So kommen Sie zur optimalen Multi-Device Experience

2020 war wohl das erste Jahr, in dem die virtuelle Kommunikation dem persönlichen Gespräch zwangsläufig den Rang abgelaufen hat. Mitarbeiter*innen mussten sich von heute auf morgen an die “neue Normalität” gewöhnen und Teams haben in großem Umfang von zu Hause gearbeitet. Ein massiver Einschnitt, der ohne technologische Innovationen nicht möglich gewesen wäre und schon gar nicht in diesem Ausmaß und dieser Geschwindigkeit. Denn mittlerweile sind Cloud-Computing-Dienste, Monitoring- und Berichterstattungssoftware sowie diverse Kommunikationsplattformen so leistungsfähig, dass sie von jedem Ort aus in Echtzeit genutzt werden können.  

Und dieser Wandel in der Zusammenarbeit wird sich weiter fortsetzen, hybrides Arbeiten wird zur neuen Normalität. So geben mittlerweile 40 bis 60 Prozent der österreichischen Arbeitgeber*innen an, auch nach der Pandemie an mobilen Arbeitskonzepten festhalten zu wollen. Vor der Pandemie lag der entsprechende Anteil noch bei unter 20 Prozent. Eine Erhebung von 451 Research S&P Global Market Intelligence zeigt außerdem, dass fast die Hälfte der Unternehmen eine Verkleinerung ihrer physischen Büroflächen plant. 

Inhalt

Multi-Device Experience wird zum Arbeitsalltag
Mehr Effizienz für die Multi-Device Experience
Der Trend zur optimalen Multi-Device Experience
Fazit

Multi-Device Experience wird zum Arbeitsalltag

In der neuen Welt des Arbeitens werden Fernkonferenzen, Online-Meetings, Instant Messaging sowie Sprach- und Videokonferenzen zum Alltag. Mitarbeiter*innen müssen dabei mit mehreren Geräten und über verschiedene Standorte hinweg mit den Kommunikationsdiensten ihres Unternehmens verbunden sein, um die geschäftliche Effizienz und Produktivität aufrechtzuerhalten. Auch das Smartphone wird dabei zu einem zentralen Arbeitsgerät. 

Denn in der hybriden Arbeitswelt wechseln Mitarbeiter*innen je nach Aufgabe flexibel zwischen Laptop, Tablet und Smartphone. Präsentationen werden hier beispielsweise am Notebook erstellt und am Tablet beim Kunden präsentiert, über das Smartphone nimmt man später von unterwegs an einem Videocall teil und die dabei erstellten Notizen werden wiederum am Laptop benötigt und so weiter. Mitarbeiter*innen werden auch weiterhin regelmäßig die gleichen Tools nutzen, nur eben auf unterschiedlichen Geräten - eine Multi-Device Experience! 

Mehr Effizienz für die Multi-Device Experience 

Damit die Multi-Device Experience auch wirklich eine produktivitätsfördernde Rolle spielt, sind drei Faktoren ausschlaggebend: Komposition, Kontinuität und Konsistenz.  

Komposition – Welche Funktionen sind auf welchem Gerät verfügbar? 

Nicht alle Tools funktionieren auf allen Geräten gleich. Den vollen Funktionsumfang gibt es oft nur in der Desktop-Version. Unter “Komposition” versteht man, dass es auf einem Device Features gibt, die auf einem anderen Device nicht zur Verfügung stehen. Für die Mitarbeiter*innen kann das sowohl negative als auch positive Auswirkungen haben. Werden Anwendungen auf die relevanten Funktionen reduziert, so kann das eine einfachere Bedienbarkeit und eine bessere User Experience bedeuten. Die Produktivität wird hingegen eingeschränkt, wenn notwendige Funktionen fehlen.  

Um eine optimale Multi-Device Experience zu gewährleisten, ist es daher erforderlich, die Anforderungen der Anwender*innen genau zu kennen und zu wissen, welche Funktionen auf welchem Gerät benötigt werden.   

Kontinuität – Ist ein fließender Übergang zwischen den Geräten gewährleistet? 

“Kontinuität” bezeichnet die Synchronisierung zwischen den Devices, so etwa die Möglichkeit eines nahtlosen Wechsels vom Festnetz zum Mobilfunknetz und von einem Tischtelefon oder Soft Client zu einem mobilen Gerät. Auf diese Weise können Gespräche auch im Falle eines Orts- und Gerätewechsels ohne Unterbrechung fortgesetzt werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Mitarbeiter*innen im Außendienst sind leichter zu erreichen und gleichzeitig kann gegenüber Empfänger*innen eines Anrufs eine Unternehmensnummer angegeben werden, was wiederum beim Kundenkontakt für mehr Transparenz sorgt.  

