So wählen Sie den passenden externen IT-Dienstleister

Was tun Sie, wenn Sie nach einer Sportverletzung einen guten Physiotherapeuten suchen? Richtig, Sie fragen in Ihrem Freundes- und Familienkreis, wer jemanden empfehlen kann. Am wichtigsten ist Ihnen dabei die Empfehlung einer befreundeten Orthopädin, da sie den Physiotherapeuten auch fachlich gut einschätzen kann und die höchsten Vergleichswerte hat. Dasselbe gilt für die Suche nach einem externen IT-Dienstleister. Das Problem? Sie können dafür nur schwer Ihre Großmutter oder Freunde aus anderen Branchen fragen, denn die haben entweder keine oder ganz andere IT-Anforderungen.

Daher werde ich heute als Ihr Freund aus der IT-Branche fungieren, der einige Ihrer Fragen schon im Voraus beantwortet. Wenn ich Ihnen am Ende des Artikels noch Antworten schuldig bin, dann freue ich mich diese in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen zu klären. Aber kommen wir zuerst zu den Dingen, die ich Ihnen direkt jetzt sagen kann:

Inhalt
Anforderungskatalog an IT-Dienstleister
Auswahl der IT-Dienstleister
Fragen an IT-Dienstleister
Fazit

Anforderungskatalog an externe IT-Dienstleister
Wenn Sie selbst schon einmal auf der Suche nach einem externen IT-Dienstleister waren, dann haben Sie bestimmt festgestellt, dass es von denen eine ganze Menge gibt. Mal sind die größer, mal kleiner. Einige sind breiter aufgestellt, andere eher spezialisiert. Und jeder einzelne behauptet von sich der Beste zu sein. Wie also sollen Sie sich da für den IT-Dienstleister entscheiden, der zu Ihnen passt?
Die Antwort lautet: Indem Sie im ersten Schritt überprüfen, ob der externe IT-Anbieter Ihrem Anforderungskatalog gerecht wird. Hierzu zählen vor allem folgende Aspekte:

• den gängigen Standard IT-Dienstleistungen wie Server Betreuung oder User Help Desk
• zu Ihren Anforderungen passenden Spezial-Bereichen etwa spezielle Security- oder Storage-Lösungen
• neuesten technologischen und branchenrelevanten Entwicklungen, momentan z.B. RPA (Robotic Process Automation) oder IoT (Internet of Things)
• Stärken und Schwächen einzelner Lösungen, sodass Sie beispielsweise abwägen können, ob eine gute Gesamtlösung oder doch eine Best-of-Breed Strategie besser zu Ihren Unternehmensprozessen passt
• Extremsituationen in der IT-Welt, z.B. einem Komplettausfall durch Ransomware
• essentiellen Fortbildungen und Zertifikaten für seinen eigenen IT-Techniker
• interne Mitarbeiterschulungen für Kunden, etwa Security Awareness Schulungen

• rund um die Uhr einen erfahrenen IT-Techniker zur Verfügung zu stellen, der im Bedarfsfall schnell eingreift oder entstandene Schäden bereinigt
• den richtigen IT-Spezialisten für jedes Ihrer Systeme anzubieten
• in allen Situationen schnell zu reagieren und rasch die richtigen Lösungen umzusetzen

• ausreichend Erfahrung im IT-Projektmanagement mitbringen
• out-of-the-box denken können, z.B. durch Vorschläge zu Finanzierungsmöglichkeiten wie Managed Mobile Services
• strategisch vorausplanen, beispielsweise bei der Implementierung einer neuen IT-Landschaft, die genug Entwicklungspotential für die Zukunft mitbringt
  

• Impulsgeber für unternehmensrelevante Optimierungen im Bereich IT
• Ansprechpartner, an den Sie sich vertrauensvoll wenden können
• objektiver Experte, der Stärken und Schwächen zu Ihrem Vorteil beleuchtet
• verlässlicher Informant über Trends und Fortschritte zu IT-Themen, die Sie interessieren könnten

5. Kundenbeziehung
Die persönliche Beziehung zwischen Ihnen und dem externen IT-Dienstleister spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Ohne ein gutes, vertrauensvolles Verhältnis ist eine fruchtbare Zusammenarbeit auf lange Sicht schwierig.

1. das junge aufstrebende Start-Up
2. das mittelgroße, spezialisierte IT-Unternehmen
3. der breit aufgestellte IT-Marktführer

Man könnte jetzt meinen, dass die Größe des IT-Dienstleisters die wichtigste Rolle spielt, aber tatsächlich ist die Antwort nicht so einfach. Denn der IT-Marktführer kann ebenso motivierte Mitarbeiter haben, wie das junge Start-Up, während das mittelgroße IT-Unternehmen vielleicht genau das richtige IT-Spezialwissen für Ihre Anforderungen bereithält und dem großen Marktführer darin in nichts nachsteht. Die Frage, welcher externe IT-Dienstleister zu Ihnen passt, ist sehr individuell und erfordert noch weitere Antworten.

10 wichtige Fragen bei der Auswahl des passenden IT-Dienstleisters
Ich verstehe sehr gut, wie schwierig es sein kann, einen Anbieter zu finden, der zu einem passt. Besonders, wenn er aus einer so speziellen und schnelllebigen Branche kommt wie der IT. Deshalb hier die 10 wichtigsten Fragen, mit deren Hilfe Sie in Ihrer Suche wieder ein Stück weiterkommen:

1. Bringt der IT-Dienstleister die notwendige Manpower mit?
Gerade Unternehmen, die wachsen, sollten bei der Wahl des passenden IT-Dienstleisters einkalkulieren, dass die Manpower auch in Zukunft den Anforderungen entsprechen muss. Während etwa 25 IT-Arbeitsplätze gut von einem kleinen bis mittelgroßen Dienstleister betreut werden können, braucht es bei 50, 100 oder gar 2.000 IT-Arbeitsplätzen schon deutlich mehr Ressourcen.

