Warum Microsoft Teams mehr ist als eine Videokonferenz Lösung für Unternehmen

Spätestens seit Corona ist Microsoft Teams als Business Videokonferenz Lösung in aller Munde. So gab der Hersteller im März 2020 bekannt, dass innerhalb einer Woche die weltweite Zahl der Teams User um über 12 Millionen gestiegen ist. Mittlerweile verwenden bereits 270 Millionen aktive Nutzer das Kollaborations-Tool täglich. Die meisten werden den größten Vorteil des modernen Tools darin sehen, dass eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Kanäle mit allen Mitarbeiter*innen in Remote Arbeit oder vor Ort problemlos möglich ist. Unabhängig vom jeweiligen mobilen oder Standgerät ist der Wechsel zwischen Chats, Sprach- und Videoanrufen ein Leichtes.

Inhalt

Hunderte integrierbare Business Tools
Neue Dimension der digitalen Zusammenarbeit
Nahtlose und zeiteffiziente Kommunikation
Stopp der täglichen E-Mail Flut
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten von überall
Selbstbestimmtes und produktives Arbeiten des einzelnen Mitarbeiters
Fazit: MS Teams ist mehr als ein digitales Kommunikationsmittel
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Nach seinem zweifellosen Durchbruch wird MS Teams aus der Unternehmenswelt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr wegzudenken sein. Doch dies keinesfalls, weil es sich rein als Videokonferenz Software durchgesetzt hat. Denn was MS Teams von jenen Alternativen wie Zoom, Hangouts oder Slack unterscheidet, ist sein Potential als umfassende Collaboration Platform, die nachhaltige Änderungen in den Unternehmensstrukturen mit sich bringt. Die Office 365 Anwendung löst zahlreiche Herausforderungen in der heutigen digitalen Zusammenarbeit sowie internen und externen Unternehmenskommunikation. Eine einseitige Nutzung als Videokonferenz Tool wäre daher zu schade, denn vielseitige Funktionen machen Teams zu einer einzigartigen Oberfläche am Modern Workplace.

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Hunderte integrierbare Business Tools

Nutzer*innen von Microsoft Teams arbeiten auf nur einer Oberfläche und müssen diese mit wachsender Erfahrung immer seltener verlassen. Grund hierfür ist die Möglichkeit, Apps für die erfolgreiche Abteilungs- und Projektarbeit zu integrieren:

• Geschäftsapps: MS Teams vereint nicht nur Office 365 Dienste wie Word, Excel, Sharepoint oder OneNote, sondern auch viele weitere Business Tools aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen wie beispielsweise Personalwesen, Vertrieb, Finanzdienstleister oder Industrie.

• Selbst entwickelte Apps: Anwender*innen der Microsoft Power Plattform können individuell passende Anwendungen mit Low-Code-Tools oder KI-Technologie selbst entwickeln und in MS Teams integrieren. Selbiges gilt für entwickelte professionelle Apps aus dem App-Store.

Neue Dimension der digitalen Zusammenarbeit

Die Notwendigkeit digitaler Meetings hat sich deutlich gezeigt. Die Notwendigkeit digitaler Zusammenarbeit war allerdings schon vor der Pandemie spürbar. Mehr digitale Geräte, mehr digitale Handlungen und mehr digitale Ressourcen. Damit diese uns im modernen Business Alltag nicht behindern, indem sie nur noch mehr Arbeit produzieren, müssen sie optimal nutzbar gemacht werden. Ein Weg, um das zu erreichen, ist Microsoft Teams in Kombination mit den dahinter liegenden Diensten von Microsoft 365. Denn hier findet alles auf ein und derselben Kollaborationsplattform statt. Kolleg*innen chatten kurz mal miteinander, teilen mit wenigen Klicks ein Dokument mit dem Kunden und arbeiten gleichzeitig an einem Excel Sheet. Dabei können sich die Mitarbeiter*innen im Büro, Home Office oder unterwegs befinden. Alle Zusammenarbeit findet in Echtzeit auf jedem Gerät und jedem Betriebssystem statt. Auch unternehmensexterne Personen wie Lieferanten, Freelancer, Dienstleister oder Partner lassen sich problemlos über Gastzugänge in einem Team vereinen. Beteiligte, die nachträglich zu einem Projekt hinzugefügt werden, finden die gesamte Projektdokumentation übersichtlich strukturiert an einem zentralen Ort.

Nahtlose und zeiteffiziente Kommunikation

Interne und externe Unternehmenskommunikation findet stets auf sehr vielen Ebenen statt. Je nachdem, in welchem Verhältnis die Gesprächspartner stehen und welche Umstände den Austausch bestimmen. In MS Teams sind kurze Chatnachrichten, wie wir sie im Privatleben mit WhatsApp oder Telegram gewohnt sind, ebenso möglich wie schön strukturierte Nachrichten, wie sie in Mails üblich sind. Ein Sprachanruf bzw. eine Sprachnachricht hat seinen Platz genauso wie ein Videoanruf oder eine Webkonferenz. Soll ein Vortrag mit großem Publikum stattfinden, lassen sich virtuelle Live Events durchführen, mit denen Sie bis zu 10.000 Teilnehmer*innen erreichen. Die Einladung für eine Microsoft Teams Besprechung kann in Sekundenschnelle an noch nicht integrierte Außenstehende gesendet werden. Zum vereinbarten Zeitpunkt nehmen diese durch Anklicken des Links teil, ohne zuvor Installationen oder Downloads durchführen zu müssen. Für die Mitarbeiter*innen selbst findet also alle Kommunikation auf ein und derselben Oberfläche statt, wodurch zeiteffizientes und Produktivität steigerndes Arbeiten optimal möglich ist.

