Geschäftsreise oder Videokonferenz - Welches Modell bestimmt den Modern Workplace?

Noch vor wenigen Jahren ging man davon aus, dass Webkonferenzen den Arbeitsalltag der Zukunft nachhaltig bestimmen werden. Optimistische Aussagen wurden getroffen, wie beispielsweise 2014 vom WWF in Deutschland, dass Geschäftsreisen zunehmend durch Videokonferenzen ersetzt werden würden. Digitalisierung trage maßgeblich zum Klimawandel bei und könne laut Studien die CO2-Produktion um bis zu 20 % reduzieren, so die Aussagen auf bitkom.org im Jahr 2015. Hierbei bezog man sich auf einen 2008 erschienen Bericht der Global Enabling Sustainability Initiative, der zu dem Ergebnis kam, dass der Verzicht auf Geschäftsreisen zugunsten von Tele- und Videokommunikation 80 Mio. Tonnen CO2 einsparen könne.

Mit den Berechnungen lag man damals wahrscheinlich nicht falsch. Die Realität war nur eine andere als vorausgesehen. Denn die Zahl der Geschäftsreisen stieg bis Anfang 2020 deutlich an. So wurden 2018 laut Geschäftsreiseanalyse vom Verband Deutsches Reisemanagement e.V. 12 Millionen Geschäftsreisen unternommen. Das waren im Gegensatz zum Vorjahr immerhin 7,1 % mehr Besprechungen von Angesicht zu Angesicht, für die sich eine Partei ins Flugzeug, Auto oder den Zug setzen musste. Interessant ist nun natürlich die Frage, was die Zukunft bringt. Die Covid-19-Pandemie hat vielen Arbeitenden vor Augen geführt, dass Webkonferenzen viel mehr können als gedacht, und dass sich der weltweite Lockdown drastisch auf die Klimabedingungen auszuwirken scheint. Im Folgenden widmen wir uns hypothetisch der Frage, warum und wie sich der moderne Arbeitsplatz in Bezug auf Business Reisen oder Webkonferenzen in Zukunft ändern kann.

Inhalt

Warum waren Onsite-Meetings bis dato so beliebt?
Welche "neuen" Vorteile erkennen Unternehmen und Mitarbeiter in Videokonferenzen?
Lohnt sich ein Umdenken nach Corona? Woran Unternehmen denken sollten!
Fazit: Videokonferenzen und Geschäftsreisen werden sich besser ineinander fügen

Warum waren Onsite-Meetings bis dato so beliebt?

• Flüge wurden über die Jahre immer günstiger
  Während ein Flug nach Bangkok im Jahr 1989 noch um die 630 Euro kostete, belief sich der Preis 2009 nur noch auf durchschnittlich 465 Euro, so eine Statista-Studie. Hinzu kommen exklusive Angebote für Geschäftsreisende, wie das Firmenbonusprogramm PartnerPlusBenefit der Austrian Airlines, bei dem Business Kunden attraktive Punkte sammeln. Branchenweite Geschäftsreisen wurden somit aus ökonomischer Sicht immer akzeptabler, Videokonferenzen erschienen hingegen nicht unbedingt notwendig.

• Wachsende Digitalisierung macht Remote Work unkomplizierter
  Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird immer einfacher und beliebter. So ermöglicht beispielsweise die intelligente Business Cloud Lösung Microsoft 365 einen produktiven und sicheren Arbeitsalltag, einfachere Geschäftsprozesse und nahtlose Kommunikation von überall. Während aber die digitale Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und Kollegen immer beliebter zu werden schien, stagnierte die Entwicklung des virtuellen Kontakts mit Kunden oder Geschäftspartnern deutlich und man begab sich lieber auf Reisen, um Face-to-Face Meetings abzuhalten.

• Persönlicher Kontakt verspricht eine bessere Beziehungsgrundlage
  Verbale und nonverbale Faktoren können sich auf Gespräche ebenso essentiell auswirken wie die physische Präsenz. Besonders bei der Kundenpflege und für wichtige Geschäftsabschlüsse spielt Vertrauen eine wichtige Rolle. Dieses hängt neben weiteren Faktoren stark vom persönlichen Kontakt mit dem Geschäftspartner ab, so die Studie Vertrauen zahlt sich aus von Ernst & Young aus dem Jahr 2008. Eine Videokonferenz erschwert diese vertrauensbildende Basis, da Eindrücke vom Gegenüber über digitale Kanäle schwerer zu verifizieren bzw. falsifizieren sind.

