6 Tipps, wie Sie Informationschaos mit einem modernen Workspace vermeiden

Digitale Arbeitsplätze sollen Beschäftigten den Alltag erleichtern. Zu viele Anwendungen und Informationen können sich aber auch negativ auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen auswirken. Unternehmen sollten daher bei der Planung ihrer Workspace-Strategie die folgenden sechs Punkte beachten.

Inhalt

Wie können Unternehmen dem Informationschaos am digitalen Arbeitsplatz entgegenwirken?
1. Erleichtern Sie den Zugang zu Informationen
2. Unterstützen Sie einfache Wechsel von Ort und Endgerät
3. Reduzieren Sie die Anzahl der Anwendungen
4. Minimieren Sie Ablenkungen
5. Vereinfachen Sie die Suche nach Informationen
6. Ermöglichen Sie effiziente Informations-Workflows
Fazit
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Die Zahl ist auf den ersten Blick verblüffend: Bei einer aktuellen Citrix-Umfrage teilten 71 Prozent der Befragten mit, dass ihre Arbeit durch die viele neuen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit komplexer geworden ist. Andere Studien kommen mittlerweile zu ähnlichen Ergebnissen. Die Informationsflut der neuen Arbeitswelt droht Mitarbeiter*innen zu überfordern – und die Vielzahl an digitalen Diensten verursacht in vielen Organisationen eher Stress als Entlastung.

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Wie können Unternehmen dem Informationschaos am digitalen Arbeitsplatz entgegenwirken?

Bei der Planung einer Digital Workspace-Strategie ist es wichtig, sich immer wieder in die Perspektive der Anwender*innen zu versetzen und zu verstehen, wie diese ihre Aufgaben erledigen – und welche Unterstützung sie dafür benötigen. Eigentlich ist das Ziel ganz einfach: Die Mitarbeiter*innen müssen in der Lage sein, immer auf die Informationen zuzugreifen, die für sie gerade jetzt am wichtigsten sind. Sechs Maßnahmen helfen dabei, dieses Ziel zu erreichen.

1. Erleichtern Sie den Zugang zu Informationen

Beschäftigte nutzen für ihre Arbeit heute eine noch nie dagewesene Vielfalt von Applikationen – Desktop-Anwendungen, Cloud Services, Web-Apps, SaaS-Dienste und vieles mehr. Idealerweise sind alle diese Ressourcen über eine zentrale Oberfläche zugänglich. Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz macht zeitaufwändige Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen überflüssig – und beschleunigt so den Zugriff auf Informationen.

2. Unterstützen Sie einfache Wechsel von Ort und Endgerät

Der Zugang zu Informationen sollte heute nicht mehr an einen bestimmten Rechner oder Standort gekoppelt sein. Um jederzeit produktiv arbeiten zu können, benötigen Beschäftigte auch im Homeoffice und bei Bedarf auch auf dem privaten Rechner sicheren Zugang zu ihrem digitalen Arbeitsplatz. Wichtig ist, dass Anwender*innen immer und überall dieselbe personalisierte Arbeitsumgebung vorfinden – ganz gleich, auf welchem Weg sie sich mit ihrem Digital Workspace verbinden.

3. Reduzieren Sie die Anzahl der Anwendungen

Gerade in den letzten beiden Jahren haben viele Unternehmen neue Dienste und Tools eingeführt, um die Digitalisierung voranzutreiben und virtuelles Teamwork zu unterstützen. Nicht alle diese Anwendungen spielen aber im Alltag tatsächlich eine Rolle. Finden Sie heraus, mit welchen Applikationen die Beschäftigten wirklich arbeiten – und entfernen sie alle nicht genutzten Dienste.

4. Minimieren Sie Ablenkungen

Informationschaos entsteht häufig, wenn Anwender*innen nicht mehr zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen unterscheiden können. Die „Always-On“-Kultur in vielen Unternehmen mit ihrem ununterbrochenen Strom von Benachrichtigungen führt häufig dazu, dass Mitarbeiter*innen ihre eigentlichen Prioritäten aus den Augen verlieren. Zeigen Sie den Beschäftigten daher, wie sie bestimmte Meldungen von Anwendungen filtern oder deaktivieren und nur über wirklich relevante Ereignisse informiert werden. Je weniger Ablenkungen vorhanden sind, desto leichter kommen Anwender*innen in einen produktiven Flow-Modus.

5. Vereinfachen Sie die Suche nach Informationen

Die Daten und Dokumente eines Unternehmens sind heute meist über verschiedene Speicherorte verteilt – Mitarbeiter*innen verbringen daher oft viel zu viel Zeit mit der Suche nach bestimmten Informationen. Über ihren digitalen Arbeitsplatz sollten Anwender*innen schnell alle verfügbaren Informationsquellen durchsuchen können – egal, ob sich diese auf einem Server im Rechenzentrum oder in einer Cloud-Umgebung befinden.

6. Ermöglichen Sie effiziente Informations-Workflows

Wenn Anwender*innen Dokumente als E-Mail-Anhang an einen großen Verteiler verschicken – und anschließend das Feedback dieser Empfänger*innen konsolidieren, ist Informationschaos vorprogrammiert. Mit modernen Filesharing-Tools können Anwender*innen sehr einfach Informationen mit internen und externen Kontakten teilen und Dokumente gemeinsam bearbeiten. Versionierungsfunktionen sorgen dabei dafür, dass alle Beteiligten immer auf einem gemeinsamen Stand sind und Änderungen jederzeit nachvollziehbar bleiben. Bei der Auswahl einer Filesharing-Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass sie volle Kontrolle über die Datensicherheit haben und Zugriffsrechte zentral steuern können.

Fazit

Neue Tools und Technologien, wie beispielsweise der Smart Workspace von Citrix, haben das Potenzial, die Zusammenarbeit in Unternehmen grundlegend zu vereinfachen. Ohne eine Workspace-Strategie, die gemeinsam mit den Anwender*innen entwickelt wird, drohen allerdings Informationschaos, Stress und Überforderung.

Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie mit einem Smart Workspace Beschäftigte im Alltag optimal unterstützen und die Produktivität auf eine neue Stufe bringen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und erfahren Sie, welche digitale Arbeitsplatzstrategie zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.