Mit ACP in die Cloud: Eine automatisierte Erfolgsgeschichte

Alte, physische Hardware und IT-Infrastruktur wird in Pension geschickt. Statt überlasteter IT-Mitarbeiter*innen übernimmt die Cloud nun viele anfallende Aufgaben automatisch. Daraus ergeben sich erfreuliche Kosten- und Produktivitätsvorteile. Wie so eine Erfolgsstory in der Praxis aussehen kann, möchte ich anhand eines Use Cases aus dem Arbeitsalltag des ACP Cloud Teams beschreiben. 

Inhalt

Die Herausforderungen eines KMU
Die Cloud schafft Raum für neue Anforderungen
Phase 1: Freispielen der IT-Abteilung durch Migration in die Cloud
Phase 2: Weniger Aufwand und mehr Funktionalität für alle Mitarbeiter*innen
Fazit: Mit ACP in die digitale Cloud-Zukunft

Die Herausforderungen eines KMU

An zwei Standorten eines österreichischen Handelsunternehmens sind rund 300 Mitarbeiter*innen beschäftigt. Beim Erstkontakt zeigt sich unseren Expert*innen für Cloud Solutions und Multi-Cloud-Lösungen ein trauriges, aber nicht unübliches Bild: Eine veraltete IT-Landschaft mit einer klassischen Infrastruktur. Das Datacenter mitsamt der Hardware, wie veraltete Server, deren Wartungsverträge längst abgelaufen waren, befanden sich On-Premises. Dadurch fehlte unter anderem die benötigte hohe Verfügbarkeit. Um die IT zu modernisieren, bräuchte es ein hohes Investment in die Neuanschaffung der Hardware.

Die beiden IT-Mitarbeiter*innen des Unternehmens sind mit bestehenden Aufgaben bereits mehr als ausgelastet: First, Second und Third Level Support für 300 Kolleg*innen halten die beiden auf Trab. Essenzielle Themen wie Sicherheit, Daily Operating, Automatisierung und vieles mehr bleiben dabei auf der Strecke.

Die Cloud schafft Raum für neue Anforderungen

Nach einer eingehenden Analyse des Unternehmens, seiner Strategie und zukünftigen Ziele, wurde eine passende Lösung ins Auge gefasst. Anstatt neue Hardware zu installieren, geht das Unternehmen mit ACP einen anderen Weg – den Weg in die Cloud, der nun vieles einfacher macht. Sehen wir uns daher die notwendigen, ersten Schritte ein wenig genauer an.

Phase 1: Freispielen der IT-Abteilung durch Migration in die Cloud

Zunächst gilt es für das Unternehmen so viele Server wie möglich durch ein cloudbasiertes Plattform as a Service System (kurz PaaS) abzulösen. Darunter befinden sich z. B. ein klassisches Mail-Service mit allen Funktionalitäten einer Mailbox. Es entsteht eine hohe Verfügbarkeit. Dafür mieten wir uns in der Azure Cloud ein. Ziel ist es, nur noch zwei virtuelle Maschinen zu haben, die in der Cloud liegen. Den Rest erledigt eine Mischung aus PaaS (Plattform as a Service) und SaaS (Software as a Service). Durch diese Umstellung hat die interne IT jetzt die Möglichkeit, die in der Vergangenheit eher vernachlässigten Themen wie Security und Automation in Angriff zu nehmen, da die meisten Daily Operating-Themen durch die Implementierung von PaaS und SaaS nun von Microsoft erledigt werden.

Im nächsten Schritt bringt das ACP Team die nötigen Komponenten in die Cloud und modernisiert alle Elemente. Die 300 Mitarbeiter*innen unseres Kunden arbeiten u. a. auch remote. Sie haben sich bisher an einen alten Terminalserver verbunden und fanden dort jegliche relevante Software sowie das Buchhaltungs- und Zeiterfassungssystem - alles On-Premises. Zuerst haben wir daher den Terminalserver abgeschafft, auf Windows Virtual Desktop (WVD) umgestellt und die Mitarbeiter*innen haben Windows 10-Devices zur Verfügung gestellt bekommen. Das meiste basiert nun auf einer PaaS-Lösung. Der ehemals physische Terminal befindet sich jetzt in der Cloud. Heute befinden sich ausschließlich die Clients der Mitarbeiter*innen, wie PC oder Notebook, und die Netzwerkinfrastruktur – also die Anbindung an die Cloud – On-Premises. Alles weitere wird in der Cloud konsumiert: Wir haben hier einen Cloud Native-Kunden.

Für die 300 Mitarbeiter*innen unseres Kunden ändert sich wenig. Die Umstellung geht nahtlos von statten, ohne dass auch nur einer von ihnen etwas Neues lernen müsste. Die beiden IT-Mitarbeiter*innen, die sich zuvor nicht nur um die IT-Belange aller Co-Worker*innen, sondern auch um die Server gekümmert haben, können die nun freigespielten, zeitlichen Ressourcen, für wichtigere Aufgaben einsetzen.

Zusätzlich haben wir die Daily Operation Tasks, wie das Patch-Management, automatisiert. Lediglich die korrekte Funktion der eingespielten Patches muss einmal im Monat überprüft werden. Ein Monitoring sorgt dafür, dass frühzeitig ein Alarm losgeht, wenn es Probleme geben sollte.

Phase 2: Weniger Aufwand und mehr Funktionalität für alle Mitarbeiter*innen

In der zweiten Phase der Reise in die Cloud soll es zu einer Entlastung für alle Mitarbeiter*innen kommen: Die physischen Clients, wie PCs oder Notebooks, erhalten notwendige Patches nun automatisch – ähnlich gängiger Programmupdates. Im Normallfall merken User*innen heute von neuen Patches überhaupt nichts mehr. Bisher mussten das alle in Eigenregie selbst erledigen, was oft eine ganze Reihe von Problemen mit sich gebracht und für Verwirrung gesorgt hat.

Diese Vorgehensweise funktioniert auch, wenn neue Hardware angeschafft wird: Bekommen Mitarbeiter*innen einen neuen Rechner, dann wird alles Nötige automatisch konfiguriert und die Software installiert. Innerhalb kürzester Zeit ist der neue PC oder das neue Notebook vollwertig einsatzbereit.

Die IT-Abteilung erledigt das Monitoring und die Konfigurierung - den Rest übernimmt Microsoft. Auch der IT-Abteilung bleibt somit wieder mehr Raum, um sich anderen Themen zu widmen, wie etwa der Kundenzufriedenheit oder der Security.

Fazit: Mit ACP in die digitale Cloud-Zukunft

Das ACP Konzept ist auf Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeiter*innen ausgelegt, die via Cloud arbeiten. Dadurch reduzieren sich sowohl die Aufgaben als auch die Auslastung und die Kosten für die unternehmenseigene IT. Für neue Aufgaben bleibt genügend Kapazität übrig, ohne dass die IT-Abteilung erweitert oder Mitarbeiter*innen umgeschult werden müssen. Kostspielige Hardware, die im Normalfall alle fünf Jahre erneuert wird, ersetzt man – überall wo möglich und sinnvoll – durch günstigere Cloud-Services. Plus: Die freie Skalierbarkeit der Cloud stellt sicher, dass das Unternehmen nur bezahlt, was es wirklich benötigt. Zusätzliche Kapazitäten sind rasch geschaffen, überflüssige rasch abgestellt. Und natürlich stehen meine Kolleg*innen und ich unseren Kunden bei akuten Problemen oder Fragen jederzeit zur Seite.