Öffentliche Verwaltung: Mehr Effizienz durch RPA

Im Regierungsprogramm der österreichischen Bundesregierung ist im Kapitel “Digitalisierung und Innovation” (S. 219 ff.) an prominenter Stelle der Digital-Check neuer Gesetze festgelegt, der im Großen und Ganzen an bewährte Effizienz-Prinzipien aus der Privatwirtschaft anknüpft. Verwaltungsprozesse sollen möglichst digital unterstützt oder automatisiert werden. Ziel ist eine effiziente Gestaltung der Prozesse und damit verbunden eine raschere Abwicklung von Verfahren sowie ein sparsamer Umgang mit Zeit, Personal und damit schlussendlich Steuergeldern.

In diesem Zusammenhang sieht das Regierungsprogramm auch die Evaluierung von RPA-Potenzial (Robotic Process Automation) vor. Schauen wir uns also einmal an, wie Verwaltungsbehörden von RPA-Technologien profitieren können und wie sich diese ohne viel Aufwand und Kosten für konkrete Aufgaben testen, implementieren und flexibel erweitern lassen.

Inhalt

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Mit RPA gegen den Fachkräftemangel
Voraussetzungen für den Einsatz
Bedarfserhebung in den Fachabteilungen
Demo: Robotic Process Automation
Flexibilität in der Anwendung
Niedrige Kosten-Nutzen-Schwelle
Fazit
Wie kann ich mit RPA in meiner Behörde starten?

RPA - eine Definition

Bisher war "Automatisierung" nur dann möglich, wenn in den Systemen dafür eine entsprechende Schnittstelle vorgesehen war. Allerdings konnten hierüber auch lediglich etwa 80 Prozent der gewünschten Prozesse automatisiert werden. Vielfach kann man daher nur von einer Teilautomatisierung sprechen, wo manche Abläufe automatisch abgewickelt wurden, der Rest aber nach wie vor unter großem Aufwand manuell erledigt werden musste.

Robotic Process Automation ist hingegen eine Methode zur Automatisierung über das User-Interface. Alle von einem Menschen am Bildschirm ausgeführten, standardisierten Aufgaben, können damit im Prinzip auch vom sogenannten Robot übernommen werden. Und das erwiesenermaßen schneller, zuverlässiger und in der immer gleichen Qualität. Beim Robot gibt es keine Ermüdungserscheinungen, keine Verwechslungen oder Flüchtigkeitsfehler. Sein Einsatz hebt also auch ganz allgemein die Datenqualität.

Ausgleich von Fachkräftemangel

Typischerweise leiden wir ja alle unter Fachkräftemangel. Das war vor Covid 19 so, und auch danach bekommen wir nicht mehr Budget für zusätzliches Personal. Auch öffentliche Auftraggeber sehen sich mit dem akuten Fachkräftemängel konfrontiert. Dies gilt insbesondere im Verwaltungsbereich. Die Budgetmittel werden anderwärtig eingesetzt und immer weniger Verwaltungspersonal muss immer größere Aufgabengebiete abdecken. Das ist in der öffentlichen Verwaltung nicht anderes als in der Privatwirtschaft.

Durch den Einsatz von Robotic Process Automation lassen sich schnellere Durchlaufzeiten und damit ein besserer Kunden- bzw. Bürgerservice gewährleisten, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von eintönigen Arbeiten und Standardprozessen freigespielt werden.

Ein klassischer RPA-Einsatzbereich im Personalbereich ist beispielsweise die Abwicklung von Ein- und Austrittsprozessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sie in jeder Personalabteilung an der Tagesordnung stehen. Hier gibt es eine Vielzahl standardisierter Prozesse, die meist manuell durchgeführt werden.

Ein konkretes Beispiel, das wir in der Praxis im öffentlichen Umfeld erlebt haben: Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters werden zuerst alle Daten manuell ins SAP HR eingegeben. Läuft die Lohnverrechnung aber über einen externen Dienstleister, muss wieder alles aus dem SAP in ein Standard-Excel-Template übernommen und an diesen Dienstleister übermittelt werden. Das sind für den Sachbearbeiter aufwändige und sich ständig wiederholende Prozesse, die ohne Probleme der Robot übernehmen kann.

