Digitales Signieren: So halten Sie Ihren Dokumenten Workflow in Schwung

Auch im digitalen Zeitalter müssen wichtige Dokumente noch unterschrieben werden, bevor sie Gültigkeit erlangen. Früher mussten wir die benötigten Unterlagen ausdrucken, unterschreiben und per Post oder persönlich an ihrem Bestimmungsort abliefern. Mit Beginn der E-Mail-Kommunikation wurde dieser Vorgang bereits einfacher: Die unterschriebenen Papiere wurden eingescannt und über das Internet verschickt. Immer noch recht kompliziert, aber wesentlich schneller. Rechtsverbindlich waren diese Signaturen allerdings noch lange nicht. Mit der elektronischen Unterschrift hat sich das geändert und Ihr digitaler Dokumenten-Workflow läuft so geschmeidig und sicher wie noch nie. 

Inhalt

Hybrid Work ändert alles
Guter Workflow, zufriedene Belegschaft
Neue Anforderungen im Arbeitsalltag
Ein Dateiformat geht um die Welt
Tausendsassa PDF
Machen Sie Ihren Workflow schlanker
Die digitale Signatur
Perfekte Integration
Fazit
Whitepaper: Employer Branding

Hybrid Work ändert alles

Spätestens mit Beginn der Coronapandemie haben sich neue Arbeitsweisen durchgesetzt. Ganze Belegschaften wurden von einem Tag auf den Nächsten ins Homeoffice geschickt. Dass es diese Telearbeitsplätze genau genommen gar nicht gab, war egal: Es musste sein, um überhaupt weiterarbeiten zu können. Anfang 2020 war in vielen Unternehmen das große Improvisieren angesagt. Jene Firmen, die davor schon Zeit und Ressourcen in den Umstieg auf Telearbeit investiert hatten, waren klar im Vorteil. Durch die überstürzte Dezentralisierung der Arbeitskräfte wurde vor allem den IT-Entscheider*innen klar, an was es fehlt. Die wenigsten IT-Systeme waren auf einen derartigen Umstieg ausgelegt. 

Guter Workflow, zufriedene Belegschaft

Die Early Adopter von hybriden Arbeitsweisen wussten bereits vorher, wie wichtig cloudbasierte Lösungen im Umgang mit digitalen Dokumenten in der Remote-Zusammenarbeit sind. Die immer komplexer werdenden Prozesse im Arbeitsalltag schrien nach einer Lösung, die abteilungs- und unternehmensübergreifendes Arbeiten für alle Mitarbeiter*innen ermöglicht, ganz egal wo sich diese befinden. Ein gut funktionierendes Dokumentenmanagement macht sich auch am hart umkämpften Arbeitsmarkt positiv bemerkbar. Es erleichtert die interne und externe Kommunikation, verringert den Stresslevel und sorgt für zufriedenere Angestellte und geringe Fluktuation. Auch neuen, potenziellen Mitarbeiter*innen kann ein gut geölter Workflow als Benefit präsentiert werden. Das verbessert das Employer Branding Ihres Unternehmens.

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Neue Anforderungen im Arbeitsalltag

Das digitale Denken hat in den letzten Jahren einen starken Auftrieb erfahren. Es stellt sich nur die Frage, wie wir unsere geänderte Denkweise auch im Arbeitsalltag umsetzen. Alles muss schneller gehen, darf aber nicht übereilt werden. Wir sollen mit vielen verschiedenen Geräten von überall auf unsere Firmennetzwerke, und damit auch auf viele interne Daten zugreifen können, ohne dass die Sicherheit darunter leidet. Dokumente werden erstellt, bearbeitet und hin und her gesendet, bis niemand mehr weiß, wo das Original abgelegt wurde. Nur wer in moderne digitale Strukturen investiert und die eigenen Mitarbeiter*innen auch gut darauf vorbereitet, wird für die Zukunft gerüstet sein. Zur Beruhigung sei gesagt: Es ist weder schwierig noch allzu teuer, ein derartiges System einzuführen. 

Ein Dateiformat geht um die Welt

In der digitalen Welt gibt es nur wenige Formate, die sich derart rasant und flächendeckend verbreitet haben, wie das plattformunabhängige Dateiformat Portable Document Format, kurz PDF. Dieses Dokumentenformat wurde 1992 von Adobe entwickelt und veröffentlicht und ist gekommen, um zu bleiben. Es ging aus dem „Project Camelot“ hervor, dessen Ziel es war, ein Dateiformat für elektronische Schriftstücke zu schaffen, das unabhängig aller Faktoren, wie Anwenderprogramm oder Betriebssystem, originalgetreu wiedergegeben werden kann. Kurz gesagt: Eine PDF-Datei soll immer so aussehen und ausgedruckt werden können, wie es ursprünglich festgelegt wurde. Die für andere Formate typischen Konvertierungsprobleme beim Austausch eines Dokuments entfallen dadurch. Heute gehört PDF für viele zum Standard. Inzwischen bieten alle handelsüblichen Office-Programme einen PDF-Export an und Adobe hat etliche Erweiterungen rund um sein Erfolgsprodukt entwickelt. 

