Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Mit erprobten Best Practices gelingt sie schneller

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Für mehr Bürgernähe und weniger Bürokratie soll die öffentliche Verwaltung digitaler werden, darin sind sich der Bund und die Länder einig. Trotz bürokratischer Hindernisse tragen das OZG sowie die Initiativen der Bundesländer erste Früchte, unter anderem in Bayern. Dort setzen Kommunen und Behörden bereits eine digitale Lösung ein, um den Behördengang in die virtuelle Welt zu verlegen. Warum sich für ein schnelleres Voranschreiten der Digitalisierung ein Blick auf solche Projekte lohnt, fasst dieser Beitrag zusammen.

Inhalt

Digitalisierung per Gesetz
Bürokratie, andere Herausforderungen und erste Erfolge
Best Practices als Treiber der digitalen Verwaltung
Virtuelles Bürgerbüro als Blaupause
Fazit: Funktionierende Lösungen adaptieren klappt auch in der digitalen Verwaltung

Digitalisierung per Gesetz

Nahezu jedes Bundesland in Deutschland treibt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voran. Im Norden sollen sich unter anderem die Initiative „Digitales Schleswig-Holstein“ und das Programm „Digitale Verwaltung Niedersachsen“ dem Thema annehmen. Die Bundesländer im Osten Deutschlands bündeln unter der Strategie „Sachsen Digital 2030“ beziehungsweise der „Thüringer Strategie für die Digitale Gesellschaft“ ihre Bemühungen hinsichtlich einer digitalen Verwaltung. Nordrhein-Westfalen hat das Programm „Digitale Modellregion“ ins Leben gerufen, Baden-Württemberg fördert die Digitalisierung mit der Initiative „Digital@BW“, und in Bayern ist es die Zukunftskommission #Digitales Bayern 5.0.

Die Bemühungen der Länder setzen auf dem OZG auf. Das Ziel der Bundesregierung mit dem „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ ist es, staatliche Leistungen einfach von zuhause aus beantragen zu können. Sobald das Gesetz von allen deutschen Behörden umgesetzt ist, sollen demnach alle Verwaltungsleistungen online abrufbar sein: vom Antrag für einen neuen Führerschein bis hin zur Beantragung von Elterngeld.

Bürokratie, andere Herausforderungen und erste Erfolge

Das wird allerdings noch etwas dauern, denn laut eines Artikels auf der Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) gestaltet sich die Umsetzung aufgrund „komplexer föderaler Strukturen, unterschiedlicher Digitalisierungsstände und einer heterogenen IT-Landschaft“ nicht ganz so einfach. 2017 wurde das Gesetz verabschiedet, 2022 sollte es umgesetzt sein, ging dann aber in die Verlängerung und wurde im Juli 2024 reformiert. Und das ist gut so, denn Digitalisierung ist kein Einmalprojekt, sie lebt durch die stete Adaption des aktuellen Standes der Technik. Seitdem arbeiten „Bund und Länder […] weiterhin gemeinsam mit Hochdruck daran, Leistungen zügig umzusetzen und in die Fläche zu bringen“, wie es weiter auf der Website des BMI nachzulesen ist. Die aktuelle Innenministerin Nancy Faeser verkündete am 14.06.2024 in einer Meldung zum OZGÄndG, der oben erwähnten Neuauflage des OZG, dass es ein „Riesenschritt voran in Richtung digitales Deutschland“ sei, den nicht nur Bürgerinnen und Bürger im Alltag spüren werden, sondern auch Unternehmen, denen viel Bürokratie erspart werden soll.

Erste Erfolge in Form von Online-Diensten und Prinzipien zur Orientierung sind schon heute sichtbar. Für alle einsehbar zusammengefasst sind sie im Dashboard Digitale Verwaltung. Das "Once-Only"-Prinzip beispielsweise. Dahinter steckt die Absicht, dass die einmalige Übermittlung eines Nachweises, wie einer Geburtsurkunde, seitens der Bürgerin oder des Bürgers genügt – auch für mehrere Anträge in verschiedenen Behörden. Denn diese sollen dank einer Registermodernisierung ermächtigt werden, solche Nachweise sicher und schnell untereinander auszutauschen.

