Was kostet ein IT-Ausfall wirklich?

Lassen Sie mich eine Sache gleich zu Anfang sagen. Die Zahlen, die wir in unserem heutigen Artikel präsentieren werden, basieren auf einem vereinfachten Beispiel. Wie Sie sehen werden, lassen sich manche Kosten aufgrund eines IT-Ausfalls recht gut vorhersagen und berechnen, während andere schwieriger zu fassen sind. Trotzdem wollten wir uns der Herausforderung dieser Frage stellen und der Antwort so nahe wie möglich kommen. Denn IT durchdringt in zunehmendem Maße all unsere Lebensbereiche, was eine gewisse Abhängigkeit mit sich bringt. Gleichzeitig kommt es in drei von vier Unternehmen zu massiven Störungen der Infrastruktur, wie Dell Technologies in seiner Studie Global Data Protection Index feststellte. Umso wichtiger ist es für Entscheider*innen aller Branchen und Ebenen alle Fakten zu kennen und auch den worst case bestmöglich einschätzen zu können.

Lesen Sie weiter, wenn Sie wissen möchten, was ein IT-Ausfall wirklich kostet. Anhand des fiktiven Falls einer Anwaltskanzlei mit 45 Mitarbeiter*innen und einem konservativen Durchschnittsstundensatz von 50 € beleuchten wir die Kosten und Folgen, wenn die IT über 3 Stunden lang ausfällt. Dabei gehen wir auf folgende Fragen ein:

Was genau ist ein IT-Ausfall?
Welche Kosten entstehen bei einem 3-stündigen Ausfall?
Wie beugen Unternehmen IT-Ausfällen vor?
Fazit

Was heißt eigentlich IT-Ausfall?

Diese Frage müssen wir als erstes beantworten, denn die Konsequenzen sind je nach Art des IT-Ausfalls für jedes Unternehmen verschieden. Werfen wir daher einen Blick auf unsere Anwaltskanzlei. Hier arbeiten insgesamt 45 Anwält*innen, Anwaltsgehilf*innen, Buchhalter*innen und Assistent*innen an ihren PC-Arbeitsplätzen. Ihr täglicher Workflow ist sehr IT-lastig, da sie u.a. Kanzlei- und Buchhaltungssoftware verwenden, mit Klient*innen über E-Mail, WhatsApp, Videokonferenzen und Telefonie kommunizieren und cloudbasierte MS 365 Anwendungen für die interne Kommunikation sowie Kollaboration nutzen.

In dieser Kanzlei kann ein kritischer IT-Ausfall also Verschiedenes heißen:

1. Komplettausfall aller Systeme:
   Ein kompletter Serverausfall ist ein typischer worst case, bei dem sich beispielsweise Kunden- und Projektdaten vom Server nicht mehr abrufen, die Drucker nicht mehr verwenden sowie alle Anwendungen, die auf eine Verbindung angewiesen sind (z.B MS Teams, Outlook etc.), nicht mehr nutzen lassen.
   
   
2. Das Internet funktioniert nicht:
   Bei einem Ausfall des Internets lassen sich alle damit verbundenen Anwendungen und Tätigkeiten wie E-Mail, Videokonferenz, web- und cloudbasierte Apps etc. nicht mehr ausführen, sodass die Angestellten unserer Anwaltskanzlei dann “nur noch” telefonieren oder Software verwenden können, die lokal auf ihren Rechnern läuft.
   
   
3. Ein Hacker-Angriff ist erfolgreich:
   Ein Hacker-Angriff kann das gesamte Unternehmenssystem lahmlegen, sensible Daten verschlüsseln und weiteren erheblichen Schaden anrichten. Je nach Cyber-Attacke wird die Schadensbehebung erwartungsgemäß länger dauern als 3 Stunden und kann aufgrund von Erpressungsversuchen deutlich höhere Kosten verursachen als wir in unserem folgenden Beispiel berechnen.

Was kostet ein 3-stündiger IT-Ausfall?

Wenn wir bei unserem Beispiel bleiben, so führt ein 3-stündiger IT-Ausfall in der Anwaltskanzlei zu einem finanziellen Schaden von mindestens 10.000 €. Folgende Kostenpunkte haben wir in die beispielhafte Kalkulation einbezogen:

Kostenpunkt 1: Produktivitätsverlust

In der Kanzlei ist davon auszugehen, dass alle Mitarbeiter*innen von dem IT-Ausfall auf die eine oder andere Art betroffen sind. In der ersten Stunde werden sie wahrscheinlich noch analogen Tätigkeiten nachgehen wie telefonieren, Dokumente abheften, Ablage machen oder ein Meeting vorziehen. Danach bleibt nicht mehr allzu viel zu tun, außer Kaffee trinken und Blumen gießen.

Kosten: 4.500 €
45 Mitarbeiter*innen werden für 3 Stunden Arbeit mit einem durchschnittlichen Stundenlohn von 50 € bezahlt, arbeiten davon aber produktiv nur 1 Stunde. Das heißt, dass 2 Stunden Produktivitätsverlust von insgesamt 4.500 € zu verzeichnen sind.

Kostenpunkt 2: Bezahlte Überstunden

Wenn nach 3 Stunden alle Systeme wieder einwandfrei laufen, dann arbeiten die einen nach der Unterbrechung einfach da weiter, wo sie aufgehört haben. Andere allerdings müssen den Zeitverlust aufholen, da sie Deadlines einhalten, Termine verschieben oder Online Meetings nachholen müssen. Folgendes Szenario erscheint realistisch: 

• 15 Anwält*innen und Anwaltsgehilf*innen machen 2,5 bezahlte Überstunden, um Deadlines einzuhalten.
• 10 Anwaltsgehilf*innen und Assistent*innen machen 1,5 bezahlte Überstunden, um Termine zu verschieben und nachzuholen. 