Wie auch in diesem Blog Artikel beschrieben, lässt sich Robotic Process Automation übrigens auch mit Künstlicher Intelligenz (KI) wie "Machine Learning" verbinden und so die Effizienz noch weiter steigern. Bestimmte Arbeitsaufträge erhält der Robot dann nicht mehr vom Sachbearbeiter, sondern direkt über die KI. Der Robot lernt über das Machine Learning Modell wie mit dem konkreten Sachverhalt umgegangen werden soll. Mit unserem Partner DeepSearch können wir so zum Beispiel Kundenservice-Center unterstützen. DeepSearch analysiert inhaltlich das Anliegen des Antragstellers, erkennt den Zusammenhang und löst via RPA den entsprechenden Prozess aus.

Was für den Einsatz von RPA notwendig ist

Für den Einsatz eines Robots spricht zudem seine einfache Integrierbarkeit in bestehende Systeme. Er kann im Prinzip für jede gängige Software konfiguriert werden, mit der auch Verwaltungsmitarbeiter arbeiten. Die ersten Ergebnisse, und damit der Nutzen, werden bereits innerhalb eines Monats sichtbar. In den meisten Fällen wird der Robot dann als eine Art persönlicher Assistent auf dem Notebook oder PC eingesetzt, der eine Fachkraft bei der Arbeit unterstützt. Die Fachkraft übernimmt die Definition des jeweiligen Prozesses und der digitale Helfer erledigt die gestellte Aufgabe dann in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit.

Wichtig ist hier vor allem, diejenigen Prozesse auszuwählen, in denen der Einsatz eines Robots den meisten Mehrwert für MitarbeiterInnen und Unternehmen mit sich bringt. In der Praxis sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt. Vielen geht es beim Einsatz von Robotic Process Automation auch rein darum, Auslastungsspitzen abzudecken. So soll es beispielsweise schon vorgekommen sein, dass das Einrichten einer Baustelle inkl. einem neuen Radar die Verwaltungsbehörden an die Grenzen der rechtzeitigen Ausstellung der Anzeigen bringt. Hier kann ein Roboter helfen diese auszustellen und den Behörden die Einnahmen sichern.

Mit Fachabteilungen den Bedarf abklären

Grade in den letzten Wochen waren viele österreichische Behörden mit einer großen Anzahl von Anträgen konfrontiert. Die Sinnhaftigkeit von Robotic Process Automation kann grundsätzlich niemand besser beurteilen als die Fachabteilungen selbst. Tauscht man sich mit dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus, wird man rasch feststellen, dass es so gut wie überall passende Einsatzmöglichkeiten gibt.

Ob in der öffentlichen Verwaltung, Buchhaltung, Personalbereich, Rechtsabteilung oder Beschaffung – nach manuellen Prozessen, die stets auf die gleiche Weise mit denselben Handgriffen durchgeführt werden, muss man nicht mit der Lupe suchen. Notwendig ist allenfalls eine Prüfung des konkreten Einsatzbereiches, ob sich die Anschaffung eines Robots tatsächlich lohnt. Kostenlose Testversionen führender RPA Hersteller geben dazu wertvolle Hinweise.

Diese bieten die Möglichkeit, sich unter realen Bedingungen und direkt anhand individueller Anforderungen der Fachabteilungen ein Bild von der Leistungsfähigkeit und vom Entlastungspotenzial des Robots zu machen. Man kann sich dann ganz einfach einen konkreten Musterprozess herausgreifen und anhand dessen einen direkten Vergleich zwischen RPA und manueller Ausführung anstellen.

Beispielsweise verfügt unser RPA Technologie-Partner UiPath über Werkzeuge, die von MitarbeiterInnen der öffentlichen Verwaltung durchgeführte Prozesse aufzeichnen und anhand der Wiederholungsfrequenz und interner Stundensätze ermitteln, in welchen Bereichen das größte Potenzial für den Einsatz eines Robots liegt. Das Ergebnis spricht dann für sich.

Von dieser Basis ausgehend lässt sich relativ einfach eruieren, wie und in welcher Reihenfolge weitere Prozesse automatisiert werden können. Hierfür braucht es dann allerdings jemanden, der diese Prozess Analyse auch verantwortet.