2. Hat der IT-Anbieter ausreichend Erfahrung, um auch im Notfall kompetent reagieren zu können?
So engagiert ein IT-Anbieter auch sein mag, in vielen Situationen spielt die langjährige Erfahrung eine entscheidende Rolle, um kompetent agieren zu können. Die Chance, Extremsituationen wie ein IT-Ausfall oder Cyber-Angriffe bestmöglich zu managen, ist bei einem erfahrenen IT-Dienstleister einfach höher als bei einem jungen Start-Up.

3. Ist das Spezialwissen vorhanden, das für meine Anforderungen gebraucht wird?
Eine Anwaltskanzlei oder ein Versicherer haben mit dem Management ihrer sensiblen Daten andere Anforderungen als etwa eine Marketing Agentur, die rein online arbeitet. Wenn Ihre IT-Landschaft überschaubare oder ganz spezialisierte Anforderungen mit sich bringt, dann finden Sie in IT-Anbietern jeder Größe bzw. mit der entsprechenden Spezialisierung den richtigen Ansprechpartner. Der Vorteil eines großen IT-Marktführers mit knapp 2.000 Mitarbeitern (von denen 60 allein für Tirol zuständig sind) liegt darin, dass auch in Zukunft für jedes System der richtige Spezialist zur Verfügung steht.

4. Überzeugt mich das Angebot an Partnern, Systemen, Herstellern etc.?
Hierbei geht es weniger darum, wie groß, sondern wie vielfältig das Angebot ist. Ein kompetenter IT-Dienstleister bietet beispielsweise eher 2-3 bewährte Security Management Lösungen an, deckt aber das gesamte Repertoire an IT-Themen von Netz-, Server-, Cloud-Lösungen bis hin zum Managed Workplace.

5. Nimmt sich der IT-Dienstleister Zeit für mich und meine Anliegen? Oder bin ich hier nur eine Nummer?
Wir gehen schnell davon aus, dass der große IT-Anbieter sich erst gar nicht um kleine Probleme kümmern möchte. Doch das genaue Gegenteil ist der Fall. Viele kennen die ACP mit großen Deals, weil diese am meisten Aufmerksamkeit erregen. Unser Interesse gilt aber auch den kleinen und mittelständischen Unternehmen, denn hier verstecken sich oft fantastische Ideen, die wir liebend gerne mit Ihnen umsetzen.

6. Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis?
Auch hier sollten Sie sich verschiedene Angebote einholen. Klar denkt man zuerst, dass das junge Start-Up einem bestimmt die besten Preise macht. Aber ein großer IT-Dienstleister kann viel besser skalieren, was sich wiederum auf das Kostenangebot auswirkt.

7. Kann der IT-Dienstleister seine Versprechen in Sachen IT-Knowhow, Manpower, Zertifikate etc. halten?
Diese Frage lässt sich für Sie als Kunde nicht ganz so einfach beantworten. Ich rate Ihnen hier ein wenig zu recherchieren und direkt nachzufragen, ob der Anbieter tatsächlich Partner der genannten Hersteller ist oder die notwendigen aktuellen Zertifikate vorweisen kann.

8. Bekomme ich hier nur eine Nullachtfünfzehn-Lösung oder innovative out-of-the-box Konzepte?
IT-Dienstleister jeder Größe können Ihnen das eine oder das andere liefern. Achten Sie bereits in den ersten Gesprächen darauf, ob Ihr Ansprechpartner Impulse gibt, Systemlösungen ehrlich und objektiv betrachtet und Ihnen dabei hilft, die Produkte und Lösungen zu finden, die zu Ihnen passen.

9. Unterstützt mich der IT-Anbieter bei der Verwirklichung meiner Ideen?
Auch hier gilt es, auf solche Signale bereits früh zu achten. Stellen Sie sich die Frage, ob der kontaktierte IT-Dienstleister Ihnen nur schnell etwas verkaufen möchte oder sich Zeit für Ihre Ideen und Anliegen nimmt. Wählen Sie also einen Anbieter, der Sie bei der Verwirklichung Ihrer innovativen Projekte unterstützend begleitet.

10. Fühle ich mich gut aufgehoben und lässt sich auf lange Sicht ein vertrauensvolles Verhältnis herstellen?
Die fachliche Abwägung ist wichtig, aber Ihre subjektive Wahrnehmung auch. Ein IT-Dienstleister sollte auch ein Ansprechpartner für vertrauliche Anliegen sein, um langfristig eine gute und gewinnbringende Partnerschaft eingehen zu können.

Fazit
Nehmen Sie sich bei der Wahl Ihres IT-Dienstleisters Zeit!
Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Kriterien bei der Auswahl eines passenden IT-Dienstleisters zu beachten. Lassen Sie sich daher genügend Zeit und fragen Sie Freunde oder Bekannte nach Empfehlungen.

Wie zu Anfang angekündigt, nehme ich mir ebenfalls gerne Zeit dafür, Sie bei der Suche nach dem IT-Anbieter zu unterstützen, der zu Ihnen passt.