auch weiterbearbeiten.  

Auf asynchrone Zusammenarbeit setzen

Meetings spielen eine wichtige Rolle für die Zusammenarbeit im Team – aber nicht alle Aufgaben und Projekte erfordern es, dass sich die Teammitglieder zu einem Austausch in Echtzeit vor Ort oder im virtuellen Raum verabreden. Versuchen Sie daher, die Anzahl der Meetings zu reduzieren und auch den Kreis der Teilnehmer*innen nach Bedarf einzugrenzen. 

Statt für jedes Thema ein eigenes Meeting anzusetzen, sollten sich Teams häufiger für asynchrone Formen der Zusammenarbeit entscheiden. Mit dem PowerPoint Recording Studio können Nutzer*innen beispielsweise eine eigene Präsentation aufzeichnen und diese Aufnahme anschließend mit ihren Kolleg*innen teilen. So müssen diese keinen festen Termin blocken, sondern entscheiden selbst, wann sie die Präsentation ansehen. 

Beschäftigte in hybriden Teams sollten zudem bei der internen Kommunikation auch die Arbeitszeiten der Kolleg*innen berücksichtigen und nicht von durchgängiger Erreichbarkeit ausgehen. So lässt sich beispielsweise durch Funktionen in Microsoft Outlook oder Viva der Versand von E-Mails verzögern. Nach Feierabend verfasste E-Mails werden so erst zugestellt, wenn die Kolleg*innen selbst wieder aktiv sind. Dies minimiert Unterbrechungen der freien Zeit und hilft Teams, den Schalter am Ende eines Arbeitstags wirklich umzulegen. 

Regelmäßiges Feedback einholen und den Teamspirit stärken

Die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell ist ein umfassender Veränderungsprozess mit großen Auswirkungen auf die Beschäftigten. Die Rückmeldungen der einzelnen Teammitglieder sind daher für eine erfolgreiche Transformation ganz entscheidend.  

Mit Lösungen wie der Employee Experience Plattform Viva können Unternehmen aussagekräftiges Feedback von allen Mitarbeiter*innen erfassen und die Motivation und Stimmung der Belegschaft kontinuierlich bewerten. Zudem bietet die Plattform datenschutzkonforme Einblicke in Arbeits- und Kollaborationsmuster und liefert passende Vorschläge, um die Produktivität und das Wohlbefinden zu steigern. Negative Entwicklungen wie Überlastung durch zu viele Meetings und zu wenig Fokuszeit lassen sich so frühzeitig erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen rechtzeitig anstoßen. 

Für erfolgreiche Teamarbeit in der hybriden Arbeitswelt ist es schließlich auch wichtig, dass die persönlichen Begegnungen nicht zu kurz kommen. Die gemeinsame Zeit im Büro sollte daher gut genutzt werden – für Meetings des gesamten Teams, regelmäßige 1:1-Gespräche und den Austausch mit Kolleg*innen aus anderen Teams. Auch Veranstaltungen mit externen Referent*innen oder soziale Events wie gemeinsame Kochabende oder sportliche Aktivitäten schaffen gemeinsame Erlebnisse und können dabei helfen, den Teamspirit zu stärken. 

Fazit

Hybride Arbeitsplatzmodelle werden in Zukunft zum Alltag der meisten Unternehmen gehören. Sie müssen daher die Voraussetzungen dafür schaffen, dass verteilte Teams von jedem Ort aus produktiv zusammenarbeiten können. Gleichzeitig ist es wichtig, das Wohlbefinden der einzelnen Teammitglieder immer im Blick zu haben. Nur so bleibt die Motivation hoch und die Bindung zum Unternehmen wird auf Dauer erhalten. 

Wenn Sie mehr über neue Technologien und Strategien für die Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser neues Whitepaper „Hybrid Teamwork: Wie wir in Zukunft zusammenarbeiten“.