Warum Sie jetzt auf Microsoft Exchange Online setzen sollten

Microsoft Outlook mit seinen umfangreichen Funktionen für die tägliche Kommunikation und Arbeitsorganisation gehört für viele zum täglichen Arbeitsalltag. Für die interne IT hingegen ist die Sicherung des störungsfreien Betriebs mit erheblichen personellen und zeitlichen Aufwänden verbunden. Der Wechsel zu Microsoft Exchange Online verspricht hier Abhilfe.

Die Kommunikation via E-Mail, das Organisieren von Terminen und Besprechungen sowie das Verwalten von Aufgaben und Kontakten sind ein wesentlicher Teil der täglichen Arbeit. Ist der E-Mail-Dienst gestört, ist ein Großteil der internen und externen Kommunikation schlicht nicht mehr möglich. Ohne Zugriff auf den Terminkalender können keine Besprechungen organisiert oder virtuell an diesen teilgenommen werden. Kurzum: Der Ausfall eines Exchange-Servers kann schnell zum Arbeitsstillstand führen.

Spätestens nach der ersten Störung ist die Bedeutung dieses Dienstes nicht nur der IT-Abteilung bewusst. Regelmäßige Wartung, zeitnahe Updates und Patches sowie der turnusmäßige Austausch der Hardware haben daher in der Regel bereits jetzt schon eine hohe Priorität. Nicht zuletzt die gehäuft auftretenden Sicherheitslücken in diesem Bereich verdeutlichen den hohen Stellenwert einer zeitnahen Wartung.

Gepaart mit dem Umstand von knappen IT-Personalressourcen bekommt die Frage nach einer weniger aufwändigen Lösung, die einfacher zu Handhaben und im besten Fall sogar sicherer ist, eine neue Bedeutung. Microsoft hat mit dem Exchange Online-Service eine Antwort darauf. Dieser Software-as-a-Service-Dienst (SaaS) bietet Ihnen alle Funktionen einer lokalen Implementierung, minimiert aber die Wartungsaufwände durch den Betrieb in der Cloud. Egal ob als eigenständiger Dienst oder über ein Microsoft 365-Abonnement: Sie profitieren von 50 GB großen Postfächern, auf die flexibel sowie orts- und endgeräteunabhängig zugegriffen werden kann.

Die wichtigsten Gründe für einen Wechsel zu Microsoft Exchange Online

Die Abgabe der Betriebsverantwortung für den ExchangeServer an Microsoft bedeutet:

• Hardwareunabhängigkeit – turnusmäßige Serverablösungen sind obsolet; steigende Mitarbeiterzahlen oder Datenbestände erfordern keine Hardwareerweiterungen
• Entlastung personeller Ressourcen – Durchführung von Updates ohne Störung des laufenden Betriebs; Aufwände für Patchmanagement, Updates, Migration und Wartung entfallen
• Volle Kompatibilität wie beim On-Premise-Server

Das Outsourcing der IT-Sicherheit minimiert den eigenen personellen Einsatz für Datenschutz und Datensicherheit. Hier bietet Microsoft Exchange Online die folgenden Vorteile:

• Vermeidung von IT-Security Incidents durch ein international, nach etablierten Standards zertifiziertes System aus Rechenzentren
• Einfache Erweiterung des Security Levels mittels weiterer Microsoft 365-Dienste
• Sicherheitslücken werden umgehend geschlossen
• Gewährleistung einer DSGVO-konformen Datenhaltung durch Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU
• Minimierung von SPAM-Nachrichten durch ausgefeilte Anti Malware, Verbindungsfilter, Richtlinien, Inhaltsfilterung und Quarantäne-Richtlinen

Agilität und Kostentransparenz gewährleisten die Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Auch veränderten Anforderungen durch Wachstum oder Umstrukturierungen kann einfach Rechnung getragen werden.

• Einfache verursachergerechte und zeitliche Zuordnung der Aufwände, komplexe Umlageberechnungen oder interne Verrechnungen entfallen
• Bedarfsgerechte und flexible Bereitstellung von Lizenzen mittels Abo-Modell
• Einfachere Kalkulation durch Wegfall von Hardwareinvestitionen
• Minimierung von Kosten, die durch Havarien und Wiederherstellungen, durch geplante Ausfälle sowie durch Wartung und Pflege entstehen
• Lizenzen für Microsoft Exchange Online sind bereits Bestandteil des Microsoft 365-Abonnements

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