Stopp der täglichen E-Mail Flut

Fast alle heutigen Wissensarbeiter*innen kennen das Problem. Täglich strömen so viele Mails in das eigene Postfach, dass es kaum möglich zu sein scheint, alle in Ruhe zu lesen geschweige denn zu beantworten. Außer vielleicht, man würde den ganzen Tag nichts anderes tun. Aus zwei Gründen reduziert die Nutzung von MS Teams die tägliche E-Mail Flut:

1. Die gesamte Kommunikation kann in MS Teams verlagert werden
   Das Tool erlaubt es, alle Personen eines Projektes oder einer Abteilung in einem Team zu vereinen und die gesamte Kommunikation dieser Gruppe über verschiedene Kanäle und unter Einbezug aller relevanten Dokumente auf einer Oberfläche stattfinden zu lassen. E-Mails werden dadurch nachhaltig reduziert, während alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort geordnet lagern.
2. E-Mails lassen sich einfach in MS Teams ziehen
   Zusätzlich versandte E-Mails von Kunden, Partnern, Dienstleistern oder anderen Externen lassen sich problemlos dem ausgewählten Kanal über das Menü (•••) und “E-Mail-Adresse abrufen” hinzufügen. Sie erscheinen sowohl als Beitrag in der Unterhaltung als auch unter Dateien inkl. Anhänge. Statt das Postfach der Teammitglieder durch weitergeleitete E-Mails zu füllen, wird die Mail direkt zentral abgelegt und kann von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten von überall

Alle Mitglieder eines Teams können Dokumente, die für die jeweilige Abteilung bzw. Projekt benötigt werden, zentral speichern. Für den Zugriff sowie die gemeinsame Bearbeitung dieser Dateien gibt es drei Wege:

1. aus dem File-Explorer vom Computer bzw. Laptop (jahrelange Gewohnheiten der Belegschaft im Umgang mit Dokumenten müssen nur geringfügig geändert werden)
2. aus dem Teams-Client
3. über die Sharepoint Weboberfläche (technisch gesehen liegen hier alle Dokumente)

Gut zu wissen ist allerdings, dass die moderne Dateiablage in Office 365 einige wesentliche Funktionen mit sich bringt:

• Die Dokumentenbearbeitung kann ortsunabhängig sowie online und offline stattfinden. Die Synchronisierung funktioniert reibungslos im Hintergrund und Teammitglieder brauchen nicht dringend Internet, um an Dateien zu arbeiten.
• Beim gemeinsamen Bearbeiten wird immer nur eine neue Version des Dokuments erstellt und ältere Versionen automatisch gespeichert. Änderungen lassen sich dadurch optimal nachvollziehen und alle Beteiligten arbeiten stets am neuesten Dokument.
• Die Software kommuniziert nahtlos zwischen allen Geräten und Betriebssystemen, sodass bspw. kürzlich am Smartphone bearbeitete Files in den zuletzt geöffneten Dokumenten am PC angezeigt werden.
• Dokumente lassen sich ähnlich wie in Dropbox & Co. problemlos teilen, bleiben allerdings im Besitz des Unternehmens. Sicherheitsstandards und Datenschutzkonformität sind dabei auf dem höchsten Stand.

Selbstbestimmtes und produktives Arbeiten der einzelnen Mitarbeiter*innen

Sowohl die gut strukturierte Oberfläche von MS Teams als auch die Möglichkeit, hilfreiche Dienste in das Team zu integrieren unterstützen sowohl die produktive Teamwork, als auch die effiziente Arbeit der einzelnen Mitarbeiter*innen. So lässt sich die Aufgabenplanung für Projekte bestens mit Planner durchführen, im Gruppenkalender alle Besprechungen einsehen oder über Stream verpasste Videokonferenzen bzw. Meetings nachschauen. Bewährt hat sich auch die Erstellung eines Teams mit sich selbst, um über Tabs schnell Zugriff auf die wichtigsten Webseiten zu haben oder häufig verwendete Dokumente strukturiert abzulegen. Mit MS Teams haben alle unternehmensinternen Personen, Teams, Abteilungen und Führungsebenen einen zentralen Ort für eine reibungslose Zusammenarbeit am Arbeitsplatz der Zukunft.

Fazit: Mehr als ein digitales Kommunikationsmittel

Es wird deutlich, dass MS Teams sehr viel mehr ist als nur ein Videokonferenz-Tool. Die interne und externe Unternehmenskommunikation sowie die nachhaltige Zusammenarbeit über orts- und zeitbedingte Grenzen hinweg erhalten mit der innovativen Office 365 Anwendung eine ganz neue Dimension. Doch wo Chancen ergriffen werden, warten auch Herausforderungen. Denn so einfach die Benutzung von MS Teams ist, so groß ist auch die Gefahr eines Kommunikationschaos. Einige werden die neuen Möglichkeiten mehr nutzen als andere, Dokumente werden evtl. noch mehr verstreut als bisher oder es fehlen kommunikative Regeln im Umgang mit dem neuen digitalen Werkzeug. Führen Sie Microsoft Teams daher systematisch und zielorientiert in Ihrem Unternehmen ein. Machen Sie sich bewusst, dass es dabei eine Weiterentwicklung ihrer allgemeinen Kollaborationspraxen geben muss. Und kooperieren Sie falls nötig mit einem erfahrenen Partner für die organisatorische Einführung von MS Teams. Sie können alternativ auch ein eigenes Team zusammenstellen, das sich um die erfolgreiche Integration der Kooperationsplattform kümmert. Hierbei stehen wir Ihnen auch gerne beratend zur Seite.