Kosten: 2.500 €
Insgesamt machen 25 Mitarbeiter*innen jeweils 2 bezahlte Überstunden, um den Zeitverlust aufgrund des IT-Ausfalls aufzuholen, was zu einem Kostenaufwand von 2.500 € führt.

Kostenpunkt 3: Umsatzverlust durch nicht verrechenbare Leistungen

Da sich unser Beispiel auf eine Anwaltskanzlei bezieht, handelt es sich hierbei wahrscheinlich um rechtliche Beratungsleistungen mit einer entsprechenden Honorarnote. Aufgrund des IT-Ausfalls können 15 Leistungsstunden nicht erbracht und damit nicht verrechnet werden.

Kosten: 3.000 €
15 Stunden nicht verrechenbare Beratungsleistungen mit einer Honorarnote von 200 € pro Stunde führen zu einem Umsatzverlust von 3.000 €.

Kostenpunkt 4: Extra IT-Aufwand

Fällt die IT aus und lässt sich das Problem nicht selbst beheben, so wird schnellstmöglich ein IT-Dienstleister kontaktiert. Das ist öfter der Fall als gedacht, denn interne IT-Verantwortliche haben zwar oft ein breites Wissen, stoßen bei speziellen Problematiken aber schnell an ihre Grenzen. In unserer Anwaltskanzlei ist eben das der Fall. Glücklicherweise weiß der interne IT-Leiter aber sofort, an wen er sich wenden muss und die externe IT-Technikerin macht sich umgehend auf den Weg. Da diese mit den Systemen aber nicht vertraut ist, dauert die Suche nach dem Problem etwas länger. Kaum ist dieses allerdings identifiziert, wird es behoben und 3 Stunden später können alle Mitarbeiter*innen zurück an ihre Arbeit.

Kosten: 500-700 €
Die Kosten für den extra IT-Aufwand setzen sich aus den Anfahrtskosten sowie Arbeitsstunden für die IT-Technikerin zusammen.

Lesen Sie weiter: Interne oder externe EDV? IT-Ausfällen vorbeugen

Kostenpunkt 5: Weitere Kosten

Manche Kostenpunkte sind weniger leicht zu berechnen, als wir es bisher vereinfacht getan haben. Zu bedenken sind also weitere Kostenpunkte eines IT-Ausfalls, wie folgende:

• Reputationsverlust, z.B. durch entstehende Unzuverlässigkeit 
• Imageschaden, z.B. durch fehlende Datensicherheit
• Vertragsstrafen, z.B. aufgrund von Lieferverzögerungen
• Schadenersatzklagen oder Konventionalstrafen
• Erpressungsversuche nach Hacker-Angriff
• Datenwiederherstellung und Reparaturen
• Frust & Demotivation der Angestellten durch häufige Ausfälle 

Gesamtkosten des 3-stündigen IT-Ausfalls: mind. 10.700 €
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Kosten eines IT-Ausfalls mit der Größe des Unternehmens steigen. Für kleine Unternehmen kann ein mehrstündiger Totalausfall mitunter schon kritisch werden.

Wie beugen Sie kostenintensiven IT-Ausfällen vor?

Im Falle unserer Anwaltskanzlei sind wir davon ausgegangen, dass der IT-Ausfall ohne Betreuung durch einen externen IT-Provider stattgefunden hat. Gut möglich, dass sich intern eine Person um alle IT-Angelegenheiten kümmert. Von dieser allerdings zu erwarten, dass sie einen Serverausfall in kürzester Zeit behebt bzw. vermeidet oder gar einen professionellen Hacker-Angriff abwendet, wären äußerst unfaire Erwartungen an den IT-Verantwortlichen.

Mit Managed Services hingegen profitieren Betriebe davon, dass IT-Spezialist*innen unterschiedlicher Fachbereiche sich rund um die Uhr um die einzelnen Bereiche der Unternehmens-IT kümmern und das Risiko für kostenintensive IT-Ausfälle deutlich reduzieren:

• Monitoring und präventive Maßnahmen, um Ausfälle zu vermeiden
• Hoher Schutz vor Datenverlust durch passende Sicherheitsmaßnahmen
• Funktionierendes Backup-System
• Wartung & Aktualisierung der Firewall, Server und Netzwerke
• Frühzeitiges Eingreifen bei Cyber-Attacken
• Schnelle Lösungsfindung durch Vertrautheit mit den betreuten Systemen
• Langjährige Erfahrung und Spezialwissen 

Der beste Schutz gegen IT-Ausfälle mit hohen Kosten ist also eine sichere, verlässliche und aktuelle Infrastruktur, inklusive kompetenter Ansprechpartner, die im Notfall sofort wissen, was zu tun ist.

Fazit: Managed Service statt kostspielige IT-Ausfälle

Ein 3-stündiger IT-Ausfall passiert schneller und häufiger, als man annehmen möchte. Die von uns berechneten Gesamtkosten von rund 10.000 € sind dabei keineswegs übertrieben, sondern eher als glimpflich einzustufen. Kein Unternehmer möchte mit Cyber-Kriminellen um Erpressungsgelder verhandeln oder sich mit den Folgen von Unternehmensspionage auseinandersetzen.

Was den Schaden und die Kosten einer Betriebsunterbrechung für Ihre eigene Firma bedeutet, können Sie anhand des Rechenbeispiels selbst ermitteln. Wenn Ihnen die errechnete Zahl zu hoch vorkommt, dann zögern Sie nicht länger, sondern kontaktieren Sie uns. Wir nehmen uns gerne Zeit für Ihre Fragen und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam ein sicheres und verlässliches EDV-Konzept, das zu Ihren Anforderungen passt.