Heutzutage haben fast alle Unternehmen ein Intranet-Portal. Die Frage ist aber, bringt dieses einen Mehrwert? Nutzen die Mitarbeiter das Intranet? Erleichtert es die tägliche Arbeit? Sind die wichtigsten Inhalte vorhanden und falls ja, wie leicht sind sie zu finden? Kann das Intranet von überall und mit jedem Endgerät genutzt werden? Ist das Intranet ein effektives Kommunikationstool im Unternehmen? Die Antworten auf die oben gestellten Fragen sind in vielen Fällen leider nicht zufriedenstellend.
Bei vielen Intranet Seiten handelt es sich um notdürftige Lösungen der IT, die nebenbei mitlaufen. Ein oder mehrere Administratoren laden Inhalte, die oft nicht einfach zu finden sind und das Intranet wird kaum von den Mitarbeitern genutzt. Auf Design und User-freundlichkeit wird in der Regel wenig Fokus gelegt.
Social Intranet - Mögliche Antwort
Dabei könnten viele Arbeitsprozesse in den Unternehmen durch effiziente, digitale Arbeitsplattformen verbessert werden. Dadurch wird modernes Arbeiten, das Teilen von Informationen und Wissen, das Vernetzen von Mitarbeitern, die Kommunikation über Hierarchie- und Unternehmensgrenzen hinweg, das leichte Finden von Informationen und die Kommunikation unabhängig vom Endgerät ermöglicht und gefördert. Um dies zu erreichen, müsste man das klassische Intranet, das meistens auf bloßen Informationsaustausch in eine Richtung abzielt, in eine Social Plattform verwandeln, einen digitalen Arbeitsplatz, der bidirektionale Kommunikation zu und mit allen Mitarbeitern ermöglicht. Features, die Facebook & Co. nutzen, bewusst einsetzen, um effizienter zu arbeiten, zB
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News und News-Alerts zielgerichtet nach Anwendergruppen zeigen. Damit sind die Mitarbeiter immer up-to-date und über wichtige Neuigkeiten im Unternehmen informiert, egal wo sie sich befinden. In Zeiten, wo viel remote gearbeitet wird, ist das bestimmt erstrebenswert.
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Teilen von Informationen/Dokumenten ermöglichen sowie das Kommentieren und gemeinsame Arbeiten an diesen. Gerade bei großen Projekten ist dies sicherlich ein riesiger Vorteil, da ein Versenden vieler E-Mails, bei denen schnell mal was übersehen wird, nicht notwendig ist.
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Mitarbeiter über interne und externe Veranstaltungen, Konferenzen oder Schulungen auf dem Laufenden halten. Ähnlich wie bei Facebook Zu- oder Absagen einholen, Unterlagen und wichtige Infos zu den Veranstaltungen zur Verfügung stellen.
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Die Bereitstellung wichtiger Formulare, beispielsweise von Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen in einer übersichtlichen Form und leicht auffindbar.
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Die Einrichtung eines Schwarzen Bretts, eines firmeninternen Marktplatzes, wo Artikel angeboten, gekauft oder getauscht werden.
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Onboarding neuer Mitarbeiter, wo alle relevanten Informationen in einer zentralen Ablage zu finden sind.
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Gezielt nach Kollegen und Expertise suchen.
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Alle unternehmensweiten social Kanäle auf einen Blick sehen und nutzen können.
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Chats und Umfragen, die direkte und schnelle Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ermöglichen.
Wenn solche Plattformen richtig ausgestaltet sind, macht das Arbeiten mehr Spaß. Man loggt sich ein, ist gleich über die wichtigsten Neuigkeiten im Unternehmen informiert. Virtuelle Teams arbeiten standortunabhängig gemeinsam an Projekten, teilen Informationen, liken und kommentieren Outputs. Anstatt E-Mails hin und her zu schicken, wird das Arbeiten lebendiger und effizienter. Social Networking, eine stärkere Verbundenheit mit dem Unternehmen, all das ist möglich.
VALO - bringt Licht an den Arbeitsplatz
Es existieren bereits Intranetlösungen auf dem Markt, mit denen sich das oben genannte realisieren lässt. Die Plattform von Valo, einem finnischen Unternehmen, ist beispielsweise sehr attraktiv. Valo bedeutet „Licht“ auf Finnisch und ist ein treffender Name. Die Lösung von Valo ist übersichtlich, benutzerfreundlich, mehrfach prämiert und ermöglicht den Aufbau eines modernen Unternehmensportals. Des Weiteren kann es schnell und unkompliziert implementiert sowie konfiguriert werden und ist mit Microsoft Office 365 vollständig integriert.
Intranet-Portale können je nach Abteilung/lokaler Niederlassung personalisiert und individualisiert werden. News können einfachst erstellt sowie veröffentlicht werden und das Ganze sieht mit mehreren fertigen Designs auch sehr gut aus. Mehrsprachigkeit ist selbstverständlich und mit einer mobilen App, die für Android und iOS Geräte verfügbar ist, kann man Valo problemlos unterwegs nutzen. Mit einer top modernen Navigation, mit Quick Links und der integrierten Suche kann man sehr schnell von Inhalt zu Inhalt navigieren.
Wie so ein digitaler Arbeitsplatz auf Valo aussieht, zeigt das folgende Video.
Fazit
Die meisten Unternehmen haben heutzutage eine Intranet Seite, allerdings sind diese idR auf bloßen einseitigen Informationsaustausch ausgerichtet. Mit der zunehmenden Digitalisierung, der steigenden Remote-Arbeit könnten Social Intranet Plattformen einen Mehrwert für Unternehmen bringen. Die künftigen Intranetlösungen ermöglichen ein effizienteres, lebendigeres bidirektionales Arbeiten, das eine moderne Unternehmenskultur schafft und die Verbundenheit der Mitarbeiter mit dem Unternehmen stärkt.
