Die sogenannten Millennials – auch Generation Y genannt – drängen seit 2015 verstärkt auf den Arbeitsmarkt und haben in Unternehmen Trends wie Bring your own Device (BYOD) geprägt. Millennials erwarten, im Beruf dieselben Geräte und Tools zu verwenden wie im Privatleben und nutzen oft kostenfreie Kollaborations-Tools wie Trello, WhatsApp oder Slack. Diese Schatten-IT wird jedoch nicht von der zentralen IT-Abteilung der Organisation unterstützt, die IT-Abteilung ist oft nicht einmal darüber informiert, dass die Angestellten sie nutzen.
Schatten-IT kann wiederum zu Sicherheitsrisiken führen, wenn die nicht unterstützte Hard- und Software nicht den unternehmensweiten Sicherheitsrichtlinien unterliegt wie die offiziell unterstützten Technologien. Darüber hinaus können Lösungen, die ohne das Wissen der IT-Abteilung betrieben werden auch negative Effekte auf die Benutzererfahrung anderer Angestellter haben. So kann zum Beispiel die Netzwerkbandbreite eingeschränkt werden oder Konflikte mit Netzwerk- oder Anwendungsprotokollen auftreten. Lesen Sie im folgenden Beitrag, welche Apps bei Millennials beliebt sind, welche Gefahren sie bergen und wie Sie mit Microsoft Office 365 eine umfassende und sichere Kollaborations-Lösung zur Verfügung haben.
WhatsApp ist mit rund 1,5 Milliarden Nutzern weltweit die beliebteste Messenger-App. In Österreich nutzen bereits 7 von 10 Smartphone-Besitzern die App, und die Nutzerzahlen steigen weiter an. Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten der Kommunikation, wie zum Beispiel die Versendung von Textnachrichten, Bildern, Videos und anderen Mediendaten an einzelne Nutzer oder an Gruppen. Die Nutzung der App ist vor allem datenschutzrechtlich bedenklich, da die Daten auf Servern, die in den USA stehen, zwischengespeichert werden. Da WhatsApp zur Social Media-Plattform Facebook gehört, können die Daten auch für Werbezwecke benutzt werden. Zusammengefasst ist von der Nutzung von WhatsApp im Unternehmensumfeld abzuraten.
Slack
Slack hat sich zu einem beliebten Produktivitäts-Tool in Unternehmen entwickelt. Rund 8 Millionen User in über 500.000 Unternehmen nutzen täglich Slack. Die webbasierte Plattform ermöglicht es, Nachrichten auszutauschen, mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe zu chatten sowie gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und auszutauschen. Slack hat sich über Ergänzungen in Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinie auf die DSGVO vorbereitet und bietet einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung.
Skype
Skype ist ein Internetkommunikationsdienst mit dem Telefonate vom Computer oder Smartphone aus geführt, Sofortnachrichten via Chat gesendet und mit anderen Usern Videochats oder Gruppen-Videochats durchgeführt werden können. Das Fraunhofer-Institut für eingebettete Systeme und Kommunikationstechnik (ESK) kam zu dem Schluss, dass der Online-Kommunikationsdienst erhebliche Sicherheitsrisiken aufweist und vor allem für den „Austausch geschäftskritischer Informationen“ nicht geeignet ist. Die Lösung „Skype for Business“ ist laut den Experten aber für den Einsatz im Unternehmen unbedenklich.
Trello
Trello ist eine browserbasierte Projektmanagement-Software, mit der Projekte einfach und flexibel gesteuert werden können. Dabei können in sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Team-Mitgliedern Listen erstellt werden. Diese können beliebig bearbeitet und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden.
Asana
Asana ist eine populäre Task- und Projektmangement-App für Web und Mobile mit dem Fokus auf einer offenen, reibungslosen Team-Kommunikation. Projekten und Aufgaben kann man in Asana “folgen”, sodass man über Diskussionen und sämtliche Projekt-Updates immer informiert wird. Ein Pluspunkt von Asana ist die Suchfunktion, die die gesamte Projekthistorie leicht zugänglich macht. Da Asana ein amerikanisches Unternehmen ist, sollte man sich aber auch hier gut überlegen welche Daten man dort ablegt.
Dropbox & Co
Beliebt bei Millennials zeigen sich auch Cloudspeicher-Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Amazon Drive. Bei den meisten Diensten werden jedoch Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen, Postanschrift und Kontoaktivität gespeichert und verwendet und ein Einsatz im Unternehmensumfeld sollte gut überlegt sein.
Alles in einem mit Office 365
Die genannten Tools funktionieren gut und sind bei vielen Nutzern beliebt, weil sie großteils kostenfrei und einfach zu verwenden sind. Doch sie entsprechen, wie bereits erwähnt, nicht immer den Anforderungen der Unternehmens-IT. Vor allem die Bereiche Datenschutz und Datensicherheit lassen die Sorgenfalten bei den IT-Leitern tief werden. Einige der Tools bieten mittlerweile zwar die Möglichkeit, sie in ein Microsoft-Firmennetzwerk zu integrieren, doch das ist relativ aufwendig und kann lange dauern.
Alle diese Tools haben jedoch in der Regel gemeinsam, das die IT Abteilungen keine zentrale Kontrolle über die Benutzerzugänge und vor allem über die Daten haben. So kann nicht sichergestellt werden, das Benutzer, die aus dem Unternehmen ausgetreten sind, keinen Zugang mehr zu diesen Tools haben. Auch hat die IT keine Möglichkeit, im Notfall Zugriff auf die Daten zu erlangen, wenn zB der Besitzer der Daten nicht mehr dazu in der Lage ist.
