Die richtige IT-Infrastruktur hinter dem digitalen Arbeitsplatz

Wer hätte Anfang 2020 gedacht, dass dieses Jahr so ganz anders verlaufen würde als geplant? Das berufliche sowie private Leben scheint völlig auf den Kopf gestellt und eine schnelle Anpassungsfähigkeit ist gefragt. Der Weg in die Digitalisierung ist für die meisten Organisationen unvermeidbar geworden. Hierzu zählt vor allem die Bereitstellung mobiler Arbeitsumgebungen für Mitarbeiter, die zu Hause oder remote arbeiten. Was als Hauruck-Aktion im März diesen Jahres funktioniert hat, braucht nun eine bestandsfähige Lösung. Das heißt, dass Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz langfristig in ihre Digitalisierungsstrategie einbinden müssen, um ihrer Belegschaft eine zukunftsfähige und flexible Arbeitswelt zur Verfügung zu stellen. Denn einerseits bewerten die Arbeitenden Remote Work positiv, wie die DAK-Sonderanalyse 'Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise' belegt. Gleichzeitig möchte bereits jede zweite Organisation in Deutschland dauerhaft remote arbeiten, wie die Fraunhofer-Studie 'Arbeiten in der Corona-Krise – auf dem Weg zum New Normal' zeigt. Big Player wie Siemens machen es vor, denn hier soll mobiles Arbeiten in Zukunft zur "neuen Normalität" im Berufsalltag der Mitarbeiter gehören.

Denken auch Sie heute schon an morgen und verankern Sie den Digital Workspace fest in Ihren Unternehmensstrukturen. Um den digitalen Arbeitsplatz optimal in die IT-Infrastruktur zu integrieren, empfehlen wir strategisch und schrittweise vorzugehen.

Typische Herausforderungen mobilen Arbeitens

Bevor wir zu den strategischen IT-Lösungsansätzen kommen, werfen wir zuerst einen Blick auf die neue Realität in der Arbeitswelt. Die Organisation als Ganzes steht ebenso vor den Herausforderungen mobilen Arbeitens wie einzelne Abteilungen und Arbeitnehmer. Dies wiederum stellt die IT-Abteilung vor ungewohnte Probleme und Aufgaben:

• Sicherer Zugriff immer und von überall
• Produktive Zusammenarbeit trotz räumlicher Distanz 
• Technische Unterstützung von Führungsaufgaben, Onboarding-Prozessen, Teambuilding, Netzwerk-Pflege etc. 
• Client Management aus der Ferne 
• Krisenmanagement für IT-Probleme jeder Art

IT-Lösung: die richtige Infrastruktur am digitalen Arbeitsplatz

Vorneweg sei gesagt, dass „richtig“ für jedes Unternehmen anders sein kann, denn es kommt auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen an. Folgende Komponenten müssen bei der strategischen Integration des digitalen Arbeitsplatzes bedacht werden: Cloud-Technologie, Geräte und Peripherie, Applikationen sowie Sicherheits- und Supportkonzepte.

Cloud-Technologien

Die Frage, welche Cloud-Technologie für Ihre Organisation geeignet ist, hängt stark von Ihrer Digitalisierungsstrategie ab. Möglich sind folgende Cloud-Lösungen:

• Private Cloud
  Von einem Großteil der Unternehmen wird die private Cloud mit klassischer Infrastruktur bereits genutzt. Je nach Anforderungen lohnt sich eine Umstellung auf HCI (Hyperconverged Infrastructure), da diese Lösung flexibel und gleichbleibend performant ist.
  
• Hybrid Cloud
  Zusätzlich zu Ihren Onpremise Cloud Lösungen können Sie diese mit nützlichen Tools, Anwendungen und Management Komponenten als Software as a Service kombinieren. Dies ist beispielsweise für Kollaborationstools interessant wie Microsoft 365 mit MS Teams und ähnliche.
  
