Collaboration Tools: Funktionalität versus Governance

Die Landkarte für Collaboration Tools verändert sich rasch und Anbieter wie zum Beispiel Slack haben einen raketenhaften Aufstieg. Laut ReportLinker wird der Markt jährlich um 13% (CAGR) wachsen und 2024 einen Wert von $ 8,5 Mrd. erreichen.

IT Leiter erleben täglich die Auswirkungen dieses Wachstums: Mitarbeiter werden immer wieder von externen Partnern oder Lieferanten eingeladen Collaboration Tools mitzunutzen. Es reicht ja meist einen persönlichen Account anzulegen. Und schon hat das Identity Management ein Loch. Der nächste Schritt kommt dann wie das Amen zum Gebet: Mitarbeiter finden das neue Collaboration Tool so toll, dass sie beginnen es im Unternehmen auszurollen, ohne dass es die IT bemerkt.

In diesem Blogbeitrag machen wir uns Gedanken, wie IT Leiter mit der Abwägung von Funktionalitäten die Fachbereiche fordern versus mit IT Governance zu recht kommen.

Wie Start ups und die großen Player die Entwicklung vorantreiben

Instant Messaging und Conference Tools wurde zu Beginn 2000 ein großes Thema. Die großen Player wie IBM und Microsoft sprangen auf diesen Zug und integrierten ähnliche Tools in ihre Plattformen. Das dauerte Jahre und die Adoption dieser Tools bei Unternehmen war ziemlich langsam.

Mitte 2000 verbreiteten sich Blogs und Wikis schnell in Unternehmen. Mitarbeiter konnten Inhalte dadurch besser teilen als via E-Mail. Startups wie Jive und Yammer haben Social Media ähnliche Collaboration Tools angeboten, bevor IBM, Microsoft, Salesforce, Oracle und andere große Player Collaboration Tools integrierten.

So richtig heiß wurde das Thema Collaboration aber erst nach dem Startups wie Dropbox, Box, Trello, Asana und Slack den Markt aufmischten. Wie Forrester in einer Studie feststellt, wird der Collaboration Markt aber weiterhin turbulent bleiben und schneller als der IT Gesamtmarkt wachsen. Viele Unternehmen verlassen sich bei Collaboration noch auf E-Mail. Doch immer mehr erfolgt Collaboration online innerhalb virtueller Teams und zudem mobil. E-Mail allein kann heute moderne Mitarbeiter nicht wirklich glücklich machen.

Best of Breed versus Best of Suite

Wie bei vielen anderen IT Lösungen müssen Unternehmen bei der Auswahl von Collaboration Tools zwischen Best of Breed und Best of Suite entscheiden. Zu den bekanntesten Best of Suite Enterprise Collaboration Plattformen zählt sicher Microsoft und hier vor allem Office 365. Auf der anderen Seite stehen wie schon erwähnt die meist aus Startups entstanden Best of Breed Anbieter wie Trello, Atlassian, Basecamp, Jira und Slack. Aber auch Amazon Chime und Workplace by Facebook spielen – zumindest in den USA - eine immer wichtigere Rolle.

Governance versus Funktionalität

Bei den Collaboration Tools heißt Best of Breed versus Best of Suite, meist eine Entscheidung zwischen spezifischen Funktionalitäten und Wünsche einer Fachabteilung und Governance der IT Leiter. Sicher muss der Fokus bei der Auswahl einer IT Lösung zuerst auf dem Problem liegen, das gelöst werden soll und als nächster Schritt muss das richtige Tool gefunden werden.

Fachabteilungen wollen meist rasch das neueste “Buzz” Tool und es ist gar nicht so einfach für einen IT Leiter seine Ansprüche an die Governance zu argumentieren. “Buzz” Tools erzeugen Enthusiasmus und Motivation, was von der Geschäftsführung geschätzt wird. Und sicher gibt es Situationen, wo eine Best of Breed Lösung Funktionen aufweist, die einerseits klare Vorteile bieten und die bei einer Best of Suite Enterprise Lösung nicht vorhanden sind.

Integration in eine zentrale Identity Lösung

Um bei Best of Breed Lösungen dennoch einen bestimmten Standard von Governance sicherstellen zu können, sollten IT Leiter darauf achten, ob diese Tools mit einer zentralen Identity Lösung wie zum Beispiel dem Active Directory von Microsoft integrierbar sind. Bei den bekanntesten Collaboration Tools wie Trello, Slack oder auch HubSpot ist das der Fall. Für IT Leiter ist das nicht immer die beste Lösung, es kann aber ein Kompromiss sein, um Funktionalität und Governance unter einem Hut zu bringen. Wichtig ist eine, vom Unternehmenzentral gemanagte Identität für alle Tools.

Vorteile: Best of Suite bei Governance

Wie wir zu Beginn schon aufgezeigten, liefern sich die großen Enterprise Anbieter wie Microsoft, in der Entwicklung von Collaboration Tools mit den Startups ein Kopf an Kopf Rennen. Oft schlummern in den Plattformen Tools, die bei Mitarbeitern wenig bekannt sind und daher auch wenig genutzt werden. Fest steht, dass Governance bei den Best of Suite Lösungen einfacher und auch kostengünstiger sichergestellt werden kann.

Beispiele von Governance Anwendungen von Best of Suite Lösungen:

• Datenhoheit bei Mitarbeiteraustritt: Bei zentral gesteuerten Best of Suite Lösungen ist die Datenhoheit des Unternehmens auch gewährleistet, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verläßt
• Regeln beim Einrichten von Teams: Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass alle Mitarbeiter in einem Team Zugriff haben, aber keine externen Teammitglieder zugelassen sind. Damit wird ein unbeabsichtigtes übermitteln von internen Daten an Kunden/Lieferanten verhindert.
• Daten Sharing: Unter der DSGVO ist es notwendig, Einstellungen über alle Anwendungen treffen zu können, die festlegen wer welche Daten mit wem austauschen kann und dies auch zu protokollieren.
• Namenskonventionen: Festlegen von Namenskonventionen, die auch bei User Self Service sicherstellen, dass die Regeln des Unternehmens eingehalten werden.
• Zentrale Suche über alle Tools: Bei der Datenauskunft im Rahmen von DSVGO sollte es eine einfache Lösung geben, um alle Daten eines Nutzers über alle Systeme zu beauskunften zu können.
• Zentrale Logfiles: Gerade beim Mitarbeiteraustritt kann ein zentrales Logfile vor unerwünschtem Datenzugriff schützen.
• Definition der Multi Faktor Authentifizierung: Die Absicherung des Userzugriffes auf Unternehmensdaten durch MultiFaktor Authentifizierung kann bei Best of Suite Lösungen wie Office 365 einfach durchgeführt werden.

Fazit:

IT Leiter sind bei der Auswahl von Collaboration Tools gefordert zwischen Funktionalität und Governance abzuwägen. Die Integration von Best of Breed Tools in ein Identity Tool, wie Active Directory von Microsoft kann da eine Lösung sein. Allerdings bewirken Best of Suite Plattformen in Bezug auf Governance noch weniger Kopfschmerzen.