Die „Employee Experience“ wird für Arbeitgeber zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor. Um für Fachkräfte auf Dauer attraktiv zu bleiben, müssen Unternehmen ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Beschäftigten im Alltag optimal unterstützt. Dazu gehört auch, die digitale Informationsflut am Arbeitsplatz in den Griff zu bekommen. Unternehmen, die den Zugang zu Informationen so einfach wie möglich gestalten, profitieren nicht nur von höherer Produktivität – sondern vor allem von zufriedeneren Mitarbeiter*innen.
Inhalt
Wie Informationschaos Unternehmen und Beschäftigte ausbremst
Ohne die richtige Information zur richtigen Zeit lassen sich die meisten Aufgaben im Arbeitsalltag nicht erledigen. Aber gerade im digitalen Zeitalter mit seiner Vielzahl von Tools und Datenquellen gestaltet sich die Informationssuche oft mühsamer denn je. Bis zu acht Stunden pro Woche verbringen Beschäftigte damit, Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen – so das Ergebnis einer aktuellen Studie.
Für Unternehmen ist diese Situation aus vier Gründen problematisch:
- Die Zeit, die bei der Informationssuche verloren geht, fehlt den Beschäftigten für ihre eigentlichen Aufgaben. Dadurch sinkt die Produktivität spürbar.
- Auf Dauer sorgt die mühsame Informationsrecherche für Frust bei den Beschäftigten. Mitarbeiter*innen beginnen zu resignieren – oder sehen sich nach einem anderen Arbeitgeber um.
- Informationschaos am Arbeitsplatz verhindert außerdem ein schnelles Onboarding neuer Fachkräfte. In vielen Organisationen dauert es heute viel zu lange, bis sich neue Mitarbeiter*innen mit den wichtigsten Prozessen und Inhalten vertraut gemacht haben.
- Unternehmen, die die Informationsbedürfnisse ihrer Beschäftigten nicht verstanden haben, werden es auf Dauer schwer haben, sich im Wettbewerb um die besten Talente zu behaupten.
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Digitales Arbeiten aus Sicht der Mitarbeiter*innen denken
Um die Employee Experience nachhaltig zu verbessern, ist es zunächst wichtig, den Prozess der digitalen Informationsbeschaffung aus der Perspektive der Benutzer*innen zu analysieren. Unternehmen sollten sich also genauer ansehen, wie ihre Beschäftigten mit Informationen umgehen, diese nutzen und verarbeiten. Dabei empfiehlt es sich, mit Anwender*innen aus unterschiedlichen Abteilungen und Fachbereichen zu sprechen und ihnen im Alltag über die Schulter zu schauen.
In dieser Analysephase sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Wo liegen die Informationen, die die Beschäftigten für ihre Arbeit benötigen?
- Wie lange dauert es, bis Mitarbeiter*innen die Informationen für einen Arbeitsschritt gesammelt haben?
- Wie viele Schritte sind notwendig, um bestimmte Aufgaben im Alltag zu erledigen?
- Wie häufig müssen Beschäftigte dabei die Anwendung oder den digitalen Arbeitsbereich wechseln?
- Wie viel Zeit wenden die Mitarbeiter*innen insgesamt für die Suche nach Informationen auf?
Im nächsten Schritt wird dann ein Konzept für eine moderne digitale Arbeitsumgebung entwickelt, die zu den Anforderungen des Unternehmens und seiner Belegschaft wirklich passt. Im Idealfall arbeiten dabei IT-Spezialist*innen, HR-Verantwortliche und Vertreter*innen aus den unterschiedlichen Fachabteilungen Hand in Hand zusammen.
