Warum Adoption und Change-Management nötig sind

In vielen Unternehmen wurde aufgrund der Corona-Krise in den letzten Wochen in kürzester Zeit Microsoft Teams als digitale Kollaborationslösung eingeführt. Oftmals fühlen sich die Anwender allerdings mit den Funktionalitäten überfordert oder wissen nicht, wie sie das Tool effizient nutzen sollen. So wird Microsoft Teams von vielen Usern zum Video-Chat-Gimmick degradiert – und Sie verlieren die Potenziale des modernen Arbeitens mit Office365. Das liegt nicht an mangelnden Features, sondern hat seinen Ursprung im fehlenden Verständnis für die Strukturen der digitalen Zusammenarbeit. Und genau da braucht es ein gutes Change-Management.

Inhalt

Bedürfnisse von MitarbeiterInnen
Worauf Sie beim Einsatz von Office365 achten sollten
Sicherheit
Fazit

Sie sind der Captain – Ihre Mitarbeiter Ihre Crew. Gehen Sie gemeinsam auf Reise!

Bei der Einführung neuer Technologien gilt generell: Beachten Sie die Bedürfnisse Ihres Teams.  Wenn einzelne MitarbeiterInnen für sich erkennen, was für persönliche Vorteile der Einsatz neuer Arbeitswerkzeuge mit sich bringt, erreichen Sie eine nachhaltige Verhaltensänderung und hohe Motivation, diese auch beizubehalten.

Bewährt hat sich hierbei die Lead-User-Methode, die sich aus den Ebenen „Kennen“, „Können“, „Sollen“ und „Wollen“ zusammensetzt. Ziel dieser Methode ist, aus fehlendem Wissen entstandene Motivationsbarrieren zu beseitigen und die Mitarbeiter für die digitalen Transformationsprozesse zu befähigen. Das führt zu erhöhter intrinsischer Motivation und Akzeptanz im Team und ermöglicht somit eine effiziente digitale Zusammenarbeit.

Office365 für Ihr Team – auf was Sie achten müssen

Im konkreten Fall für Office365 gibt es einige Punkte, die Sie bei der Kommunikation über die Nutzung des Tools berücksichtigen sollten. Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen Klarheit darüber, welche der Services wie OneDrive for Business, Sharepoint, Yammer, Planner, Teams und andere, wann und für welchen Zweck am besten eingesetzt werden. Erarbeiten Sie gemeinsame und klare Richtlinien für Ihre MitarbeiterInnen und die einzelnen Abteilungen.

Wann nutze ich den privaten Chat, wann den Teams-Chat? Wie plane ich eine Online-Besprechung und wie sollte man diese vorbereiten? Worauf ist beim gemeinsamen und zeitgleichen Bearbeiten von Dokumenten zu achten? Wann ist es sinnvoll, ein Team zu erstellen? Darf jeder ein Team erstellen und wofür sind eigentlich die Kanäle? Wie können ProjektleiterInnen ihr Team zusammenhalten und die Leistung transparent dokumentieren?

Um diese und noch mehr Fragen zu beantworten, die Möglichkeiten aufzuzeigen und daraus UseCases für das eigene Unternehmen oder die eigene Abteilung abzuleiten, hat es sich in der Vergangenheit bewährt, sogenannte Key- User und Personen mit Führungsaufgaben zusammenzubringen. In einem gemeinsamen Workshop werden Anwendungsfälle besprochen, die Machbarkeit diese abzubilden überprüft und Leitfäden erarbeitet. So kann beispielsweise definiert werden, wann welcher Kommunikationskanal genutzt werden soll, welche Dateiablage grundsätzlich für welchen Zweck genutzt wird, welche Kommunikationsregeln es für neue Dienste wie Chat, Videokonferenzen und Yammer gibt und welche Services in Zukunft im Unternehmen genutzt werden.

Office365 für Ihre IT – Security & Co.

Für Ihre IT-Abteilung steht nicht die Nutzung von Office365 im Vordergrund, sondern Themen wie Security, Governance-Regeln und Administration. Auch für diese Gruppe braucht es einen klaren Fahrplan. Welche Einstellungen gibt es, wie werden User verwaltet, gibt es hierarchische Berechtigungsstufen etc. Eine Administratoren-Schulung gibt Ihrem IT-Team einen Überblick über die Funktionalitäten und befähigt sie dazu, das Tool technisch auszurollen.

Adoption und Change-Management – was haben Sie nun gewonnen?

Wenn es Ihnen gelingt, den MitarbeiterInnen Ihr digitales Zielbild zu transportieren und Motivationsbarrieren zu beseitigen, dann haben Sie schon den Grundstein für einen Change im Unternehmen gelegt. Nachhaltige Verhaltensänderungen bei Ihren MitarbeiterInnen erreichen Sie allerdings nur, wenn Sie diese aktiv in Veränderungsprozesse einbinden. Das bedarf konsequenter Kommunikation sowie die Bereitschaft, verankerte Vorstellungen abzuwägen und gegebenenfalls anzupassen. Agilität ist hier das Stichwort.

Die Belohnung, die Sie für diese Bemühungen erhalten, ist es definitiv wert. Ihre MitarbeiterInnen werden durch mehr Wissen und eine Sensibilisierung für die digitalen Transformationsprozesse eine deutlich höhere intrinsische Motivation entwickeln, die zu einer verstärkten Leistungsbereitschaft und somit zu mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen führt.