iPad digitalisiert Behörden und Unternehmen

Online-Zugriff auf alle Daten, jederzeit und überall – so lautet die Verheißung des mobilen Internets. Mit handlichen Geräten und schlanken Anwendungen hat Apple diesen Traum wahr gemacht.  Was zunächst vor allem Consumer begeisterte, ist auch in Unternehmen auf breiter Front im Einsatz. Und dank der hohen Sicherheitsstandards setzen inzwischen sogar Sicherheitsbehörden zunehmend auf iPhone und iPad.

Erinnern Sie sich noch an das Jahr 2010: Mobiles Arbeiten bedeutete damals, ein Notebook von 2,5 bis 3,5 kg mit sich herumzuschleppen, das nach 3 bis 4 Stunden dringend nach einer Stromquelle verlangte. Faktisch hatte man damals einen portablen PC – mit integierter Tastatur und häufig noch einer angesteckten Maus –, den man eigentlich nur von einem Schreibtisch zum nächsten bewegen konnte.

In diesem Jahr stellte Steve Jobs aber auch das erste iPad vor, das lediglich 730 Gramm wog, Mobilfunk per HSDPA-Standard unterstützte und 10 Stunden Laufzeit bot. Es brauchte weder Tastatur noch Maus, schon gar keinen Schreibtisch, und man konnte damit auch im Stehen arbeiten, im Sitzen oder zur Not sogar im Liegen. Es gehörte zum Konzept dieser neuen – vom (erfolglosen) „Tablet-PC“ völlig verschiedenen – Gerätekategorie, auf die herkömmlichen Desktop-Anwendungen und deren traditionellen Bedienkonzepte zu verzichten. Damit setzte Apple drei Jahre nach Einführung des iPhone einen weiteren Akzent in Sachen Mobilität und legte den Grundstein für die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und Tätigkeiten, die weit jenseits von Schreibtisch-Jobs und PC-Arbeiten lagen.

Mit seiner intuitiven, einfachen Bedienoberfläche, leistungsfähiger Hardware und der breiten Unterstützung der Entwickler-Community ist das iPad inzwischen für viele Anwender zu einem unverzichtbaren Tool in einer digitalisierten, vernetzten Arbeitswelt geworden. Sie haben jederzeit Zugriff auf Unternehmensdaten und Informationen aus dem Web, können mit Kollegen und Kunden kommunizieren, haben Maschinen und Anlagen unter Kontrolle und erfassen Daten vor Ort. Für jede Aufgabe gibt es die passende Software: Bereits 850.000 Apps stehen für das iPad zur Verfügung, darunter 235.000 reine Business-Anwendungen. Für Unternehmen und Behörden ist es zudem sehr einfach, eigene Apps zu entwickeln. So können die Mitarbeiter von überall aus produktiv sein, effektiv zusammenarbeiten und kreativ Probleme lösen.

Per App zum Produktions-Experten

Wie iPhones und iPads die Ausrüstung in der Fertigung ergänzen können, zeigt SKF. Das weltweit tätige Maschinenbauunternehmen digitalisiert seine Produktionsprozesse Schritt für Schritt. Dazu gehören inzwischen auch mehr als 50 selbst entwickelte iOS-Apps. Sie haben sich zum selbstverständlichen „Handwerkszeug“ der Mitarbeiter gemausert, mit deren Hilfe sich die tägliche Arbeit deutlich verändert hat.

Eine dieser Anwendungen ist das Shaft Alignment. Diese sensorgesteuerte iPad-App wird sowohl von den eigenen Service-Teams als auch von Mitarbeitern der Kunden eingesetzt. Per Bluetooth verbindet sich die Anwendung mit Sensoren, beispielsweise in einem motorbetriebenen Lüfter, um sicherzustellen, dass die Antriebswelle korrekt ausgerichtet ist. Sollte dies nicht der Fall sein, erstellt die App schrittweise Anleitungen mit 3D-Abbildungen, die beschreiben, wie der Motor manuell korrekt ausgerichtet werden kann. Anschließend überprüft die App diesen Vorgang und erstellt einen Bericht. Auf diese Weise können auch Mitarbeiter mit weniger Erfahrung hochwertige Service-Aufgaben übernehmen. Aufgrund der Anleitung der User durch die App hat sich darüber hinaus die Schulung der Techniker vereinfacht und beschleunigt. Die Erfahrung zeigt, dass die Mitarbeiter mit mehr Selbstvertrauen zu Werke gehen können und Service-Aufgaben zuverlässiger ausführen. Zudem ist die Arbeit effektiver geworden. Sowohl der fest installierte Desktop-PC in der Fertigung als auch jede Menge Papierdokumente wurden dank der iPads abgelöst.

