Fünf Tipps zur Ausstattung hybrider Meetingräume: So binden Sie Teilnehmer*innen an jedem Ort optimal ein

An kaum einem anderen Ort wird der Wandel der Arbeitswelt so sichtbar wie an den Konferenzräumen von Unternehmen. Räume, die früher oft von morgens bis abends für Besprechungen ausgebucht waren, standen zwischenzeitlich monatelang leer. Im Zuge der ersten Lockdowns führten viele Unternehmen Videokonferenz- und Collaboration-Plattformen ein und verlagerten die Zusammenarbeit in virtuelle Räume. Online-Meetings wurden für die Beschäftigten im Homeoffice bald genauso selbstverständlich wie das Zusammentreffen mit Kolleg*innen im Büro. 

Mittlerweile werden die Konferenzräume in Unternehmen wieder genutzt – aber anders als vor der Corona-Pandemie. Da einige Beschäftigte weiterhin remote arbeiten, sind viele Meetings mittlerweile hybride Veranstaltungen. Mitarbeiter*innen im Büro verbinden sich mit Kolleg*innen im Homeoffice, um sich auszutauschen und aktuelle Projekte zu besprechen. 

Die meisten Expert*innen sind überzeugt, dass hybriden Meetings die Zukunft gehört. Nach Einschätzung von Gartner wird der Anteil der reinen Vor-Ort-Meetings bis zum Jahr 2024 von 60 Prozent auf 25 Prozent zurückgehen. Und auch die Mitarbeiter*innen haben eine klare Meinung zu diesem Thema: 64 Prozent der Österreicher*innen möchten sich künftig aussuchen können, ob sie vor Ort oder online an Meetings teilnehmen – so das Ergebnis einer aktuellen Umfrage von Cisco Österreich zum Thema Hybrid Work. 

Doch bei der praktischen Umsetzung hakt es in vielen Organisationen noch. Verbindungsprobleme und Unterbrechungen bei Bild und Ton haben wohl alle Teilnehmer*innen von hybriden Meetings bereits erlebt. Aber auch auf der kommunikativen Ebene treten Störungen auf. Laut einer Studie von Barco fühlen sich ein Drittel der remote arbeitenden Beschäftigten in hybriden Calls nicht ausreichend involviert. So könnten hybride Meetings sogar den „Proximity Bias“ verstärken – also die unbewusste Bevorzugung von Beschäftigten, die im Büro physisch präsent sind. 

Wie lässt sich der Übergang zu einer hybriden Meeting-Kultur erfolgreich und gleichberechtigt gestalten? Die Voraussetzungen dafür schaffen Unternehmen bereits bei der Einrichtung ihrer Meetingräume. Mit den folgenden fünf Maßnahmen sorgen sie dafür, dass ihre Beschäftigten jederzeit produktiv, engagiert und vernetzt zusammenarbeiten können – ganz gleich, an welchem Ort sie sich befinden.  

Inhalt

1. Machen Sie es Ihren Beschäftigten leicht, an hybriden Meetings teilzunehmen 
2. Nutzen Sie die vorhandenen technischen und räumlichen Möglichkeiten optimal aus
3. Optimieren Sie Audio und Video für alle Teilnehmer*innen
4. Stellen Sie alle benötigten Collaboration-Funktionen zur Verfügung
5. Bleiben Sie offen für unterschiedliche Plattformen
Fazit

1. Machen Sie es Ihren Beschäftigten leicht, an hybriden Meetings teilzunehmen 

Bei einer Umfrage von Statista befanden 47 Prozent der befragten Führungskräfte, dass hybride Meetings in der Durchführung schwieriger sind als Meetings vor Ort. Bei der Planung der technischen Infrastruktur sollte daher das Thema Usability immer die höchste Priorität haben. Versuchen Sie die Teilnahme an hybriden Meetings für ihre Beschäftigten so einfach wie möglich zu gestalten. 

Mit modernen Infrastrukturlösungen für Meetingräume können Sie dies unterstützen. Moderne Konferenzraumsysteme wie der ThinkSmart Hub von Lenovo bieten übersichtliche Touch-Displays für die Steuerung von hybriden Meetings und ermöglichen es, die Übertragung mit einer Berührung zu starten.  