Die Anwendung muss auf Anwenderfreundlichkeit geprüft werden, der Datenschutz muss sichergestellt sein und schließlich muss die Lösung in das sichere Unternehmensnetzwerk eingebunden werden. Die grundsätzliche Frage ist aber: Kann ich die Anforderungen nicht mit einer Lösung erfüllen, die sicher ist und einfach ins Unternehmensnetzwerk integrierbar ist? Die Rede ist von Office 365 von Microsoft.
Microsoft Office 365 ist ein umfangreiches Leistungspaket, das neben den bekannten Programmen wie Word und Excel auch zahlreiche Funktionen für die Zusammenarbeit in Teams bietet. Ein großer Vorteil der Lösung ist, dass sie im Abonnement erworben wird. So erhält der Nutzer alle Software-Updates automatisch. Je nach Version kommen noch Webspace oder eine professionelle E-Mail-Lösung dazu.
Um sich ganz an die Kundenbedürfnisse anzupassen, gibt es Office 365 auch in verschiedenen Varianten. Gemeinsam mit der Webanwendung SharePoint ist Office 365 bestens dafür geeignet, um Teams zu organisieren, Termine zu planen und Daten schnell und sicher zu teilen. Mit SharePoint können die Teammitglieder zusammengeführt und Ihnen Aufgaben zugewiesen werden, die gemeinsam mit den Programmen von Office 365 bearbeitet werden können.
Planner
Der Microsoft Planner bietet genau jene Features, die man zum Beispiel von Trello oder Asana kennt:
- Es lassen sich damit einfach und schnell Projekte organisieren und er ist optimal für die Zusammenarbeit in Teams.
- Mit Planner können Aufgaben im Team aufgeteilt werden und Meilensteine wie etwa der Abgabetermin gesetzt werden.
- Weiters lassen sich Status-Updates vollziehen, Dateien teilen und Diagramme visualisieren.
- Das Tool bietet zudem die Möglichkeit mit den anderen Teilnehmern via Chat zu kommunizieren.
Planner gliedert sich nahtlos in die Office-Suite ein, somit ist es möglich auch andere Office-Dienste zu verknüpfen. Auf einem Dashboard, auf dem alle wichtigen Informationen und Aufgaben zu einem Projekt angezeigt werden, können jederzeit problemlos neue Inhalte, Analysen und auch Events und To-Do’s hinzugefügt werden.
Teams
Mit Teams hat Microsoft ein leistungsstarkes Kommunikations-Tool geschaffen, das Apps wie Slack mindestens ebenbürtig ist. Die Chat-Anwendung ist für Unternehmen optimiert, erlaubt den Austausch von Dateien und ermöglicht zudem Meetings und Gruppen-Chats. Darüber hinaus können damit auch Voice-Anrufe getätigt werden. Teams lässt sich ebenfalls in Social-Media-Plattformen integrieren und bietet zusätzlich die Funktion "Inline Reply Messaging". Anwender können damit komplexe Dialoge einfach vorstrukturieren. Teams kann zudem auch für externe E-Mail-Konten geöffnet werden, um auch Personen einladen zu können, die keine Office 365-Lizenz haben.
Auf den mobilen Devices erfüllt Teams alle Anforderungen, die heute an WhatsApp gestellt werden, mit dem Unterschied, das die versendeten Dateien im Firmen SharePoint landen.
OneDrive Business
Um Daten online verfügbar zu machen bietet Microsoft mit OneDrive Business eine für Unternehmen optimierte Cloudspeicher-Lösung. Wie bei DropBox können damit Dateien von jedem beliebigen Gerät aus aktualisiert und freigeben werden und es besteht die Möglichkeit Dokumente mit anderen Nutzern gleichzeitig zu bearbeiten. Die Unternehmen behalten hier die Kontrolle über den Speicher und die dort abgelegten Daten. Gespeicherte Daten können – anders als in der Consumer-Version OneDrive – nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses nicht mitgenommen oder in einen privaten OneDrive überführt werden.
Microsoft hat bei Office 365 das Augenmerk besonders auf den Bereich Sicherheit gelegt und dazu das Microsoft Trust Center entwickelt. Der Dienst soll Interessierte über die Sicherheit und den Datenschutz in Microsoft-Produkten informieren. Dazu stellt das Trust Center wichtige Ressourcen und Informationen bereit.
Die Vorteile von Office 365 sind zusammengefasst:
- leistungsstarke Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge
- automatische Updates
- hohe Verfügbarkeit
- hohe Sicherheitsstandards
- auf mehreren Geräten (Laptop, Smartphone, Tablet) nutzbar
Fazit: Warum in die Ferne schweifen? Mit Office 365 gibt es die optimale Kollaborations-Lösung
Vielfältige und komplexe Geschäftsanforderungen stellen Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen. Deshalb brauchen sie flexible IT-Lösungen, auf die sich die Mitarbeiter und Administratoren verlassen können. Kostenfreie Tools wie WhatsApp, Trello oder DropBox sind einfach zu installieren und zu nutzen, bergen aber Risiken für die Sicherheit des Unternehmens. Zudem können verschiedene User-Accounts, viele Passwörter und weltweit verteilte Rechenzentren die Datensicherheit nicht garantieren. Mit Office 365 bietet Microsoft eine umfassende Kollaborations-Lösung, die den Anforderungen eines modernen Unternehmens in Zeiten der Digitalisierung entspricht und von der Usability den bei Privatnutzern beliebten Apps um nichts nachsteht.
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