Wer auf der Suche nach dem besten Kollaborations-Tool ist, gerät schnell in die "Feature-Falle". Bei der Recherche findet man zahlreiche Vergleiche, z.B. einen ausführlichen Produktvergleich Asana vs. MS Teams in Tabellenform oder einen Vergleich der besten Collaboration-Tools, wie auf computerwoche.de. Während die einen nach dem ausführlichen Feature-Vergleich das Tool mit den "besten" Funktionen gefunden zu haben glauben, gehen die anderen mit dem Eindruck aus der Analyse, dass sie eigentlich genauso schlau sind wie vorher. Denn, was uns oft nicht bewusst ist: Wir suchen tatsächlich die BESTE Lösungen für die Zusammenarbeit in unseren Teams und Abteilungen. Aber diese basiert nicht unbedingt auf den besten Features, sondern auf den optimalen Voraussetzungen für produktive und effiziente Kollaboration.
Schauen wir uns das einmal genauer an und eruieren wir die Vor- und Nachteile der besten Plattform versus des besten Tools. Danach werden Sie wissen, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer BESTEN Kollaborations-Lösung am Modern Workplace achten müssen.
Inhalt
Ein Arbeitsort vs. mehrere Arbeitsorte
Ein Account vs. mehrere Accounts
Ausgewählte Features vs. High-End-Features
Einmalige Kosten vs. mehrmalige Kosten
Ein Sicherheitsstandard vs. viele Sicherheitskonzepte
Einmal vs. mehrmals Verwaltung & Wartung
Fazit: Suchen Sie die Lösung, nicht das Feature
Ein Arbeitsort vs. mehrere Arbeitsorte
Business Anwendungen für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation ist riesig. Für jede Anforderung steht prinzipiell mindestens ein hervorragendes Tool zur Verfügung. Mit Trello lassen sich Projekte übersichtlich und flexibel organisieren. Videokonferenz- und Instant-Messaging-Dienste wie Hangouts, WeChat oder Skype for Business sind im Arbeitsalltag beliebt, um weltweit schnell und flexibel mit Kollegen, Kunden und Partnern kommunizieren zu können. Je nach Task haben all diese Anwendungen ihre Berechtigung die "Besten" zu sein aufgrund ihrer entsprechenden Vorzüge.
Der Vorteil einer umfassenden Plattform wie MS Teams oder Slack liegt hingegen darin, dass die User sich immer auf ein und derselben Oberfläche bewegen, wo alle Business Apps gebündelt sind. Statt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln,
- bleiben alle Teammitglieder auf ihre Kernaufgaben konzentriert.
- lernen Mitarbeiter die eine Oberfläche effizient und produktiv statt mehrere nur oberflächlich zu nutzen.
- werden Nachrichten oder Mitteilungen weniger schnell übersehen.
- können dank Hunderter von Drittanbieter-Apps in MS Teams trotzdem zusätzliche Business Anwendungen sinnvoll integriert werden.
Alles in allem sparen Mitarbeiter Zeit und Stress, wenn Sie auf einer zentralen Plattform statt mit vielen verschiedenen Tools arbeiten und kollaborieren.
Ein Account vs. mehrere Accounts
Um Zugang zu einer Hersteller-lizenzierten Software zu bekommen, ist i.d.R. die Registrierung und das Anlegen eines Benutzerkontos erforderlich. Bei der Verwendung eines Tools entsteht also jedes Mal ein Account, dessen Einrichtung und Pflege Zeit kostet.
Eine Plattform bietet hingegen den Vorteil, dass nur ein Account erforderlich ist. Mit diesem nehmen Sie an Videokonferenzen teil, arbeiten mit anderen gemeinsam an Dokumenten, beantworten Mails und melden sich in integrierten Anwendungen an, ohne jedes Mal einen neuen Benutzer mit Passwort anzulegen.
Insgesamt profitieren die Mitarbeiter davon, dass sie sich nur um einen einheitlichen Account zu kümmern brauchen und stattdessen den Fokus auf ihre Kernaufgaben legen können.
Ausgewählte Features vs. High-End-Features
Wie bei allen Produkten setzt sich auch eine Software nur dann durch, wenn sie viel von dem zu bieten hat, was die User brauchen bzw. wollen. So hat das Social Network Portal LinkedIn über die letzten Jahre Xing immer mehr vom Business Markt verdrängt. Laut eines Vergleichs von LinkedIn und Xing auf persoblogger.de, ist der Grund dafür, dass die Verbreitung bei Xing bis zuletzt auf den DACH-Raum beschränkt war, Artikel nicht von allen Nutzern veröffentlicht und Referenzen nur auf LinkedIn erteilt werden konnten. Hier haben die Features der einen Anwendung die der anderen nachweislich übertroffen. Sie haben eine entscheidende Rolle für die Zielerreichung gespielt, denn mit LinkedIn scheinen die User mehr Reichweite, Aufmerksamkeit und Partizipationsmöglichkeiten zu haben.
Die Frage nach dem Nutzen der vorhandenen Funktionen ist entscheidend, denn was bringt einem die weltbeste Software, wenn Sie einen nicht ans Ziel führt? Deshalb muss definiert werden, was erreicht werden soll.
Organisationsberaterin Dr. Susanne Ehmer weist in ihrem Online-Fachartikel zu Kollaboration auf folgende Ziele hin:
- Teammitglieder arbeiten synchron an einem Thema und können ohne langwierige Projektplanung direkt starten.
- Entscheidungen und komplexe Fragestellungen werden mit hoher Geschwindigkeit getroffen bzw. gelöst.
- Die Zusammenarbeit ist von hoher Transparenz und Autonomie geprägt.