Auch Bring-Your-Own-Conference-Lösungen (BYOC) wie ClickShare erleichtern die Umsetzung von hybriden Meetings. Der USB-Dongle von ClickShare muss lediglich in einen Laptop der Teilnehmer*innen eingesteckt werden und stellt dann innerhalb von Sekunden eine drahtlose Verbindung zum Audio-/Videosystem des Konferenzraums her. Sehr einfach lassen sich damit auch externe Partner, Kunden oder Dienstleister vor Ort einbinden: Diese können mit ClickShare ihre „mitgebrachten“ Collaboration-Tools auf der vorhandenen Infrastruktur nutzen. 

Erfolgreich sind hybride Meetings aber nur, wenn sich auch alle Remote-Anwender*innen einfach und problemlos einwählen können. Unterstützen Sie Ihre Beschäftigten bei der Einrichtung der benötigten Software und Zusatzgeräte, überprüfen Sie mit ihnen, ob die Bandbreite im heimischen WLAN ausreicht und bieten Sie bei allen technischen Problemen schnellen Remote-Support an.  

2. Nutzen Sie die vorhandenen technischen und räumlichen Möglichkeiten optimal aus 

In vielen Unternehmen gibt es noch nicht genügend Räume für hybride Meetings, da ein Teil der Besprechungsräume bisher nur für Offline-Meetings genutzt wurde. Prüfen Sie daher zunächst, welche Räume überhaupt für Videokonferenzen geeignet sind. Entscheidend für die richtige Platzierung von Kameras und Bildschirmen ist dabei der Lichteinfall durch Fenster und die elektrische Beleuchtung. Alle Meeting-Teilnehmer*innen sollten immer gut zu sehen sein und den Bildschirm des Videosystems ohne störende Reflexionen betrachten können. In stark hallenden Räumen kann es zudem notwendig sein, Lösungen für eine Schallabsorption zu installieren. 

Mit integrierten Videokonferenzleisten wie dem in Kürze verfügbaren Lenovo ThinkSmart One lassen sich kleine und mittlere Arbeitsräume sehr schnell in Konferenzräume für hybride Meetings verwandeln. Neben einer hochauflösenden Kamera, Stereolautsprechern und acht Mikrofonen sind dabei auch alle benötigten Computing-Funktionen auf Windows-Basis integriert. Ein zusätzlicher Rechner ist daher nicht erforderlich. Gemanagt wird ThinkSmart One über eine cloudbasierte Verwaltungssoftware.  

Möglicherweise sind in Ihrem Unternehmen bereits ältere Konferenzraumsysteme vorhanden? Nicht immer ist es notwendig, die bestehenden Komponenten komplett zu ersetzen – häufig können sie auch in eine moderne Konferenzraumlösung integriert werden. Das modulare ThinkSmart Core + Controller Kit von Lenovo lässt sich beispielsweise mit vielen vorhandenen Audio-/Videoinfrastrukturen kombinieren. 

3. Optimieren Sie Audio und Video für alle Teilnehmer*innen 

In einem hybriden Meeting sollten alle Teilnehmer*innen möglichst störungsfrei und auf Augenhöhe miteinander kommunizieren können – ganz gleich, ob sie sich im Meetingraum befinden oder aus dem Homeoffice einwählen. Für Remote-Anwender*innen ist es zum Beispiel nicht angenehm, wenn die Personen in der Nähe der Kamera größer erscheinen als die weiter entfernt sitzenden Kolleg*innen oder wenn sie die Menschen im hinteren Teil des Raumes schlecht verstehen können. 

Moderne Konferenzraumsysteme verfügen daher über Audio- und Video-Technologien, die eine natürlichere Meeting-Atmosphäre schaffen. Dazu gehören schwenkbare Kameras mit einem breiten Sichtfeld und intelligenten Funktionen wie Auto-Zoom, Farbkorrektur, Personenzählung und Group-Framing. Die Kameras können so unter anderem erkennen, wie viele Leute sich im Raum befinden und dann das Videobild entsprechend ausrichten.  