• Public Cloud
  Durch die Verlagerung des Workloads in die Public Cloud sind eigene Investitionen in Hardware und Software nicht mehr notwendig. Unternehmen gehen damit den nächsten Entwicklungsschritt hin zum modernen Datacenter für den digitalen Arbeitsplatz.

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir die richtige IT-Infrastruktur, die zu Ihrem Business Modell passt, und unterstützen Sie durch unsere Lösungen und Services wie Workplace as a Service oder ACP Veeam Cloud Connect.

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Geräte und Peripherie

Mobiles Arbeiten stellt auch an Geräte samt Peripherie neue Anforderungen, denn Business Laptops, Geschäftshandys, Internet, Drucker und Zubehör stehen nicht mehr starr an einem Arbeitsplatz. Moderne Workstations müssen eine hohe Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität aufweisen, um produktives Arbeiten von überall aus zu gewährleisten. Folgende Aspekte sollten Sie bezüglich Geräte und Peripherie am digitalen Arbeitsplatz bedenken:

• Die Hardware sollte mobil, handlich und transportabel sein.
• Mitarbeiter müssen das Gerät sicher mit dem WLAN verbinden können.
• Die Bandbreite muss einen performanten Zugriff auf alle relevanten Daten erlauben, z.B. durch ein mobiles Internet.
• Wägen Sie gemeinsam mit den Anwendern die Entscheidung für mobile Drucker/Scanner versus papierloses Büro ab.

ACP Managed Client ist unser Rundum-Service, um Sie bei der Bereitstellung von passenden Geräten und Peripherie am digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen.

Applikationen

Ebenso wie die Hardware sollten auch die Anwendungen benutzerfreundlich sein und den Bedürfnissen der Anwender entsprechen. Um den digitalen Arbeitsplatz auf lange Sicht erfolgreich in den Unternehmensstrukturen zu integrieren, sollten zwei wichtige Fragen bereits zu Anfang geklärt werden:

1. Wie wird eine Applikation bereitgestellt?
   Es stehen verschiedene Bereitstellungsmöglichkeiten zur Auswahl. So können Sie Anwendungen klassisch auf dem Client installieren oder zentral bereitstellen. Virtualisierungsplattformen wie zum Beispiel Citrix virtual Apps & Desktops, bieten die Möglichkeit einzelne Anwendungen oder vollwertige Desktops zentral aus dem Datacenter bereitzustellen. Und schließlich können die Mitarbeiter auch mit Webapplikationen arbeiten, für die allerdings dauerhaft eine bestehende Internetverbindung benötigt wird.
   
   
2. Welche Verbindung zu den Ressourcen benötigt eine Applikation?
   Der einzelne Mitarbeiter muss sicher und umfassend auf alle relevanten Firmendaten zugreifen, aber auch produktiv mit anderen zusammenarbeiten können. Hierfür müssen eventuell VPNs bereitgestellt oder Ressourcen zum Teil ins Internet verlagert werden. Anwendungsdaten lassen sich lokal auf dem Client speichern oder synchronisieren, damit die Kollegen allein oder im Team optimal arbeiten können.

Gerne unterstützen wir Sie mit ACP Managed Application bei der Bereitstellung passender Applikationen am digitalen Arbeitsplatz.

Sicherheits- und Supportkonzepte

Die meisten Unternehmensnetzwerke sind durch eine Firewall geschützt, doch der mobile Workspace braucht eigene Sicherheitskonzepte für den Client und die Daten. Hier stehen verschiedene Client Firewalls und Technologien zur Datensicherheit zur Verfügung, die sich einzeln oder in Kombination verwenden lassen.

Unsere Experten unterstützen Sie gerne bei der strategischen Konzeption und Umsetzung von Sicherheits- und Supportkonzepten für den digitalen Arbeitsplatz.

