Hybrid Work: Vier nützliche Features für den mobilen Arbeitsplatz

Unsere Art zu Arbeiten wird man irgendwann in die Zeit vor und jene nach der Pandemie einteilen. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird mobil, digital und zunehmend flexibel. Für viele ist das bereits Gegenwart. Die neuen Anforderungen gelten allerdings nicht nur für uns, sondern auch für die Tools, mit denen wir über das Web kommunizieren. Wir haben vier besonders praktische Features für Sie vor den Vorhang geholt.

Inhalt

Der Beginn war etwas holprig
Das hybride Büro ist überall
Alte Normalität vs. neue Arbeitswelt
Das Fundament für hybrides Arbeiten
Die fünf Schlüsselfragen
Technische Anpassungen sind notwendig
Vier Features für eine optimale Online-Kommunikation
Fazit

Erinnern Sie sich noch an Ihr erstes Online-Meeting zu Beginn der Corona-Pandemie? Seien Sie ehrlich: Hat damals alles einwandfrei funktioniert?

Schon im Zuge des ersten Lockdowns haben Online-Besprechungen und Video-Chats einen ganz neuen Stellenwert gewonnen. Die digitale Face-to-Face Kommunikation per Webcam war für viele Unternehmen ein echter Rettungsanker, als an persönliche Kontakte nicht zu denken war. Inzwischen ist die Online-Kommunikation in vielen Bereichen zum Standard geworden und die anfänglichen Kinderkrankheiten zählen zur Vergangenheit. Moderne Kommunikations-Tools sind unverzichtbar geworden und unsere Anforderungen an die verschiedenen Anbieter sind gewachsen. Nach zwei Jahren Pandemie wissen wir, wie ein Online-Meeting abzulaufen hat und was wir dazu brauchen.

Der Beginn war etwas holprig

„Können Sie mich hören?“
„Nein, aber ich sehe Sie.“

Dialoge wie dieser sind zum Scheitern verurteilt und waren neben schlechter Bild- und Ton-Qualität aufgrund einer mangelhaften Internetverbindung und überforderten Endgeräten oft der Grund für missglückte Online-Meetings. Wer erinnert sich nicht an die falsche Verwendung der Stumm/Laut Funktion. Lippenleser waren eindeutig im Vorteil. Lustig war das damals aber alles nur bedingt. Viele Mitarbeiter*innen waren mit der neuen Situation schlichtweg überfordert. Das hat sich in den meisten Fällen geändert. Erstens ist die Akzeptanz für digitale Lösungen größer geworden, zweitens ist mit der Erfahrung auch das Wissen gewachsen und drittens sind die technischen Voraussetzungen inzwischen wesentlich besser. Unzählige neue Features erleichtern uns die Kommunikation in der Fernarbeit und verbessern die Möglichkeiten des kollaborativen Arbeitens.

Das hybride Büro ist überall

Junge Selbstständige leben schon seit einigen Jahren vor, welche Freiheiten man mit Remote Work* genießen kann, wenn man sich darauf einlässt. Etliche Influencer und digital Natives bauen sich ihr Business auf und bereisen gleichzeitig die Welt. Was man dazu braucht: Mut, einen brauchbaren Laptop und eine gute Internet-Verbindung. Das sind die Early Adopters der Telearbeit.

Der allgemeine Trend zur Dezentralisierung der Arbeit entstand zwar aufgrund einschneidender Pandemie-Maßnahmen und nicht wegen eines nicht ausgelebten Freiheitsdrangs, aber die Auswirkungen sind dieselben. Das hybride Arbeiten hat uns nicht nur durch die Krise gebracht. Es hat uns auch gezeigt, wie unnötig viele Geschäftsreisen im Grunde sind. Es ist nicht mehr notwendig, hundert oder gar tausend Kilometer zu einem Meeting zu fahren oder fliegen, wenn man stattdessen ein Online-Meeting mit hervorragender Bild- und Tonqualität abhalten kann.

*Remote Work: Im Gegensatz zu fest eingerichteten Arbeitsbereichen bei den Angestellten zu Hause (Home-Office), arbeitet ein Remote Worker von jedem beliebigen Ort der Welt aus.