• Persönliche Reisen lassen sich optimal verbinden
  Wer hat nicht selbst schon Geschäftsreisen genutzt, um den privaten Städtetrip anzuhängen? Die Abreise lässt sich bequem um einige Tage verschieben und die Kosten für die Privatreise werden aus eigener Tasche bezahlt, sodass auch für den Dienstherrn keine Nachteile entstehen. Hinzu kommt, dass wohl spontane Reisen nachweislich glücklich machen.
  
  
• Erlebtes lässt sich während der Reisezeit gut verarbeiten
  In der U-Bahn oder dem Auto auf der Rückfahrt von einem Termin mit Kunden oder Partnern lassen sich die Geschehnisse gut verarbeiten. Auch sind dies Momente, in denen die Erreichbarkeit eingeschränkt oder auch gänzlich unterbrochen wird. Ein Moment der Ruhe also, in dem man wenig gefordert oder abgelenkt wird. So stimmten 2019 über 50% der von Statista befragten österreichischen Mitarbeitern zu, dass die permanente digitale Erreichbarkeit zu höherer Arbeitsbelastung und zunehmendem Stress führen wird.

Welche "neuen" Vorteile erkennen Unternehmen und Mitarbeiter in Videokonferenzen?

• Auch wichtige Entscheidungen lassen sich online treffen
  Worüber viele Nutzer von Videokonferenz Lösungen überrascht sind, ist die Tatsache, dass digitale Kommunikation mehr Potential zu haben scheint als bisher angenommen. Entscheidungen lassen sich zum Teil schneller treffen, da Gesprächsteilnehmer ohnehin vor dem Bildschirm sitzen und nicht erst in einem Meetingraum vereint werden müssen. Außerdem wurden in den letzten Wochen auch wichtige Entscheidungen in Webkonferenzen getroffen, für die vorher die physische Präsenz aller Beteiligten erwünscht war. Um aus dieser "neuen" Praxis Rückschlüsse ziehen zu können, wird unter anderem die Niederösterreichische Landesregierung die Erfahrungen mit Videokonferenzen und Homeoffice der Wirtschaftstreibenden genau untersuchen.
  
  
• Digitale Kommunikation birgt neue Chancen
  Wer digitale Werkzeuge effizient einzusetzen vermag, optimiert damit seinen Arbeitsalltag essentiell. Dabei kommt es auf das richtige Tool sowie dessen Beherrschung, aber auch auf die daran angepassten Unternehmensstrukturen an. MS Teams beispielsweise ist nicht nur eine hervorragende Kommunikationssoftware, sondern eine cloudbasierte Plattform, auf der die gesamte Zusammenarbeit gebündelt auf einer Plattform stattfinden kann. Prozesse werden schneller, Remote Work ist von überall aus und sogar offline möglich, Projektarbeit wird produktiver und der Arbeitsalltag des Mitarbeiters effizienter. Gleichzeitig ist hierfür aber ein genereller Change in den Unternehmensstrukturen notwendig, um diesen innovativen Allrounder erfolgreich einzusetzen.

Lesen Sie weiter: Warum MS Teams mehr ist als eine Videokonferenz Lösung

• Fast jeder Mitarbeiter ist nun mit digitaler Kommunikation vertraut
  Noch vor wenigen Wochen waren Webkonferenzen zwar bekannt und wurden gerne eingesetzt, doch längst nicht fester Bestandteil des unternehmensweiten Geschäftsalltags. Dank der corona-bedingten Maßnahmen dürfte sich das geändert haben. Gaben beispielsweise zuvor noch 66,7 % der Befragten in einer bzp-Umfrage zur Benutzung und Bewertung von Videokonferenzen an, dass diese gar nicht bzw. eher nicht von Kunden akzeptiert würden, dürfte diese Akzeptanz bei vielen Wissensarbeitern nun höher sein. Zum einen kennen sie sich mit der Technik besser aus, zum anderen haben sie auch gute Erfahrungen mit Webkonferenzen gemacht und konnten bestimmt das eine oder andere Vorurteil aus dem Weg räumen.

