Interne oder externe IT? Alle Kostenpunkte im Vergleich

Fragen Sie sich, ob Ihr Unternehmen besser auf eine interne oder externe IT setzen soll? Anhand eines realen Praxisbeispiels möchten wir Sie bei der Entscheidung unterstützen. Daher soll es in unserem heutigen Beitrag um die Kosten gehen, die in drei verschiedenen Szenarien entstehen. Wir zeigen Schritt für Schritt, welche Parameter wir berücksichtigen, um die passende Betreuungsvariante für unseren Kunden zu finden. Wir kalkulieren für einen internen Mitarbeiter-Stab, eine hybride Variante aus internen und externen IT-Tätigkeiten sowie für ein komplettes IT-Outsourcing.

Und so viel verrate ich gleich – das komplette IT-Outsourcing gewinnt bei unserem Logistikunternehmen – nicht.

Inhalt

Herausforderungen im Überblick
Inhouse IT
Inhouse & externe Dienstleistungen
IT-Outsourcing
Fazit

IT-Abhängigkeit wächst

Das Logistikunternehmen in unserem Praxisbeispiel ist bereits extrem abhängig von IT, was sich besonders in den frühen Morgenstunden zeigt. Denn ab 4 Uhr müssen Pakete per Scan elektronisch erfasst und systematisch in die bereitstehenden LKWs verfrachtet werden. Da die digitale Paketnachverfolgung heutzutage gang und gäbe ist, können sich die Teams hier keine Verzögerung durch einen möglichen IT-Ausfall leisten. Videokameras in den Laderampen sorgen dafür, dass sich genau nachvollziehen lässt, ob ein Paket beim Transport beschädigt wurde. Die Dokumentenverarbeitung wird zunehmend in die Cloud verlagert und immer weniger Tätigkeitsbereiche finden noch analog statt. 

Option 1:
Kostenpunkte bei eigenem Mitarbeiter-Stab

Das bedeutet, dass für einen Logistikbetrieb mit 50 IT-Arbeitsplätzen wie diesem, mindestens 2-3 IT-Mitarbeiter erforderlich sind. Dabei fallen folgende Kostenpunkte an:

• Gehälter inkl. Lohnnebenkosten:
  Die IT-Spezialist*innen sollten sinnvollerweise auf die Bereiche Software, Infrastruktur und Security & Netzwerk spezialisiert sein. Wir rechnen mit einem Durchschnittsgehalt von 2.200 bis 3.000 Euro brutto.
  
  
• Zusätzliche Kosten:
  Hinzu kommen vielleicht freiwillige Benefits wie Jobtickets, Essenszuschüsse oder Gesundheitsförderungen.
  
  
• Ausstattung:
  Zur Ausstattung zählen einerseits gängige Arbeitsmittel wie Business Laptop, Diensthandy, Büroausstattung und IT für den digitalen Arbeitsplatz. Andererseits stellt die Weiterbildung des internen IT-Mitarbeiter-Stabs einen großen Kostenpunkt dar, z.B. für Zertifizierungen, Fortbildungen und interne Mitarbeiter-Schulungen. Außerdem Informationsveranstaltungen und Workshops, um up-to-date zu sein und interne Unternehmensprozesse vorantreiben zu können.
  
  
• Anteilige Overheadkosten:
  Jede*r eingestellte Mitarbeiter*in führt zu Overheadkosten, beispielsweise in der Personalabteilung, wo man sich um seine/ihre Lohnverrechnung, Urlaubsplanung und persönliche Anliegen kümmert. 
  
  
• Fehlzeiten durch Krankenstand, Urlaub oder Elternzeit:
  Was gerne vergessen wird: Ist der eine IT-Angestellte im Urlaub oder auf einer Weiterbildung, so müssen die anderen dessen Aufgaben übernehmen, was schnell Überstunden verursacht. Zudem ist der Kostenpunkt von Mitarbeiter*innen im Krankenstand oder in der Elternzeit zu bedenken.
  
  
• Externe Kosten:
  Diese sind größtenteils auf Anschaffungskosten für Hard- und Software beschränkt.

Ein eigener Mitarbeiter-Stab hat den Vorteil, dass die hauptsächlichen Kosten anhand der berechenbaren Lohnkosten recht gut eingeschätzt werden können. Die internen IT-Techniker*innen kennen das Unternehmen sehr gut und sind sofort zur Stelle. Außerdem dringen verhältnismäßig wenige Firmeninterna nach außen. Der große Nachteil besteht darin, dass 2-3 Mitarbeiter*innen kaum die Zeit und Ressourcen haben, sich und die Kolleg*innen ausreichend fortzubilden und alle Systeme immer auf dem neuesten Stand zu halten. Ein Kostenpunkt, der gerne unterschätzt wird, ist die Weiterbildung und Zertifizierung speziell der IT-Abteilung. Unser Logistikunternehmen würde mit 2-3 IT-Fachkräften sogar relativ schnell an seine Grenzen stoßen, da Zeit, Ressourcen und Spezialwissen fehlen.

Dabei ist Weiterbildung speziell im Bereich Security enorm wichtig, um kostspieligen IT-Ausfällen vorzubeugen.