Best Practices als Treiber

Das „Once-Only“-Prinzip zeigt aber auch, dass es dauert, in der freien Wirtschaft gängige Prozesse auf die Strukturen der öffentlichen Verwaltung zu übertragen. Zumindest dann, wenn man versucht, die vorhandenen Strukturen auf all die Möglichkeiten vorzubereiten, die eventuell kommen könnten. Einfacher wäre es an der ein oder anderen Stelle sicher, lösungsorientiert zu denken. Also bereits funktionierende Lösungen in bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren – und sie nach und nach auf andere Bereiche zu adaptieren.

“Die ACP IT Solutions AG bietet mit ihrem „virtuellen Bürgerbüro“ einen interessanten Ansatz, um Behördengänge per Videokonferenz zu erledigen. Vielen Dank für dieses wichtige Engagement!”

Albert Füracker

Bayerischer Staatsminister der Finanzen und für Heimat*

*Copyright Foto: Thomas Langer

Um solche Lösungen zu finden, hilft der Blick in die Praxis. Das hat auch der bayerische Finanz- und Heimatminister Albert Füracker bei einem Besuch bei uns erkannt: „Erfahrungen aus der unternehmerischen Praxis bei digitalen Angeboten für Kommunen sind wichtige Impulse für die Arbeit unserer Zukunftskommission #Digitales Bayern 5.0. Der Freistaat und seine Kommunen benötigen die Innovationskraft der Wirtschaft zur Entwicklung neuer Anwendungen, um Bayerns Verwaltung in der Fläche noch schneller, bürgerfreundlicher und ohne Medienbrüche durchgängig digital aufzustellen!“

Virtuelles Bürgerbüro als Blaupause

Grund für den Besuch von Füracker war unsere Lösung „Virtuelles Bürgerbüro“. Durch die individuell auf Kommunen zugeschnittene Softwarelösung können Bürgerinnen und Bürger durch eine personalisierte 1:1-Videokonferenz einfach mit den Beschäftigten vor Ort in Kontakt treten und Behördengänge virtuell durchführen. Für die Besucherin oder den Besucher beginnt der Behördengang auf der Homepage des Amtes. Hier findet sich eine Übersicht aller konsultierbaren Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten. Die Nutzeroberfläche ist auf beiden Seiten so einfach gestaltet, dass wenige Mausklicks zum Ziel führen.

Einfache Bedienung

Über diese Oberfläche lässt sich das Virtuelle Bürgerbüro ganz einfach betreten.

ACP als Vorreiter

Das Virtuelle Bürgerbüro von ACP dient als Best Practice für die Digitalisierungsinitiative "Digitales Bayern 5.0".

Blick in die Praxis

Der bayerische Staatsminister der Finanzen und für Heimat Albert Füracker informiert sich persönlich über das Angebot von ACP für die öffentliche Verwaltung.

Einer der ersten Kunden des „Virtuellen Bürgerbüros“ war das Landratsamt Regensburg. Unter Landrätin Tanja Schweiger eingeführt, war die Lösung ursprünglich als bürgernahe Alternative während der Corona-Pandemie gedacht. Da die digitale Bürgersprechstunde allerdings niederschwellig und einfach zu bedienen ist, sowie den Austausch von Dokumenten in Echtzeit ermöglicht, überzeugt sie noch heute – vor allem durch den persönlichen Kontakt, egal wo sich Kunde und Dienstleister befinden.

Fazit: Funktionierende Lösungen adaptieren klappt auch in der digitalen Verwaltung

Die Lösung ist für den Bürger komplett kostenfrei und lässt sich vom Smartphone bis zum PC über jedes Endgerät abrufen. Sie trifft den Zeitgeist und hilft, Bürokratie abzubauen und Bürgernähe zu Bayerns Kommunen aufzubauen. Da sie alle Anforderungen der DSGVO sowie die höchsten Sicherheitsvorschriften erfüllt, ist sie auch in der öffentlichen Verwaltung einfach zu integrieren und zu betreiben – und damit ein Positivbeispiel der Digitalisierungsbemühungen der Länder und damit auch des OZG.

Erfahren Sie mehr zu unserer Lösung Virtuelles Bürgerbüro!