Produktivität und Freude an der Arbeit steigt

Andere Anwendungen sind beispielsweise „Shelf“, das digitale Bücherregal. Diese verschafft dem Außendienst direkten Zugriff auf über 5.000 aktuelle technische Dokumente, Videos und Handbücher. Die Daten sind durchsuchbar, einfach zu ordnen und offline verfügbar. So können etwa Kundenfragen schnell und zuverlässig beantwortet werden – auch 150 Meter unter der Erde, wie Sales Engineer Kurt Kohler berichtet, der beim vor-Ort-Termin in einem Bergwerk ohne Mobilfunk auskommen musste. Oder die MOST-App, welche die Fertigungslinie visualisiert. Bei Bedarf können damit Fotos übermittelt und die Experten in der Zentrale per Chat kontaktiert werden. Sie zeigt zudem Maschinendaten an und liefert Informationen zu Wartungsaufgaben.

Laut SKF-CEO Tom Johnstone ist mit der Einführung der iPads die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter gestiegen – sie erledigten nun ihre Arbeit häufiger mit einem Lächeln. Und nicht nur das: „Einige Kollegen schätzen, dass ihre Produktivität um mehr als 10 Prozent angestiegen ist. Das hat den gleichen Effekt, wie wenn wir 800 zusätzliche Mitarbeiter für Vertrieb und Fertigung eingestellt hätten“, freut sich der Unternehmens-Chef.

iOS im Behördeneinsatz

Bis Ende November 2018 wurden in Österreich knapp 29.000 iOS-Geräte an die Polizei ausgeliefert, darunter 25.500 iPhone 7 und 3.300 iPads. Bis Frühjahr sollen weitere 5.500 iPhone 7 folgen – dann ist das Projekt abgeschlossen und es werden alle BMI-Mitarbeiter mit Apple-Geräten ausgestattet sein. 15 bis 20 Millionen Euro investiert die Republik Österreich in die verbesserte Ausrüstung ihrer Sicherheitsorgane. Darin eingeschlossen sind Hardware, Wartung, Support, Serverkosten für das Device Management sowie die Entwicklung von Software. Die eigene App, die speziell für den Polizeidienst entwickelt wurde, soll den Beamten jederzeit und ortsungebunden Zugriff auf die wichtigsten Datenbanken sichern. Über einen dienstlichen Messenger können Dateien und Fotos versandt und ausgetauscht werden.

Bei der Vorstellung des Projektes im Sommer 2017 begründete der damalige Innenminister Mag. Wolfgang Sobotka die Investition mit der verbesserten Effektivität der Beamten. Die Hauptarbeit der Polizei finde auf der Straße statt. Bislang seien Anfragen über Funk oder Telefon an die Leitstelle gestellt worden – oder die Funkstreifen hätten in die Dienststellen zurückkehren müssen, um dort den PC am Schreibtisch zu nutzen.

Das ist nun nicht mehr nötig. Auf den iPad-Geräten ist die App „MPK-Abfragen“ installiert, die an die interne Abfrage-Plattform (IAP) angebunden ist, die Abfragen wie beispielsweise die Personenfahndung oder Kfz-Fahndung ermöglicht. So sind die Informationen schneller am Einsatzort, die Einsätze sind schneller beendet und die Präsenz der Sicherheitsorgane auf der Straße wird verbessert.