Was sich Anwender*innen von ihrem digitalen Arbeitsplatz wünschen
Mit einer digitalen Arbeitsumgebung, die den Zugang zu Informationen erleichtert, können Unternehmen die Employee Experience spürbar verbessern. Wenn den Beschäftigten alle benötigten Informationen sofort zur Verfügung stehen, können sie sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Aus unseren Workspace-Projekten in den letzten Jahren wissen wir, dass sich Anwender*innen heute vor allem fünf Dinge von ihrem digitalen Arbeitsplatz wünschen:
- Einfacher Zugang mit Single Sign-On: Anwender*innen möchten sich nicht mit langen und umständlichen Anmeldeprozessen herumschlagen, sondern möglichst schnell Zugriff auf ihren digitalen Arbeitsplatz mit allen Informationsquellen erhalten. Im Idealfall bieten Unternehmen ihren Beschäftigten daher Single Sign-On-Zugang zu ihrer gesamten Arbeitsumgebung. Die Anwender*innen müssen sich nur einmal einloggen und können dann ohne weitere Passworteingaben alle Ressourcen nutzen, die für sie freigegeben sind.
- Alle relevanten Werkzeuge und Daten auf einen Blick: Viele Anwender*innen wünschen sich, dass ihre wichtigsten Dienste und Informationen in einem übersichtlichen „Cockpit“ zusammengefasst sind. Die aktuellen Aufgaben und Termine, zuletzt bearbeiteten Dokumente und am häufigsten genutzten Applikationen und Cloud Services sollten mit einem Klick aufrufbar sein. Moderne Workspace-Plattformen binden zudem Dashboards mit wichtigen Kennzahlen, personalisierten Nachrichten-Feeds und weiteren relevanten Inhalten in die zentrale Oberfläche ein. Für bestimmte Aktionen müssen die Anwender*innen die Plattform gar nicht verlassen, sondern können zum Beispiel mit einem Klick am nächsten Online-Meeting teilnehmen.
- Personalisierung und kontextbasierte Anpassung: Um den Zugang zu Informationen weiter zu erleichtern, möchten vielen Anwender*innen ihren digitalen Arbeitsplatz individuell organisieren. Neueste Workspace-Plattformen unterstützen die Beschäftigten dabei und passen die Inhalte automatisch an die jeweilige Benutzerrolle und aktuelle Kontextfaktoren wie Standort und Uhrzeit an. Dringende Aufgaben und besonders relevante Informationen werden in den Fokus gerückt – Ablenkungen temporär ausgeblendet. Teilweise schlagen virtuelle Assistenten sogar vor, welche Aufgaben mit welcher Priorität zu erledigen sind.
- Sicherer Zugriff auf Informationen von jedem Ort aus: In der neuen hybriden Arbeitswelt von heute wünschen sich Arbeitnehmer*innen die Flexibilität, von jedem Ort aus arbeiten zu können. Dies setzt voraus, dass auch im Homeoffice einfacher und sicherer Zugriff auf alle wichtigen Informationen möglich ist. Die große Herausforderung ist dabei, hohen Benutzerkomfort und zuverlässige Datensicherheit zu verbinden. Wir empfehlen Kunden daher, den Remote-Zugang zum digitalen Arbeitsplatz durch robuste, aber einfach bedienbare Verfahren zu schützen – wie etwa eine passwortlose Multifaktor-Authentifizierung.
- Konsistente Arbeitsumgebung auf jedem Endgerät: Die technische Ausstattung des digitalen Arbeitsplatzes ist ein wichtiger Faktor für eine hervorragende Employee Experience. Anwender*innen schätzen es sehr, wenn sie für ihre Arbeit moderne Mobilgeräte nutzen können und diese selbst auswählen dürfen. Viel wichtiger als das neueste Smartphone-, Laptop- oder Tablet-Modell ist aber letztlich die User Experience bei der täglichen Arbeit. Anwender*innen möchten auf jedem Endgerät sofort ihre persönliche Arbeitsumgebung vorfinden. So können sie etwa beim Wechsel vom Desktop-PC im Büro zum Laptop im Homeoffice die bereits begonnenen Aufgaben nahtlos fortsetzen.
Fazit
Mit einer digitalen Arbeitsplatzstrategie, die die Beschäftigten und ihre Informationsbedürfnisse in den Mittelpunkt rückt, schaffen Unternehmen die Voraussetzungen für eine bessere Employee Experience. Umfangreiche Anfangsinvestitionen und lange Vorlaufzeiten sind dafür nicht mehr erforderlich: Smarte Arbeitsplatzlösungen wie der ACP Unified Workspace sind heute als Managed Service verfügbar und damit sehr schnell einsatzbereit.
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