Choose your own Device am Modern Workplace

Damit auch in Zukunft viele Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber sein können, ist Innovation gefragt. Neben einer Vielzahl von digitalen Lösungen wird das moderne Arbeiten auch über neue Strategien verfügen. Ein Weg könnte hierfür sein, die MitarbeiterInnen Ihre Arbeitsgeräte einfach selbst auswählen zu lassen - “Choose your own Device” (CYOD). Einer Jamf-Studie zur Folge halten schon jetzt 80 Prozent aller Befragten eine freie Programmauswahl für sehr wichtig. Für die freie Gerätewahl können sich bereits 72 Prozent der MitarbeiterInnen begeistern. Doch welche Vorteile bietet es und welche Herausforderungen müssen dafür überwunden werden?  Diese und weitere Fragen rund um die CYOD-Strategie beantwortet der folgende Artikel.

INHALT

Was ist CYOD?
Was ist der Unterschied zwischen CYOD & BYOD?
Welche Vorteile gibt es?
Welche Herausforderungen bringt CYOD mit sich?
Wie muss bei der Umsetzung beachtet werden?
Fazit

Was bedeutet CYOD im Detail?

Unter CYOD wird verstanden, dass Arbeitsgeräte von der bzw. dem Angestellten selbst ausgesucht, aber vom Arbeitgeber finanziert werden. Sie dürfen sowohl für die Arbeit als auch für den privaten Gebrauch eingesetzt werden. Damit dabei das Budget nicht gesprengt und die benötigten, technischen Spezifikationen erfüllt werden, kann das Unternehmen beispielsweise eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten bereitstellen.

Diese Freiheit wirkt sich positiv auf die Motivation und die Produktivität der MitarbeiterInnen aus. Schließlich übernimmt der Arbeitnehmer mit seiner Wahl eine gewisse Verantwortung und kann seinen Wünschen entsprechend optimal arbeiten. Eine IDC-Studie hat ergeben, dass CYOD bereits 2015 das alternative Modell BYOD überholt zu haben scheint.

Worin unterscheiden sich CYOD und BYOD?

BYOD steht für Bring your own Device und hat mit CYOD gemeinsam, dass ein bestimmtes Wunschgerät für die Arbeit verwendet werden kann. Während beim CYOD das Unternehmen das gewählte Gerät genehmigen muss, erfolgt eine solche Abnahme beim BYOD nicht. Das private Notebook oder Smartphone wird also zum Arbeitsplatz mitgebracht und dort ebenfalls verwendet. Die Modelle unterscheiden sich  darin, dass:

• beim CYOD-Modell die technischen Geräte in Firmenbesitz bleiben und von MitarbeiterInnen zum Arbeiten und auch privat genutzt werden dürfen. Die Sicherheitsstandards sind hoch, da das Gerät in Unternehmensbesitz ist und daher entsprechend konfiguriert sowie abgesichert werden kann. Bei Herstellern, wie Apple oder Microsoft, steht die zertifizierte Kette - vom Hersteller über den Händler bis hin zum Kunden - im Vordergrund. Dies stellt einerseits sicher, dass die Hardware garantiert vom Hersteller kommt und andererseits, dass das Gerät trotzdem direkt zum Benutzer geliefert werden kann. In jedem Fall wird das Business Device in einem Endpoint Management System registriert, sobald der Benutzer den Setup Prozess startet. Somit ist eine optimale Sicherheit des CYOD-Gerätes gewährleistet.
  
  
• beim BYOD-Modell der private Laptop und das private Smartphone zur Arbeit mitgebracht wird und somit Privatbesitz ist. Einige Sicherheitsstandards können zwar vom Arbeitgeber vorgegeben werden, da aber das Gerät nicht in Unternehmensbesitz ist, kann das Gerät nicht von vornherein einem Endpoint Managemant System zugewiesen und in derselben Tiefe konfiguriert werden wie ein CYOD Gerät. Die Sicherheitsstandards des BYOD-Gerätes sind also vergleichbar niedrig.

Bevor sich ein Unternehmen für eine der beiden Strategien entscheidet, sollten folgende Aspekte bedacht werden.

1. Das Budget:
   Wenn nur ein kleines IT-Budget zur Verfügung steht, so kann die BYOD-Strategie eine gute Wahl sein. Es ist aber zu bedenken, dass, wenn hohe Sicherheitsanforderungen gewährleistet sein müssen, eher zum CYOD-Modell gegriffen werden sollte. Denn nur dort hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, gewisse Sicherheitsstandards bei der Gerätewahl zu berücksichtigen. Diese Entscheidungsgewalt besteht beim BYOD nicht, da es sich dabei um eine private Anschaffung handelt.
   