Tausendsassa PDF

PDF-Dokumente gehören seit vielen Jahren zum Arbeitsalltag in nahezu allen Unternehmen. Selbst privat kommen wir an dem Dateiformat mit den Vektorgrafiken nicht vorbei. Rechnungen, Formulare, offizielle und inoffizielle Einladungen – all das landet als PDF in unseren Posteingängen. Tatsächlich wissen aber die wenigsten, was das Portable Document Format und die dazugehörigen Programme aus der Adobe-Acrobat-Gruppe alles leisten können. Neben den Grundaufgaben, wie Erstellen, Verwalten, Kommentieren und Verteilen von Dokumenten, ermöglicht die Integration des cloudbasierten Dienstes Adobe Sign, durchgängige und reibungslose digitale Unterschriftenprozesse. 

Machen Sie Ihren Workflow schlanker

Die Adobe Document Cloud und die Zusammenarbeit von Adobe Acrobat und Adobe Sign machen die Arbeitsabläufe in großen und kleinen Unternehmen schlanker, ohne die Sicherheit einzuschränken. PDF-Dokumente sind die Grundpfeiler gut funktionierender Remote-Zusammenarbeit. Mitarbeiter*innen können überall Dokumente erstellen, im Team bearbeiten, intern und extern weiterleiten und rechtsverbindlich unterschreiben lassen. Es ist somit die einzige umfassende digitale Produktivitätslösung für Kunden und Angestellte. Zeitraubende und ineffiziente manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an. Das werden auch Ihre Mitarbeiter*innen zu schätzen wissen.  

Die digitale Signatur

Mit Adobe Sign können Dokumente erstellt, unterschrieben, verfolgt und archiviert werden, ohne sie analog ausdrucken oder ablegen zu müssen. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Neben der elektronischen Unterschrift werden auch alle drei Formen der digitalen Signatur von Adobe Sign unterstützt. Mit einer elektronischen Unterschrift erklären Sie ihr Einverständnis oder ihre Genehmigung in einem digitalen Dokument. Die digitale Signatur ist eine Spezialform der elektronischen Unterschrift. 

Die einfache E-Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur werden die Unterzeichner mithilfe einer zertifikatsbasierten ID eindeutig identifiziert. Nachträgliche Manipulationen des Dokuments können ausgeschlossen werden. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur benötigen die Unterzeichner einen gültigen öffentlichen Signaturschlüssel. Dieser ist ausschließlich bei offiziellen Zertifizierungsdienstanbietern und nach Vorlage eines Ausweisdokuments erhältlich. Im Arbeitsalltag wird diese qualifizierte E-Signatur für die Unterfertigung von Dokumenten offizieller Einrichtungen, wie zum Beispiel der Sozialversicherung, notwendig.

Perfekte Integration

Acrobat Pro DC und die Adobe Document Cloud sorgen für zufriedene Gesichter beim Umgang mit wichtigen Dokumenten. PDFs können über unterschiedliche Geräte und von mehreren User*innen hinweg bearbeitet werden, statische Formulare können in ausfüllbare verwandelt werden, Daten von eingescannten Tabellen können verändert und unterschiedliche Nutzungsrechte vergeben werden. Das Feedback der Kolleg*innen kann direkt im Originaldokument abgerufen werden und unnötige Meetings und zeitraubende Telefongespräche sind nicht mehr nötig. Wer bereits eine durchdachte Ordner- und Ablagenstruktur hat, ist mit Adobe nur mehr einen Schritt vom ganzheitlichen digitalen Dokumentenmanagement entfernt. Nicht zuletzt, weil die nahtlose Integration von Adobe Sign in Microsoft 365 perfekt mit Office Programme wie Word oder dem Collaboration-Tool Teams harmoniert. Auf die Kompatibilität mit der Adobe Pro Suite muss aufgrund des Nahverhältnisses erst gar nicht eingegangen werden. 

Fazit

Die digitale Transformation hat auch unsere Geschäftsabläufe verändert. Wir arbeiten effizienter, egal ob im Büro, im Homeoffice oder im Kaffeehaus um die Ecke. In der neuen hybriden Arbeitswelt können wir uns Zeitkiller wie ein schlecht organisiertes Dokumentenmanagement nicht mehr leisten. Mit den modernen Cloud-Anwendungen von Adobe halten Sie in ihrem Unternehmen nicht nur den Workflow schlank und geschmeidig, Sie sorgen auch für ein besseres Arbeitsklima und zufriedenere Mitarbeiter*innen. Das spricht sich auch am Arbeitsmarkt herum und verbessert Ihr Employer Branding.

Mit Adobe Acrobat Pro können Dokumente und Formulare sicher erstellt, verwaltet, kommentiert und verteilt werden. Dank der Integration von Adobe Sign in alle relevanten Microsoft 365 Systeme profitieren Sie außerdem von einem ganzheitlichen elektronischen Unterschriftenprozess und kommen dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Adobe Sign unterstützt alle erforderlichen E-Signaturen und erfüllt die rechtlichen Auflagen in der EU, den USA sowie den meisten Industrieländern. So schaffen Sie einen zu 100 Prozent digitalen Dokumenten-Workflow über Standorte und Geräte hinweg und vereinfachen hybrides Arbeiten enorm, ohne die Sicherheit beinträchtigen. So können Ihre Mitarbeiter*innen von überall in Echtzeit zusammenarbeiten.