Alte Normalität vs. neue Arbeitswelt

Für viele Arbeitnehmer*innen bedeutet die Rückkehr ins Büro nach der Pandemie einen Schritt zurück in die alte Normalität zu machen. Es könnte ja wieder so werden, wie es einmal war. Der Arbeitsplatz an den wir uns erinnern, wird in vielen Fällen aber das bleiben, was er ist: Eine Erinnerung. Andere Teile der Belegschaft sträuben sich bei dem Gedanken, ihre Pyjamahosen, die Ruhe im Home-Office und den frisch gebrauten Kaffee aus der eigenen Küche aufzugeben. Momentan sieht es so aus, als müssten sich beide Seiten auf einen Kompromiss einigen. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeiter*innen eines Unternehmens sowohl im Büro, als auch aus dem Home-Office arbeiten müssen. Die Regelungen, wie genau mit diesem Arbeitsmodell umgegangen wird, sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Oft gibt es noch gar keine Regelungen!

Das Fundament für hybrides Arbeiten

Unternehmen, die ihren Büro-Angestellten noch immer keine flexiblen Arbeitsregelungen anbieten, gehen ein großes Risiko ein. Spätestens die Corona-Krise hat gezeigt, wohin die Reise führt. Hybride Arbeitsformen werden mehr und mehr zur Normalität. Sie beruhen auf gegenseitigem Vertrauen und müssen gut durchdacht und ansprechend sein. Wird die Fernarbeit jedoch nur als neue Richtlinie oder als von der Norm abweichende Vergünstigung verkauft, wird die ursprünglich gute Idee zu einem veritablen Flop. Es empfiehlt sich, den Mitarbeiter*innen einen Schritt entgegen zu gehen und ihnen flexibles, hybrides Arbeiten zu ermöglichen. Das wird für beide Seiten schnell zu einer nachhaltigen Win-Win-Situation.

Die fünf Schlüsselfragen

In den USA können inzwischen rund 60 Millionen Arbeitnehmer*innen ihre aktuelle Arbeit zumindest teilweise von zu Hause aus erledigen. Das ist rund die Hälfte aller Vollzeitbeschäftigten in den Vereinigten Staaten. Das bekannte Meinungsforschungsinstitut Gallup hat seit dem Ausbruch der Pandemie mehr als 140.000 US-Arbeitnehmer*innen befragt. Im Fokus dieser Umfrage standen die Erfahrungen, Bedürfnisse und Zukunftspläne dieser Menschen. Von den Antworten sollten aber auch vor allen Unternehmen profitieren, die interessiert in die Zukunft blicken. Die gemachten Erkenntnisse zeichnen ein anschauliches Bild davon, wie ein hochflexibler Arbeitsplatz künftig auszusehen hat. Auf der Grundlage dieser Umfrage wurden fünf Schlüsselfragen identifiziert, die Unternehmen bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten helfen sollen:

1. Wo arbeiten die Mitarbeiter*innen heute, und wo werden sie in Zukunft arbeiten?
2. Was passiert, wenn Unternehmen die Remote-Flexibilität nicht unterstützen?
3. Warum bevorzugen viele Mitarbeiter*innen, die auf Fernarbeit vorbereitet sind, hybride Arbeitsformen?
4. Wie wird die Arbeitswoche der Zukunft aussehen?
5. Wie können wir hybride Arbeitsformen produktiver und engagierter gestalten? 

Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter*innen, die vollständig vor Ort arbeiten müssen, es aber vorziehen würden, in einer hybriden Form oder aus dem Home Office zu arbeiten, mit folgenden Problemen zu kämpfen haben: 

• deutlich geringeres Engagement
• deutlich geringeres Wohlbefinden
• deutlich höhere Kündigungsabsicht
• höhere Gefahr an Burnout zu erkranken

Um jedoch gute Mitarbeiter*innen zu gewinnen und halten zu können, müssen sich Unternehmen heutzutage unbedingt mit der Frage der Telearbeit auseinandersetzen. Die Studie Future of Work zeigt, dass hybride Arbeit - eine Mischung aus Vor-Ort- und Fernarbeit - bis 2024 in allen Branchen zum Standardarbeitsmodell werden wird.