• Zeit und Kosten für Geschäftsreisen werden gespart
  Fehlende Fahrtkosten, ausbleibende Hotelrechnungen, weniger Überstunden durch lange Besprechungen beim gemeinsamen Abendessen und keine zusätzlichen Spesen-Abrechnungen. Nutzt der Mitarbeiter Webkonferenzen, so lässt sich in 1-2 Stunden vielleicht dasselbe erreichen wie während einer zweitägigen Geschäftsreise. Die Kostenrechnung ist allerdings, wie man heutzutage besser weiß als früher, nicht ganz so einfach. Denn hochwertige Hardware, deutlich höherer Strom- und Datenverbrauch, die Verwendung von kostenpflichtigen, aber dafür sicheren Business Tools müssen natürlich bedacht werden. Trotzdem ist davon auszugehen, dass die durchschnittliche Zeit- und Kosteneffizienz von Videokonferenzen höher ist als von Geschäftsreisen.

• Die digitale Zusammenarbeit wird zunehmend gefördert
  Der Schritt in Richtung hoher Digitalisierungsgrad im Unternehmen wurde von vielen bis dato noch gescheut. Auch moderne Bürokonzepte wie Home Office, Desk Sharing etc. waren in Österreich noch wenig auf dem Vormarsch. Nun aber haben diese zukunftsweisenden Entwicklungen einen unerwartet reichen Nährboden, um zu wachsen und sich zu entwickeln. Zahlreiche Arbeitgeber konnten sich davon überzeugen, dass Remote Work sicher und produktiv sein kann. Mitarbeiter jeden Alters und in unterschiedlichsten Branchen haben sich in kürzester Zeit mit den heutigen digitalen Lösungen vertraut gemacht. Wie ArbeitspsychologInnen an der Uni Wien im Mai 2020 in einer Umfrage unter Mitarbeitern in Corona-Telearbeit herausfanden, ist Home Office produktiver, motivierender und optimal für konzentrierte sowie kreative Aufgaben. Videokonferenzen als wichtiger Bestandteil der digitalen Zusammenarbeit haben hier mit Sicherheit ebenfalls eine entscheidende Rolle gespielt.

Lohnt sich ein Umdenken nach Corona? Woran Unternehmen denken sollten!

Der auferlegte Zwang, Videokonferenzen für die tägliche Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Partnern zu nutzen, wird nach den Covid-19-Maßnahmen wahrscheinlich nicht mehr gegeben sein. Unternehmen können dann selbst entscheiden, wie sie mit den Erfahrungen und Learnings aus dieser Ausnahmesituation umgehen. Ob Sie zurück in den gewohnten Arbeitsalltag mit zahlreichen Außenterminen zurückkehren oder Webkonferenzen einen deutlich größeren Platz dafür einräumen. Bei dieser Entscheidung sollten einige grundlegende Dinge mitbedacht werden:

1. Persönliche Remote-Erfahrung aller Mitarbeiter
   Schlechte Internetverbindungen, unproduktive Meetings mit unangenehmen Hintergrundgeräuschen oder fehlende Akzeptanz für kommunikative Regeln bei der Onlinearbeit führten auch zu negativen Erfahrungen mit Videokonferenzen. Wenn die Covid-19-Gesundheitskrise (hoffentlich bald) überstanden ist, wird es wichtig sein, geplante Änderungen im Unternehmen mit der Belegschaft zu besprechen. Umfragen zur Homeoffice-Erfahrung und den daraus resultierenden Wünschen werden zeigen, mit welcher Lösung die Mitarbeiter in Zukunft zufrieden sein werden und was sich mit den Unternehmenszielen vereinbaren lässt.
   