Externe Dienstleister und RPA-ExpertInnen können dabei zwar ihr Know-how bereitstellen und für eine reibungslose Implementierung sorgen, die Überzeugungsarbeit für die Notwendigkeit einer Prozessoptimierung muss allerdings direkt aus dem Unternehmen oder der öffentlichen Auftraggeber selbst kommen und auf Executive-Level koordiniert und vorangetrieben werden.

Demo: Robotic Process Automation

Im hier eingebundenen Video sehen Sie anhand der Standard Demo unseres Technologiepartners UiPath, wie der Robot definierte Prozesse in SAP automatisiert abarbeitet.

Flexible Anwendungsmöglichkeiten 

Eine häufig gestellte Frage zum Einsatz von Robotic Process Automation bezieht sich auf den damit verbundenen Betreuungsaufwand. Hierzu lässt sich festhalten, dass keine Softwareentwickler-Kenntnisse notwendig sind, um den Prozess erstmalig zu implementieren oder später für neue Anforderungen zu adaptieren. Mit einem guten Maß an Prozessverständnis und Scripting-Know-how lässt sich das in der Regel ohne Probleme umsetzen.

Werden Arbeitsabläufe einmal geändert, so muss natürlich ein damit verbundener RPA-Prozess entsprechend adaptiert werden. Das ist natürlich auch der Fall, wenn man zur Abwicklung eines gleichbleibenden Prozesses eine andere Applikation verwendet. Für den Robot spielt das alles keine Rolle. Man muss ihm lediglich mitteilen, dass Daten nun zusätzlich in den ELAK und auch in andere Applikationen beispielsweise SAP übertragen werden sollen. Die auszufüllenden Felder bleiben ja, wenn wir etwa beim vorher erwähnten Beispiel der Lohnverrechnung bleiben, exakt dieselben.

Attraktive Relation von Kosten und Nutzen

Ein weiterer Vorteil beim Einsatz eines Robots besteht auch darin, dass sich zumindest ein punktueller Einsatz fast immer rechnet. Der Einstieg ist schon um unter 5.000 Euro machbar. Ob sich die Anschaffung lohnt, erkennen Interessenten im Normalfall also schon im Zuge eines ersten Demo-Durchlaufs, wenn sie Prozessdurchlaufzeiten und andere Parameter dem bisherigen Status Quo gegenüberstellen und die Stundensätze bzw. Effizienzwerte entsprechend hochrechnen. In der Regel rechnet sich ein Robot, wenn er einen Benutzer zwei Stunden im Monat entlastet.

Besonders wertvoll ist der Mehrwert, den man über schnellere Verfahren mitbekommt. Wir Bürger freuen uns über eine schnelle Verwaltung. Die Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung werden freigespielt und stehen uns Bürgern wiederum mit mehr Zeit für Services zur Verfügung.

Fazit

Robotic Process Automation ist die perfekte Möglichkeit, erste Schritte in Richtung Automatisierung und somit Digitalisierung zu gehen. Die Wahrscheinlichkeit einer deutlichen Effizienzsteigerung schon kurz nach der Implementierung ist hoch, der finanzielle Aufwand hingegen überschaubar - dank ausgereifter Testversionen und bis auf einzelne Prozesse und Arbeitsplätze skalierbarer Lizenzkosten.

Sie möchten RPA konkret für Ihr Einsatzszenario in Ihrer Behörde / Dienststelle testen?

Ganz einfach: über die IÖB-Servicestelle bei der Bundesbeschaffung GmbH können Sie neben den Lizenzen auch einfach einen Proof of Concept (POC) Workshop beziehen. In diesem überprüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Automatisierbarkeit Ihres Prozesses und setzen diesen auch so um, damit Sie sehen können, dass der Roboter auch in Ihrer Umgebung von Nutzen ist.

Für Fragen zu möglichen Anwendungsszenarien in Ihrer Behörde / Dienststelle haben oder professionelle Unterstützung bei der Entwicklung einer nachhaltigen RPA-Strategie benötigen, helfen Ihnen unsere Expertinnen und Experten gerne weiter.

Kontaktieren Sie uns unter www.acp.at/automationfirst und Sie erhalten in einem kostenlosen Process Discovery Workshop eine Einschätzung über die Automatisierbarkeit Ihrer Prozesse.