Technische Anpassungen sind notwendig

Der Umstieg auf hybrides Arbeiten bedeutet auch eine Anpassung der Infrastruktur und Änderungen der IT-Systeme. Immerhin bevorzugen gegenwärtig neun von zehn Arbeitnehmer*innen, die bereits jetzt dezentral arbeiten können, ein gewisses Maß an Flexibilität. Sechzig Prozent präferieren die bereits erwähnten hybriden Arbeitsformen. Offensichtlich hat ein Großteil der Tele-Worker eine Affinität zur Flexibilität bei der Fernarbeit entwickelt, die zu einer gänzlich neuen Erwartungshaltung führt. Um diese Erwartungen zu erfüllen, müssen die Arbeitsvoraussetzungen dafür gegeben sein. Neben neuen Cloud-basierten IT-Plattformen und entsprechend stabilen Endgeräten, müssen die Mitarbeiter*innen auch wissen, welche Möglichkeiten die neuen Kommunikationsmittel bieten.

Vier Features für eine optimale Online-Kommunikation

Wir haben mehrere Funktionen von Geräten getestet, die die Online-Kommunikation verbessern sollen. Vier davon möchten wir Ihnen hier vorstellen. Unsere Lieblings-Features sind:

1. Webcam Auto Frame

Sie stehen gern im Mittelpunkt? Dann ist Auto-Framing das Richtige für Sie. Mit diesem Tool bleibt das Hauptmotiv eines Videos im Fokus, es wird also in der Mitte der Aufnahme gehalten und die Kamera schwenkt automatisch mit.

Neben der Verfolgung eines Hauptmotivs kann der automatische Rahmen auch verwendet werden, um große Gruppen richtig zu fokussieren und zu zentrieren. Manche Webcams sind sogar in der Lage, neu zu fokussieren und den Bildausschnitt zu vergrößern, wenn neue Personen ins Bild kommen. Besonders auf Smart-Displays ist diese Funktion sehr beliebt, denn sie bietet User*innen auch von unterwegs die Möglichkeit, Meetings möglichst angenehm zu verfolgen. Es empfiehlt sich weiters die Kombination mit einer dynamischen Sprachsteuerung, denn dann funktioniert das Mikrofon auch optimal, wenn die sprechende Person sich vom Bildschirm wegbewegt. Bei einigen Geräten kann auch der Bildausschnitt angepasst werden, so kann zum Beispiel eingestellt werden, dass immer nur der Oberkörper im Fokus bleibt.

Die Fähigkeit automatisch zu schwenken variiert von Produkt zu Produkt. Einige Webcams können bis zu 180 Grad schwenken, während andere kaum in der Lage sind, das ausgewählte Objekt bei Bewegung im Fokus zu halten. Erkundigen Sie sich unbedingt vor dem Kauf, welche Möglichkeiten das jeweilige Gerät bietet.

2. Automatisches Ein- und Ausloggen

Die Arbeit in einem Coworking Space oder im öffentlichen Raum ist praktisch, man muss aber immer den Datenschutz im Hinterkopf haben. Besonders bei der Fernarbeit müssen Bildschirme vor den Augen Dritter geschützt werden. Genau dafür empfiehlt sich das automatische Ein- und Ausloggen. Dabei erkennt das Gerät die An- oder Abwesenheit von Mitarbeiter*innen durch Näherungssensoren. Sobald diese sich vom Bildschirm wegbewegen, sperrt er sich automatisch. Kommen sie wieder näher, wird das Gerät erneut aktiviert.

Je nach Gerät kann die Funktion durch weitere Einstellungen angepasst werden. So können Sie beispielsweise festlegen, wie schnell sich der Bildschirm ab- und wieder aufdreht. Die zuständigen IT-Administrator*innen können das System so einstellen, dass Mitarbeiter*innen dieses Feature nicht selber deaktivieren können. Damit dieses Feature problemlos funktioniert, ist es wichtig, die Sensoren keiner direkten Sonneneinstrahlung auszusetzen. Außerdem darf der Sensorwinkel zu dem jeweiligen User nicht zu groß oder zu klein sein.