   
2. Die Sicherheit:
   Das CYOD-Modell ist zudem sicherer und einfacher als das BYOD-Modell. Die Firmen-IT ist unkomplizierter und es besteht eine bessere Kontrolle, wenn die Business-Geräte vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Der Zugriff auf bestimmte Programme, Funktionen und Daten lässt sich einschränken. Zudem befinden sich weniger Geräte im Firmennetzwerk, wodurch ein besserer Überblick und somit ein zügiger Support gewährleistet ist. Das Gerät kann vom Unternehmen also besser vor Malware und Hacker-Angriffen geschützt werden.

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Die 4 wichtigsten Vorteile von CYOD

Die Produktvielfalt in allen Branchen vergrößert sich rasant. KonsumentInnen können heute aus vielen verschiedenen Autos, Smartphones und Co. den passenden Artikel auswählen. Diese Freiheit findet sich derzeit vor allem im privaten Gebrauch, aber längst nicht flächendeckend am Arbeitsplatz. Dabei könnten innovative Unternehmen mit einer solchen Wahlmöglichkeit für jede Menge positive Impulse sorgen.

1. Mit Hilfe von CYOD mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz erreichen

Glückliche MitarbeiterInnen arbeiten nachweislich produktiver. ArbeitnehmerInnen, welche ihr Arbeitsgerät individuell aus einem Katalog angemessener Business Geräte auswählen können, fühlen sich wertgeschätzter, da sie selbst Entscheidungen treffen dürfen. Diese Wahlfreiheit lässt sie nicht nur produktiver, sondern auch kreativer arbeiten. Zudem können neue Talente dadurch leichter für das Unternehmen begeistert werden. Dies trifft laut der genannten Jamf-Studie auf 72 Prozent der Belegschaft zu.

2. Als attraktiver Arbeitgeber neue Talente für die Zukunft gewinnen

Der stetige Zuwachs an Fachpersonal ist sehr wichtig. Nur so kann die Wettbewerbsfähigkeit im Heute und auch in Zukunft abgesichert werden. CYOD ermöglicht es Unternehmen, sich als moderner und attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dies hat auch eine weltweite Studie der ManpowerGroup Solution ergeben.

3. Erweiterter Service und Support für die technische Ausstattung

Ein Unternehmen, welches in eine umfangreiche, technische Ausstattung investiert, ist in vielen Fällen auch an weiteren Managed Services interessiert, die die hauseigene IT-Abteilung entlasten. So sorgt beispielsweise ein umfassendes Mobile Device Management dafür, dass iPhones und Smartphones anderer Hersteller in der Firmenstruktur optimal integriert und verwaltet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine homogene oder inhomogene mobile Landschaft handelt.

4. Mehr Wachstum und höhere Profite für das Unternehmen

Die Punkte Wachstum und Profit sind bei keinem Unternehmen nebensächlich. Da die CYOD-Strategie für zufriedene, produktive und motivierte MitarbeiterInnen sorgt, ist dies auch in finanzieller Sicht bemerkbar. Dank steigernder Produktivität des Teams, lassen sich Unternehmensziele schneller erreichen und Betriebskosten senken.

Welche Herausforderungen bzw. Risiken hat die CYOD-Strategie?

Wo es Vorteile gibt, lauern auch Risiken und Nachteile. Für einen Modern Workplace mit "Choose your own Device" müssen sich Unternehmen unter anderem folgenden Herausforderungen stellen.

• Ohne eine gute Planung besteht ein akutes Sicherheitsrisiko
  Die Geräte im Unternehmensnetzwerk müssen selbstverständlich sicher vor Malware und Hacker-Angriffen sein. Im Zuge eines Verlusts oder eines Diebstahls muss die Sicherheit aber ebenso gewährleistet sein. Eine Mobile Device Management Lösung ist daher ratsam, um Daten gegebenenfalls per Fernwartung löschen zu können. Für die Datenintegrität bei der Kommunikation muss ebenso eine End-to-End-Security Lösung gefunden werden. Neben Verschlüsselungstechniken muss diese auch über Authentifizierungs-Standards verfügen.
  
  

• Die Auswahlmöglichkeit ist evtl. zu groß
  Nicht nur das Thema Sicherheit spielt beim CYOD eine Rolle, sondern auch die Kompatibilität. Zum einen auf Basis des Betriebssystems und zum anderen müssen die verwendeten Applikationen auf allen Geräten reibungslos funktionieren. Ist dies nicht gegeben, werden schnell große Abstriche in puncto Produktivität und Zufriedenheit in Kauf genommen. Zudem könnten durch eine inhomogene Landschaft bestimmte Arbeitsprozesse nur noch schwer erledigt werden, wenn die IT-Abteilung nicht darauf ausgelegt ist.