Option 2:
Kostenpunkte bei Kooperation Inhouse mit externem IT-Dienstleister

Das zweite Szenario, das wir für dieses Logistik-Unternehmen kalkulieren, sieht vor, dass ein*e Mitarbeiter*in sich vor Ort um alle IT-Belange kümmert und als Ansprechpartner*in für einen externen Dienstleister fungiert. Er oder sie muss nicht unbedingt ausgebildete*r IT-ler*in sein, sollte aber eine gewisse IT-Affinität mitbringen, um zwischen den unternehmensinternen Entscheidern und dem externen Dienstleister kommunizieren zu können. Für das Unternehmen bedeutet das in diesem Fall folgendes:

Interne Kostenpunkte für 1 Mitarbeiter*in

Intern entstehen Gesamtkosten für 1 Gehalt und extern Servicekosten für externe Dienstleistungen:

• Gehalt inkl. Lohnnebenkosten:
  1 Gehalt von durchschnittlich  2.200  bis  3.000  Euro brutto.
  
  
• Zusätzliche Kosten, anteilige Overheadkosten und Fehlzeiten:
  berechnen wir anteilig für 1 Dienstnehmer*in.
  
  
• Ausstattung:
  Zusätzlich zur gängigen Ausstattung rechnen wir Weiterbildungskosten mit ein, die der Prozessoptimierung, dem Innovationsmanagement oder der Aktualisierung von Standardtätigkeiten dienen. 

Externe Kostenpunkte für IT-Dienstleister

• Trainings & Schulungen:
  Bei einem großen IT-Provider sind viele Fachspezialisten für einzelne Bereiche zuständig, die sich in ihrem jeweiligen Schwerpunktgebiet fortbilden und zertifizieren. Statt sich um alles selbst zu kümmern, kann unser Logistikunternehmen einfach auf das benötigte Spezialwissen zugreifen.
  
  
• User Help Desk:
  Für monatlich ungefähr 40€ pro Device übernimmt der IT-Dienstleister die Betreuung und Instandhaltung von Druckeranbindung, Gerätekonfiguration etc. Die genauen Kosten hängen allerdings vom Device sowie der Menge ab und müssen individuell berechnet werden. 
  
  
• Security:
  Auch die Betreuung der Infrastruktur vom Server bis zur virtuellen Ebene inklusive Patches, Updates, Firewall etc. übernimmt der externe Partner. Dieser Kostenpunkt ist monatlich ungefähr mit 1.200 bis 1.500 Euro für seine Server sowie 500 bis 600 Euro für Security zu berechnen.

Überschlägt man die Kostenpunkte der Option 1 und Option 2, so zeichnet sich ab, dass sie gar nicht so weit auseinander zu liegen scheinen. Der Vorteil bei einem eigenen Mitarbeiter, der auf bestimmte externe IT-Services zugreifen kann, liegt in der Zusammenführung von internem Wissen und umfassendem Branchenwissen. Diese Kombination frisst wenig Zeit und Ressourcen und für jede Situation steht der richtige Ansprechpartner bzw. Fachspezialist zur Verfügung. Dank Managed Services lassen sich die monatlichen Kosten ebenfalls gut berechnen, während die enthaltenen Service-Pakete individuell und passgenau zusammengestellt werden. 

Der größte Nachteil besteht darin, dass Firmeninterna nach außen kommuniziert werden und eine gewisse Abhängigkeit vom IT-Provider entsteht. Unser Logistikunternehmen würde unserer Meinung nach von dieser Variante am meisten profitieren. 

Option 3: 
Kostenpunkte beim IT-Outsourcing 

Zusätzlich zu den bei Option 2 aufgeführten Kostenpunkten müssen wir den steigenden Preisaufwand für die einzelnen Partner bedenken.   

• Alle externen Kosten: 
  Im Outsourcing werden Hardware und Software in den meisten Fällen vom Outsourcer gekauft und an den Kunden vermietet, wodurch Flexibilität und Individualität, z.B. bei der Auswahl an PCs und Notebooks, verloren gehen. Entsprechend schnell steigen die Kosten, verlangsamen sich Prozesse und gute Lösungen bleiben oft auf der Strecke. 
   
• Aufwand für interne Ansprechpartner*innen: 
  Ganz ohne Kontakt zum Kunden geht es natürlich nicht. Ohne konkrete*n Ansprechpartner*in, der für IT-Themen verantwortlich ist, müssen sich mehrere Mitarbeiter*innen um die einzelnen Themen kümmern. Das kann einen hohen Ressourcenaufwand und Kosten verursachen. 

Fazit:
Interne oder externe IT? Die Antwort liegt im Unternehmen selbst

Der Vergleich aller relevanten Kostenpunkte für unseren Logistik Dienstleister zeigt, dass der eigene Mitarbeiter*innen-Stab sowie eine Kombination aus internem/interner Ansprechpartner*in und externem Dienstleister ähnliche Kosten verursachen. Das vollständige Outsourcing der IT ist mit den höchsten Kosten verbunden und eher für große Unternehmen zu empfehlen. Die hybride Variante schätzen wir als optimales Szenario für mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern ein, während die erste Option sich vor allem für sehr kleine Unternehmen oder solche mit keiner allzu großen IT-Abhängigkeit anbietet.

Das Unternehmen hat sich übrigens nach Abwägung aller Faktoren für die hybride Variante entschieden.