3. Automatische Farbanpassung

Licht, Helligkeit und andere äußere Einflüsse stellen Farben oft anders dar, als sie sind. Einige Geräte bieten automatische Anpassungen an und garantieren, dass die Bildinhalte möglichst farbecht abgebildet werden. Dabei misst ein Sensor das Umgebungslicht im Raum und führt Farbanpassungen durch. So erfolgt eine dynamische Anpassung von Farbe, Kontrast, Helligkeit und Brillanz, damit das Maximum aus jedem Display herausgeholt werden kann.

Manche Webcams sind zusätzlich mit einem integrierten Blaulichtfilter ausgestattet, der das blaue Licht des Bildschirms reduziert und die Augen weniger anstrengt. Wichtig ist dabei, dass das Blaulicht auch wirklich herausgefiltert wird. Wird lediglich der Farbton angepasst, kommt der augenschonende Effekt nicht zustande.

4. Kontextsensitive Systeme

Derartige Systeme schaffen es auch zu erkennen, wenn ein Notebook auf dem Schoß einer Mitarbeiterin steht, um automatisch die Geräte-Temperatur zu senken und die Leistung an die neue Umgebung anzupassen. Kontextinformationen werden in kontextsensitiven Systemen also als Auslöser bestimmter Funktionen genutzt, die für die Nutzer*innen positive Auswirkungen haben.

Fazit

Unsere Arbeitsplätze sind im Wandel. Neue Arbeitsmodelle sind schon länger im Gespräch, der Umstieg zu hybrider Arbeit wurde aber erst durch die Coronakrise enorm beschleunigt. Die Pandemie wirkte sich auf die Änderungen unserer Arbeitswelt wie ein Druckkochtopf aus: Plötzlich musste alles schneller fertig werden. 72 Prozent der Unternehmen haben dennoch keine detaillierte Strategie für diesen Umstieg. Satte 76 Prozent verfügen nicht über die richtigen Leistungsindikatoren (KPI) zur Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle. Keine Möglichkeiten zum Arbeiten im Home Office oder zu allgemeiner Fernarbeit anzubieten, stellt ein erhebliches Risiko für Arbeitgeber dar. Soviel steht fest.

Die modernen Mitarbeiter*innen sind Großteils bereits sehr flexibel. Umfragen zeigen es: Viele Menschen haben sich nicht nur an die neuen Arbeitsmodelle gewöhnt, sie möchten diese auch nicht mehr missen. Die Gründe für diese Entwicklung sind der wachsende Wunsch der Menschen nach mehr persönlicher Freiheit, nach mehr Wohlbefinden und der Zeitgewinn durch den Wegfall des Arbeitsweges. Immerhin 38 Prozent der vollständig dezentral arbeitenden Mitarbeiter*innen würden eine gemischte Arbeitsform bevorzugen. Regelmäßige Besuche des „traditionellen Büros“ forcieren den Teamgeist und sorgen für ein Gefühl der Verbundenheit.

Die meisten Arbeitskräfte haben sich also bereits an die neue Situation angepasst. Auch die technische Infrastruktur muss mitziehen. Unsere Arbeitsgeräte müssen an die neuen Arbeitsanforderungen angepasst werden. Viele IT-Teams haben jedoch Schwierigkeiten, die optimalen Technologien dafür zur Verfügung zu stellen – zu schnell fanden die Veränderungen statt. Immer mehr Unternehmen haben sich aber diesbezüglich schon der Forschung verschrieben. Der Markt an innovativen Technologien für die digitale Kommunikation, Remote Work und Telearbeitsplätze erweitert sich laufend. Die verbesserte Qualität der Online-Meeting-Tools ist ein gutes Beispiel dafür. Der Hersteller HP bietet in diesem Bereich bereits einige Funktionen. Features wie integrierte Blaulichtfilter, sich anpassende Farben und Bildausschnitte, automatisches Ein- und Ausloggen sowie kontextsensitive Systeme, bieten viele HP-Geräte bereits an und ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, von überall aus produktiv zu arbeiten und auch über große Entfernungen in einer neuen und noch nie dagewesenen Qualität miteinander zu kommunizieren.