- Die gemeinsame Wertschöpfung steht im Vordergrund.
Digitale Kollaboration sollte also schnell, produktiv, transparent und effizient sein. Eine Plattform, wo Zusammenarbeit zentral stattfindet und die genannten Ziele erreicht werden, ist in diesem Fall gewinnbringender als verschiedene Tools mit High-End-Features, die im normalen Business-Alltag aus Zeitgründen vielleicht nicht einmal genutzt werden.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Features ein wichtiges Merkmal einer guten Software sind. Sie müssen aber mit Blick auf ihre Zweckerfüllung betrachtet werden.
Einmalige Kosten vs. mehrmalige Kosten
Besonders für kleine Unternehmen und Teams gibt es natürlich zahlreiche kostenlose Tools rund um digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Etwas anders sieht es aber bei Enterprise Software-Angeboten für mittlere und große Organisationen aus. Das Pricing der gängigen Projektmanagement-Tools Asana oder monday.com beispielsweise zeigen, dass Abos abgesehen von der kleinen Free-Version mit monatlichen Kosten verbunden sind. Skype for Business (das im Juli 2021 vollständig durch MS Teams ersetzt werden soll) ist ebenfalls mit Gebühren für die einzelnen Clients verbunden.
Die Gesamtkosten können bei der Verwendung mehrerer Business Tools mit den "besten" Features schnell mal höher sein als für eine einzige Plattform, auf der alle notwendigen Funktionen ebenfalls zu finden sind. Im Fall von MS Teams, das Teil der Microsoft 365 Suite ist, stehen zudem die Office 365 Anwendungen zur Verfügung.
Kurzum: Eine Plattform, ein Preis. Mehrere Einzeltools, mehrere Einzelpreise, die evtl. in der Summe teurer sind als die Plattform.
Ein Sicherheitsstandard vs. viele Sicherheitskonzepte
Jedes Tool und jede App hat eigene Sicherheitsstandards. So übersteht der Messenger Threema Sicherheitsprüfungen auf höchstem Niveau, was an seinen hohen Sicherheitsstandards liegt, wie End-to-End-Verschlüsselung, Verzicht auf Meta-Daten oder hierarchische Vertrauensstufen der Kontakte. Bei Whats-App hingegen sind Sicherheits- und Datenschutzkonformität im Unternehmensbereich genau zu beachten. Auch Zoom kam zuletzt wegen seiner geringen Sicherheitsstandards in die Medien. Die Herausforderung, die sich für Mitarbeiter und IT-Abteilungen durch verschiedene Tools ergibt, liegt in den Sicherheitskonzepten jeder einzelnen Software.
Wird hingegen nur eine Unternehmensplattform verwendet, so sind drei Dinge sichergestellt:
- Die von der Organisation zur Verwendung bereitgestellte Software entspricht mit hoher Wahrscheinlichkeit den Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz des Unternehmens.
- Die Mitarbeiter gehen kein Risiko ein, bedenklich mit sensiblen Unternehmensdaten zu verfahren.
- Weder die Mitarbeiter noch die IT-Verantwortlichen müssen sich mit Sicherheitsaspekten zusätzlicher Tools auseinandersetzen.
Schlussfolgernd: Die Sicherheit im Unternehmen kann mit einer umfassenden Plattform von allen Beteiligten besser gewährleistet werden als bei der Verwendung mehrerer Tools.
Einmal vs. mehrmals Verwaltung & Wartung
Ähnliches gilt für die Verwaltung und Wartung. Jedes Tool - mag es über noch so herausragende Features verfügen - muss von der IT verwaltet und gewartet werden. Zumindest, wenn es für die unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit verwendet wird.
Eine einzige Plattform, mit der Kollaboration und Kommunikation ebenso gut funktionieren, ist hingegen einfacher und schneller zu verwalten bzw. zu warten. So müssen beispielsweise Berechtigungen für verschiedene Teammitglieder oder wichtige Updates nur für eine Anwendung vorgenommen werden.
Schlussendlich bedeutet die Verwendung einer zentralen Plattform für die gesamte Kollaboration und Kommunikation im Unternehmen sehr viel weniger Arbeit und Zeitaufwand als der Einsatz mehrerer Tools mit den "besten" Funktionen.
Fazit
Eine Plattform für Unternehmenskollaboration ist nicht automatisch das "beste" Tool. Bei der Fülle an Business Software für einzelne Tasks findet sich mit Sicherheit immer eine Funktion, die woanders besser umgesetzt wurde. Trotzdem spricht für die Verwendung einer zentralen Plattform, dass die Zusammenarbeit und individuelle Arbeit schneller, effizienter, transparenter und produktiver sein kann. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass das Tool optimal genutzt wird und die Strukturen der Organisation dies ermöglichen.
Die durchdachte Integration einer professionellen Plattform hat das Potential, die Kommunikation und Zusammenarbeit in allen Teams und Abteilungen eines Unternehmens nachhaltig zu optimieren. Als zentraler Arbeitsort dient sie als Schnittstelle für einen nahtlosen Austausch zwischen allen Beteiligten, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die transparente Organisation von Projekten, autonomes Agieren sowie schnelle, flexible Problemlösungen.
Achten Sie bei der Auswahl nicht primär auf die "besten" Features, sondern darauf, ob Kollaborations-Software die "beste Lösung" für die Ansprüche Ihrer Organisation darstellt. Denn aufgrund digitaler Innovationen und flachen Hierarchien verwandelt sich eine starke Collaboration Plattform zu einem zukunftsweisenden Werkzeug am Arbeitsplatz der Zukunft.