Die mobilen Geräte werden also zu einer Erweiterung der Telefonanlage. Unternehmen können so, unabhängig von ihrer Größe, ein einziges Kommunikationstool für die gesamte Belegschaft nutzen. Ein weiteres Beispiel für einen fließenden Übergang sind Cloud-Speicherdienste. Sie ermöglichen etwa die Erstellung eines Dokuments auf dem Tablet und über die Cloud anschließend ein nahtloses Weiterarbeiten auf dem Smartphone.   

Ausschlaggebend dabei ist das reibungslose Funktionieren der Synchronisierung. Damit die Produktivität der Mitarbeiter*innen nicht beeinträchtigt wird, sollten IT-Abteilungen genau analysieren, wie diese zwischen ihren Devices hin und her wechseln. Im Blickpunkt sollten dabei jedenfalls potentielle Probleme stehen und diesbezügliche Lösungswege. 

Konsistenz – Ist die User-Experience auf allen Geräten einheitlich? 

Unternehmens-Anwendungen sollten auf allen Devices konsistent gestaltet sein. Das bedeutet nicht, dass sie komplett identisch sein müssen. Vielmehr sollten die Tools an das jeweilige Gerät angepasst werden. Wichtig dabei ist, dass alle Kern-Funktionalitäten vorhanden sind und gleich funktionieren. Die Inhalte sollten möglichst konsistent strukturiert und die visuelle Sprache der Anwendung, das Look-and-Feel, ebenso einheitlich gestaltet sein. So finden sich die Mitarbeiter*innen auf jedem Gerät rasch zurecht und haben weniger Lernaufwand.

Der Trend zur optimalen Multi-Device Experience

Anbieter von Hardware und Software arbeiten derzeit immer intensiver an Lösungen, die einen nahtlosen Wechsel zwischen verschiedenen Geräten ermöglichen. Eine Vorreiterrolle nimmt hier Apple ein, auf dessen MacBook oder iPad beispielsweise Anrufe auch dann entgegengenommen werden können, wenn sich das iPhone nicht in unmittelbarer Nähe befindet. Darüber hinaus erlaubt die Sidecar-Funktion eine Erweiterung des Arbeitsbereichs, indem das iPad kabellos als zweiter Bildschirm verwendet werden kann. Via AirDrop lassen sich zudem große Dateien direkt, schnell und sicher zwischen zwei Geräten hin und her senden.  

Und auch für das nahtlose Weiterarbeiten in Anwendungen gibt es bereits eine Lösung. Bei Apples Handoff-Funktion erscheint auf dem zweiten Gerät ein Symbol der zuletzt verwendeten App, die es Mitarbeiter*innen per einfachem Klick ermöglicht, gleich dort weiterzumachen, wo sie ihre Arbeit zuletzt unterbrochen haben. Ähnlichen Komfort bieten auch die neuesten AirPods, die ohne neuerliche Verbindungskopplung automatisch zwischen den einzelnen Geräten wechseln, also ganz ohne Kopfhörertausch einen fliegenden Wechsel vom Handy zum Mac erlauben. 

Mit dem aktuellsten Softwareupdate iPadOS 15.4 bzw. macOS 12.3, das Mitte März 2022 erschienen ist, gibt es ein neues Multi-Device-Feature namens Universal Control. Hier können sowohl mehrere Mac als auch iPad Geräte mit einer einzigen Tastatur und Maus gesteuert werden.

Fazit 

Der moderne Arbeitsplatz ist dank neuer Entwicklungen innovativer Hersteller permanent in Bewegung, die Multi-Device Experience wird unseren Alltag als neuer Standard für effizientes und flexibles Arbeiten auf mehreren Geräten aber sicher noch lange begleiten.  

Um auch wirkliche eine unterbrechungsfreie Produktivität gewährleisten zu können, sollten jedoch einige Faktoren beachtet werden. So müssen die wesentlichen Funktionen von Unternehmensanwendungen unbedingt auf allen Geräten verfügbar sein und die Synchronisation sollte flüssig ablaufen. Empfehlenswert ist außerdem eine einheitliche Gestaltung der Tools auf allen Geräten. So kann die Produktivität von Mitarbeiter*innen am hybriden Arbeitsplatz nicht nur gehalten, sondern in Zukunft auch weiter gesteigert werden.