  
  
  
  

• Datenschutz, Lizenzrechte und weitere rechtliche Implikationen sind nicht zu unterschätzen
  Das Unternehmensnetzwerk muss sicher, kompatibel und rechtssicher sein. Die CYOD und BYOD-Modelle müssen unterschiedlich bedacht werden. Bestimmte Programme und Betriebssysteme erfordern besondere Lizenzrechte und/oder steuerliche Implikationen. Das betrifft vor allen Dingen Geräte und Programme, die beruflich als auch privat genutzt werden. Zudem muss das Thema Datenschutz geklärt sein. Gerade durch die DSGVO-Richtlinien in Europa muss mit Kundendaten besonders sorgfältig umgegangen werden.

Wie lässt sich die CYOD-Strategie im Unternehmen umsetzen?

Für jede innovative Herausforderung gibt es in der Regel auch eine Lösung. Ganz allgemein lassen sich folgende Herangehensweisen festhalten, mit denen das "Choose your own Device"-Konzept erfolgreich umgesetzt werden kann.

• Sorgfältige Budgetplanung
  Die Integration von CYOD in einem innovativen Unternehmen erfordert jede Menge finanzielle Mittel. Damit die Kosten in einem vertretbaren Rahmen bleiben, sollte daher eine Liste mit Geräten erarbeitet werden. In Verbindung dazu sollten sich die Verantwortlichen die Art der Finanzierung überlegen. Neben einem Sofortkauf und dem Kauf auf Raten besteht die Möglichkeit der Miete. Technische Arbeitsgeräte, z.B. iPhones, lassen sich für eine monatliche Gebühr mieten und eventuell sogar nach ein paar Jahren günstig übernehmen. Auch ist es möglich, die Mobilgeräte zurückzugeben und auf ein aktuelles Modell zu wechseln.
  
  
• Angemessener Auswahlkatalog
  So vielversprechend die Wahlfreiheit der MitarbeiterInnen auch klingt, werden die positiven Konsequenzen daraus nur erzielt, wenn ArbeitgeberInnen einen angemessenen Katalog an Business Geräten zur Wahl stellen. Noch immer ist es nicht ungewöhnlich, dass zwar ein gewisses Budget vom Unternehmen bereitgestellt wird, das aber gleichzeitig zu gering für ein gut funktionierendes Arbeitsgerät ist. Der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin muss in diesem Fall entweder mehrere Jahre auf einem zu schlecht ausgestatteten Device arbeiten oder selbst das Budget aufstocken. Die erhoffte Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation wird damit verfehlt. Empfehlenswert ist stattdessen ein gut ausgestatteter Auswahlkatalog an qualitativen Business Geräten auf aktuellem technologischem Stand
  
  
  
  
• Kompatibilität in puncto Betriebssystemen und Anwendungen
  Im Zuge dessen sollte auch das Betriebssystem festgelegt werden. Manche Programme und Anwendungen sind nicht für alle gleichermaßen erhältlich. Die Kompatibilität muss gegeben sein, da ansonsten der Arbeitsfluss ins Stocken kommen könnte. Eine Business-Produktreihe, die sowohl individuell als auch qualitativ hochwertig ist, ist beispielsweise Microsoft Surface. Mit vielfältigen Business-Notebooks und stylischem Zubehör bieten Surface Family und Surface Accessories für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin eine passende Wahlmöglichkeit. Apple als alternative Business Plattform ist bei Unternehmen ebenfalls zunehmend beliebt. Die vollständige Synchronisierung aller Geräte, hochwertige MacBook's und die heutzutage sehr hohe Kompatibilität von Apple mit anderen Systemen sind überzeugende Argumente. Viele MitarbeiterInnen verwenden zudem privat bereits iPhones, iPads oder andere Apple Produkte und sind damit vertraut bzw. schätzen die kaum vergleichbare Nutzerfreundlichkeit.
  
  
• Erfüllung der DSGVO - Sichere Kommunikation und Datenintegrität
  Sensible Unternehmensinformationen und Kundendaten müssen auf allen Geräten sicher sein. Gleichzeitig handelt es sich bei Fotos, Kontaktdaten oder Mails um personenbezogene Daten, die den DSGVO-Richtlinien unterworfen sind. Beim Einsatz von Business Smartphones und Tablets geht es deshalb um die Frage nach dem passenden Betriebssystem, dem dahinter stehenden Anbieter sowie einer sinnvollen Security-Strategie, die die DSGVO voll im Blick hat.

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Fazit: Den Arbeitsplatz der Zukunft individuell und innovativ gestalten

Mit der Integration von CYOD wird ein Unternehmen attraktiver für Fachkräfte von heute und morgen. Zudem steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität und das Wohlbefinden, wenn Unternehmen eine angemessene Auswahl an Business Geräten zur Verfügung stellen. Eine schnelle Arbeitsweise, die Spaß macht und am Zahn der Zeit ist, wird gewünscht. Jedoch muss die Umsetzung gut organisiert und geplant sein, da es ansonsten zu großen technischen Problemen und empfindlichen, finanziellen Einbußen kommen kann.