Ein weiteres Kernstück der Polizei-Ausstattung ist der Polizei-Messenger zum Versenden von Dateien und Fotos per iPad sowie zur Kommunikation innerhalb einer Chatgruppe. Zwar sollen auch weiterhin Funkgeräte als Hauptkommunikationsmittel verwendet werden, doch die mobilen Geräte und Anwendungen werden auch den Informationsfluss zwischen den Einsatzkräften und der Einsatzleitung verbessern.

Sicheres System in schwierigen Situationen

Ähnlich agieren auch die bayerischen Nachbarn. Hier werden die Beamten auch deshalb mit iPads und iPhones ausgestattet, weil sich damit Mängel beim digitalen Behördenfunk ausgleichen lassen. Insbesondere in großen Gebäuden sowie unterirdischen Bauwerken wie U-Bahnhöfen ist der Empfang nicht gewährleistet. Hier wichen die Polizeibeamten in der Vergangenheit oft auf private Smartphones aus. Unter Sicherheitsaspekten eine zweifelhafte Lösung – doch in schwierigen Situationen oft alternativlos. So geschehen beispielsweise beim Amoklauf im Münchener Olympia-Einkaufszentrum im Juli 2017: Es kam zu panischen Reaktionen der Bevölkerung, die an zahlreichen Stellen in der Stadt bewaffnete Täter gesehen oder Schüsse gehört haben wollen. Als die Beamten einer Meldung im Untergeschoß des Stachus’ nachgingen, hatten sie minutenlang keinen Kontakt mehr über den digitalen Behördenfunk, während die iPhones problemlos funktionierten.

Maßgeblich für die Entscheidung zugunsten Apples waren die Sicherheitsfunktionen der Betriebssystem-Plattform iOS in Verbindung mit der Hardware. Die bayerische Polizeibehörde kam nach ausführlicher Prüfung zu dem Ergebnis, dass nur iPad und iPhone „die sicherheitsrelevanten Anforderungen“ erfüllen. Ähnlich äußerte sich das österreichische Bundesministerium des Inneren (BMI), das „Mobilität unter Beibehaltung konkreter Sicherheitsstandards“ bieten wolle.

Zugangsschutz und höhere Datensicherheit

Für die Polizeibehörden hat die Datensicherheit oberste Priorität. Berechtigungen, Benutzerprofile sowie Geräte- und App-Verwaltung für iPhones und iPads werden zentral per Mobile Device Management (MDM) gesteuert. Dieses sorgt auch für die Trennung zwischen öffentlichen und dienstlichen Anwendungen. Die dafür nötigen Funktionen sind bereits tief im Betriebssystem verankert. Alle mit bzw. für Behörden-Apps erzeugten Daten (Bilder, Notizen und ähnliches) werden auf zentralen BMI-Servern abgelegt und stehen den Bediensteten auch auf ihrem Büro-Computer zur Verfügung. Die Übertragung dienstlicher Informationen erfolgt stets über moderne Verschlüsselung.

Das gilt beispielsweise auch für die Messenger-App: sie basiert zwar auf Skype, jedoch wird die Kommunikation ebenfalls verschlüsselt über eigene Server des BMI abgewickelt, so dass hier hohe Datensicherheit gegeben ist. Mit dieser Lösung ist es für Polizisten nun weder möglich noch nötig, dienstliche Informationen – wie in der Vergangenheit geschehen – über private E-Mail-Accounts weiterzuleiten.

Fazit

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen kann enorme Verbesserungen der Produktivität bewirken. Apples iPad leistet dazu einen wesentlichen Beitrag: Es ist ebenso einfach zu administrieren wie intuitiv zu benutzen und bietet so viele Business-Apps wie sonst keine andere Plattform. Dass sogar Polizeibehörden in Österreich und Deutschland nach eingehender Prüfung den digitalen Behördenfunk mit iOS-Geräten zur mobilen Datenübertragung ergänzen, belegt den hohen Sicherheitsstandard der Apple-Produkte.

Datensicherheit und IT-Security sind auch für Unternehmen Pflicht: Nur wenn diese gewährleistet sind, kann die IT-Abteilung verantworten, dass Unternehmensdaten mobil genutzt werden. Apples iOS-Plattform bringt dafür alle Voraussetzungen mit.