   
2. Herausforderungen der digitalen Zusammenarbeit
   Obwohl sich die österreichischen Arbeitnehmer mit dem Tag des Shutdowns beeindruckend schnell in den unerwarteten digitalen Businessalltag einfanden - und das teilweise trotz herumspringender Kinder, Existenzängsten oder erkrankten Familienangehörigen - sind die Hürden der digitalen Kollaboration vielerorts noch nicht genommen. Die Umstellung auf virtuelle Zusammenarbeit muss nach Corona in die Bürostrukturen vor Ort mitgenommen und neu ausgerichtet werden. Wurden bis dato vielleicht noch Übergangslösungen wie Zoom genutzt, werden Unternehmen langfristig nicht auf unsichere Messenger und Videokonferenz Tools setzen können. Diese und andere Herausforderungen lassen sich mit Hilfe erfahrener Partner allerdings erfolgreich lösen.
   
   
3. Ehrliche Bewertung der Kosten und Nachhaltigkeit
   "Digitalisierung ist nicht grundsätzlich gut oder böse." So Romana Rauter (Institut für Systemwissenschaften, Innovations- und Nachhaltigkeitsforschung der Uni Graz) in einem Interview mit dem Rohstoffmagazin. Der öffentliche Diskurs der letzten 1-2 Jahre hat gezeigt, dass Webkonferenzen, Cloudcomputing oder Streaming-Dienste in Sachen Strom- und Materialverbrauch auch durchaus kritisch zu betrachten sind. Für eine ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit als langfristiges Unternehmensziel werden Videokonferenzen von nun an dennoch eine essentielle Rolle spielen. Wichtig wird dabei sein, die Kosten sowie Ausmaße des jeweiligen CO2-Fußabdrucks transparent zu machen und unter Einbezug aller unternehmensrelevanten Aspekte zu betrachten.
   
   
4. Wahl des passenden Business Collaboration Tools
   Videokonferenz Lösungen für Consumer passen nicht immer zu den Anforderungen von Unternehmen. Denn hierbei gilt es höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten, Teamarbeit zu optimieren statt zu behindern und produktives Arbeiten an jedem Standort zu fördern. Eine bewährte Anwendung für digitale Zusammenarbeit, die sicher und datenschutzkonform ist, stellt beispielsweise MS Teams dar. Egal, welches Webkonferenz Tool genutzt wird, die Sicherheit der Unternehmensdaten, effiziente Zusammenarbeit und nahtlose Kommunikation sollten dabei bestmöglich garantiert sein.
   
   
5. Schulung und Bewusstsein der MitarbeiterInnen für Videokonferenzen
   Während sich persönliche Treffen besonders gut für kreative Diskurse anbieten, liegt das Potenzial von virtuellen Meetings in strukturierten Thematiken. Ob die Geschäftsreise oder Videokonferenz die bessere Wahl ist, sollten die Mitarbeiter im besten Fall selbst einschätzen können. Durch Schulungen und einen vertieften Umgang mit den digitalen Möglichkeiten entwickelt sich ein solches Urteilsvermögen. Webinare oder Praxisguides für die erfolgreiche Verwendung von Tools wie MS Teams stehen auch auf der ACP Webseite kostenlos zur Verfügung.

Fazit: Videokonferenzen und Geschäftsreisen werden sich besser ineinander fügen

Dass sich die Geschäftswelt nach Corona verändert haben wird, ist uns allen bewusst. In einem nächsten Schritt gilt es Bilanz zu ziehen und veraltete Sichtweisen sowie Strukturen zu überdenken und evtl. anzupassen. Der Umgang mit Geschäftsreisen versus Videokonferenzen wird dabei mit Sicherheit ein spannendes Thema, das jedes Unternehmen individuell behandeln wird. Für den fortwährenden Einsatz von virtuellen Meetings sprechen die deutlich niedrigeren Kosten, der CO2-Footprint, die Mitarbeiterzufriedenheit und die attraktiven Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit. Meetings, die eine Anreise per Flugzeug, Bahn oder Auto erfordern, haben ihre Berechtigung dort, wo die physische Anwesenheit sich positiv auf die Vertrauensbildung oder kreativen Ergebnisse auswirkt. Auch bei der ACP machen wir uns viele Gedanken darüber, wie der Arbeitsplatz der Zukunft unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aussehen wird. Innovative Ideen und bewährte Strukturen in Einklang zu bringen ist die Herausforderung nach Covid-19. Hier profitieren wir wie immer von dem wertvollen Austausch mit allen KollegInnen, aber auch mit Kunden und Partnern.