Die technologische Entwicklung im privaten Umfeld hat die technische Ausstattung von Arbeitsplätzen weit überholt. Wir chatten und teilen so viele Daten, zum Beispiel über WhatsApp und DropBox, sowie andere Consumer Cloud-Dienste, wie nie zuvor. So können Daten ungeschützt die Unternehmen verlassen.
Laut einer Befragung der Cloud Security Alliance und Skyhigh Networks verwenden selbst 17% der IT Abteilungen für Unternehmen ungeeignete Cloud Dienste. Die Hauptschuldigen sind aber Marketing (32%) und der Vertrieb (18%). Wenn aber selbst die IT Abteilung bei der Nutzung von Schatten IT auf dem 3. Platz liegt, dann sehen Sie, dass Sie das Problem nicht mit mehr Kontrollen vom Tisch bekommen.
Als Geschäftsführer können Sie Ihre Augen aber vor der Schatten IT nicht schließen. Gerade jetzt wo die DSGVO in Kraft tritt. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit der Enterprise Lösung von Microsoft der Schatten IT die Grundlage entziehen.
“Consumerization of IT”
In den letzten Jahren hat eine “Consumerization of IT” stattgefunden. Die IT hat sich von einem unternehmensorientierten zu einem konsumorientierten Markt entwickelt. So kann es sein, dass Technologie zuerst beim Consumer ankommt, die dann diese Technologie selbstverständlich im Unternehmen nutzen.
Anbieter wie Amazon, Microsoft oder Google haben aber aufgeholt und bieten laufend neue Cloud Dienste im Rahmen von Enterprise Lösungen an. Heute brauchen Sie die Ausreden der IT nicht mehr gelten lassen wie zum Beispiel, dass manche Consumer Cloud Dienste mit einer bestimmten Usability auf einer Enterprise Lösung nicht verfügbar sind.
Tatsächlich sind die Anforderungen von Mitarbeitern durch die “Consumerization of IT” sehr, sehr hoch. Natürlich kann es vorkommen, dass Mitarbeiter bei der Einführung eines Enterprise Cloud Dienstes monieren, dass das aber auf ihren Handys besser geht. Die IT Abteilung ist gefordert!
“Legalisierung” der Schatten IT mit Enterprise Lösungen
Im Rahmen von Applikationsanalysen muss so manche IT anerkennen, dass die offiziellen Applikationen die einem Unternehmen angeboten werden, den illegal verwendeten Consumer Cloud Diensten unterlegen sind. Alleiniges Verbieten wird das Problem nicht lösen. Noch dazu zählt, wie eingangs erwähnt, die IT selbst zu den Anwendern der Schatten IT.
Außerdem trägt Schatten IT oft zu Innovation bei. Es bleibt also nur eine Vorwärtsstrategie. Das heißt Enterprise Lösungen einführen, die zumindest dem Funktionsumfang der verwendeten Schatten IT Lösungen entsprechen.
“Best of Breed” oder “Best of Suite”
Bei “Best of Breed” geht es darum von verschiedenen Lieferanten die beste Lösung auszuwählen. Das kann im schlimmsten Fall bedeuten, dass jede Applikation auf einer separaten Plattform zur Verfügung steht. Gerade bei Kommunikation und Kollaboration kann es zu Akzeptanzproblemen führen und insgesamt zu einer komplexen IT.
Anders ist es beim ganzheitlichen “Best of Suite” Ansatz. Alle Services werden auf einer Plattform angeboten. So werden Daten Silos verhindert und ein userzentrierter Zugang für alle Mitarbeiter ermöglicht. Eine der derzeit häufigsten “Best of Suite” Lösungen ist Office 365 und OneDrive von Microsoft.
Transformation der Schatten IT zu einer Enterprise Lösung
Neben den klassischen Microsoft Produkten wie Office 365, Exchange, SharePoint und Skype for Business können bestehende, teilweise in der Schatten-IT betriebene Lösungen ersetzt und ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden.
Typische Beispiele von Schatten IT und die dazu passende Enterprise Lösung von Microsoft:
- Slack, WhatsApp, Hipchat --> Microsoft Teams
- SugarSync, Google Drive, Dropbox --> OneDrive for Business
- Taskworld, Google Task, Toodledo --> Microsoft Planner
- Facebook --> Microsoft Yammer
- Google Notizen, Wunderlist --> Office OneNote
- Skype, Google Hangout --> Microsoft Teams
Conclusio:
Ganz sicher gibt es in Ihrem Unternehmen Schatten IT. Sehr wahrscheinlich ist Ihre IT Abteilung selbst involviert. Als Geschäftsführer haften Sie jedoch für die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen und Verbieten wird nicht die Lösung sein. Außerdem ist Schatten IT oft für Innovation im Unternehmen verantwortlich.
Also bleibt der Weg wie erwähnt nur vorwärts. Achten Sie auf “Best of Suite” Lösungen und kaufen Sie sich nicht einzelne Lösungen zusammen. Kommunizieren Sie auch mit Ihrer Belegschaft, wie Sie mit der neuen Enterprise Lösung die vorhandene Schatten IT transformieren.
Besonders jetzt durch die DSGVO hat das Thema Schatten IT eine neue Dimension erreicht. Ein Experte der ACP steht Ihnen gerne unverbindlich für ein Analysegespräch zur Verfügung. Danach können Sie besser entscheiden was Sie als Geschäftsführer tun sollten.