5 Strategie-Tipps für die Umsetzung des Digital Workspace

Folgende Tipps geben wir IT-Leitern und IT-Abteilungen, die die richtige IT-Infrastruktur für den digitalen Arbeitsplatz entwickeln und umsetzen müssen:

1. Der Workspace muss zum Workload passen
   Mit der Entwicklung hin zum mobilen Arbeiten hat sich der Fokus verschoben und liegt nun noch stärker auf den individuellen Bedürfnissen des einzelnen Mitarbeiters. Die Ausstattung des Digital Workspace muss zu den Anforderungen des einzelnen passen, sodass ein jeder die täglichen Aufgaben effizient erledigen kann. So spielt Mobilität für den Vertriebsmitarbeiter eine große Rolle, während der Marketing Manager performancelastige Programme ausführen muss.
   
2. Produktives Arbeiten und Benutzerakzeptanz sollten hoch sein
   Viele Arbeitnehmer gaben zuletzt in verschiedenen Umfragen an, dass sie im Homeoffice produktiv arbeiten können. Dies sollte langfristig durch die richtige IT-Infrastruktur unterstützt werden. Die Mitarbeiter benötigen Hardware und Software, mit denen sie gerne und zielführend arbeiten. Je höher die Benutzerakzeptanz desto höher die Mitarbeiterzufriedenheit.
   
3. Binden Sie die Anwender frühzeitig ein
   Um die individuellen Bedürfnisse der mobil Arbeitenden besser zu verstehen, sollten Sie die Anwender frühzeitig einbinden. Auf diese Weise können Sie ihnen die bestmögliche IT-Infrastruktur für ihren digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Die Kommunikation gelingt beispielsweise mithilfe von Ist-Soll-Analysen in den einzelnen Abteilungen bzw. Arbeitsgruppen oder auszuwertenden Testläufen neuer Tools und Software.
   
4. Passen Sie die IT-Infrastruktur schrittweise an die neuen Bedürfnisse an
   Die Nachfrage nach einer modernen Ausstattung des digitalen Arbeitsplatzes in Ihrem Unternehmen mag hoch sein. Dennoch handelt es sich vielerorts um eine ganz neue Situation, sodass eine schrittweise Integration langfristig bessere und ressourcenschonende Lösungskonzepte verspricht.
   
5. Gehen Sie strategisch und planvoll vor
   Entwickeln Sie eine Digitalisierungsstrategie, die auch die mittel- und langfristigen Unternehmensziele abbildet. Der digitale Arbeitsplatz hält vielseitige Chancen für Organisationen bereit, die durch eine strategische und planvolle Herangehensweise am besten entdeckt und nutzbar gemacht werden können.

Fazit

In der neuen Realität definiert die Arbeitsumgebung mehr denn je die Art der Arbeit. Der Arbeitsort, der zuvor durch Firmenräumlichkeiten zur Verfügung gestellt wurde, ist dank des digitalen Arbeitsplatzes nicht mehr starr, sondern flexibel austauschbar. Produktives und sicheres Arbeiten ist allerdings nur dann möglich, wenn die richtige IT-Infrastruktur für den Digital Workspace geschaffen wird. Dort, wo Mitarbeiter effizient, fokussiert und entspannt arbeiten können, werden Unternehmensstrukturen zukunftsstark gemacht. Hohe Benutzerfreundlichkeit führt langfristig zu mehr Produktivität und Zufriedenheit mit der eingesetzten IT-Lösung. Setzen Sie sich daher mit den Bedürfnissen der Anwender auseinander und integrieren Sie für Ihr Unternehmen genau die richtige IT-Infrastruktur hinter dem digitalen Arbeitsplatz.

Bei der Strategie, Konzeption und Umsetzung Ihres Innovationsprojekts unterstützen wir Sie als erfahrener IT-Partner zu jedem Zeitpunkt. Schauen Sie sich unser Webinar an und erfahren Sie, wie Sie den digitalen Arbeitsplatz zukunftsstark in Ihrem Unternehmen integrieren. Oder kontaktieren Sie uns direkt und sprechen Sie mit unseren Experten für den digitalen Arbeitsplatz.