Im Raum verteilte Mikrofone mit Echo- und Geräuschunterdrückung sorgen dafür, dass alle Teilnehmer*innen laut und deutlich gehört werden. KI-basierte Spracherkennungstechnologie kann zudem die einzelnen Sprecher*innen automatisch identifizieren und eine Echtzeit-Transkription der einzelnen Beiträge liefern. So wird es für Remote-Teilnehmer*innen noch einfacher, die Diskussion zu verfolgen. Neue Galerie-Designs in Videokonferenzsystemen wie das Front Row Layout für Microsoft Teams Rooms geben den Teilnehmer*innen schließlich das Gefühl, mit den entfernten Kolleg*innen wirklich an einem Tisch zu sitzen.  

4. Stellen Sie alle benötigten Collaboration-Funktionen zur Verfügung 

In hybriden Meetings wird nicht nur gesprochen – die Teilnehmer*innen teilen auch Inhalte und Präsentationen und arbeiten möglicherweise gemeinsam an Dokumenten und Konzepten. Prüfen Sie daher bei der Planung Ihrer Infrastruktur, welche Collaboration-Funktionen für Ihre Teams wichtig sind – und wie sich diese möglichst produktiv nutzen lassen. 

Unternehmen können die Zusammenarbeit in hybriden Meetings zum Beispiel mit digitalen Whiteboard-Funktionen unterstützen. Diese eignen sich perfekt, um gemeinsam Ideen zu entwickeln und Brainstormings durchzuführen. Die Teilnehmer*innen vor Ort arbeiten dabei möglicherweise am Touchscreen im Besprechungsraum – die Remote-Teilnehmer*innen nutzen ein Tablet oder skizzieren ihre Ideen einfach im Web-Browser. Das Ergebnis lässt sich dann speichern, mit allen Teilnehmer*innen teilen und später auch weiter bearbeiten.

5. Bleiben Sie offen für unterschiedliche Plattformen 

Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Google Meet … es gibt heute eine ganze Reihe unterschiedlicher Plattformen für Online-Meetings und Videokonferenzen. In der Regel entscheiden sich Unternehmen dafür, ein System flächendeckend einzusetzen. Ihre Konferenzrauminfrastruktur sollte allerdings nicht nur mit einem Lösungsanbieter zusammenspielen. 

Stellen Sie sicher, dass sich Beschäftigte schnell mit alternativen Kommunikationstools verbinden können. Das kann beispielsweise notwendig sein, wenn hybride Meetings von Kunden oder Partnern initiiert werden. Zudem wechselt Ihr Unternehmen vielleicht in Zukunft zu einer anderen Collaboration-Plattform. Dann ist es wichtig, dass Ihre Hardwareinvestitionen geschützt sind. 

Achten Sie bei der Auswahl von Infrastrukturkomponenten darauf, welche Videokonferenz- und Collaboration-Dienste offiziell unterstützt werden. Einige Hersteller bieten neben den Produktzertifizierungen auch bereits vorkonfigurierte Lösungspakete an. Diese sorgen für eine nahtlose Kompatibilität zwischen Ihrer Konferenzraumlösung und Ihrer Kommunikationsplattform.  

Fazit

Hybride Meetings werden in Zukunft eine noch wichtigere Rolle in unserer Arbeitswelt spielen. Für die Teilnehmer*innen darf es dabei keinen Unterschied machen, ob sie sich im Büro befinden oder von einem entfernten Standort aus einwählen. Neue Technologien helfen Unternehmen dabei, eine echte „Meeting Equity“ herzustellen. Ziel ist, dass sich alle Teilnehmer*innen auf Augenhöhe begegnen und gleichberechtigt einbringen können – unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort. 

Die Expert*innen von ACP unterstützen Unternehmen dabei, Meetingräume für eine veränderte Arbeitswelt zu planen und einzurichten. Unter anderem beraten wir Kunden zum Einsatz der ThinkSmart Konferenzraumlösungen von Lenovo – und zum perfekten Zusammenspiel mit Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr über unsere Lösungen für hybride Meetings erfahren möchten.