Die Lösung
Wir schaffen neue Möglichkeiten für Ihre Digitale Verwaltung
In der modernen Verwaltung steht die Herausforderung, die Bürgererfahrung zu verbessern und gleichzeitig effizienter zu arbeiten, im Mittelpunkt. Ein virtuelles Bürgerbüro bietet eine Lösung, indem es Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, ihre Anliegen und Anträge bequem von jedem Ort aus online zu erledigen, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen. Diese digitale Innovation reduziert Wartezeiten und trägt durch die Digitalisierung von Prozessen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei. Das Ergebnis ist eine effizientere Verwaltung und eine gesteigerte Zufriedenheit sowohl bei den Bürgern als auch bei den Verwaltungsmitarbeitern.
Die Lösung
Das virtuelle Büro für öffentliche Dienstleistungen auf Basis von Cisco Webex
Das virtuelle Bürgerbüro bietet eine Videokonferenztechnologie, die es den Bürgern ermöglicht, ihre Beratungen auch von zu Hause aus zu erhalten.
In der modernen Verwaltung steht die Herausforderung, die Bürgererfahrung zu verbessern und gleichzeitig effizienter zu arbeiten, im Mittelpunkt. Ein virtuelles Bürgerbüro bietet eine Lösung, indem es Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, ihre Anliegen und Anträge bequem von jedem Ort aus online zu erledigen, ohne persönlich vor Ort sein zu müssen. Diese digitale Innovation reduziert Wartezeiten und trägt durch die Digitalisierung von Prozessen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei. Das Ergebnis ist eine effizientere Verwaltung und eine gesteigerte Zufriedenheit sowohl bei den Bürgern als auch bei den Verwaltungsmitarbeitern.
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Ariane Schreiner
Account-Manager Regensburg
+49 941 20605 425
ariane.schreiner@acp.de
Johannes Bawidamann
Account-Manager Regensburg
+49 941 20605 442
johannes.bawidamann@acp.de
Aus Sicht des Bürgers:
Dank nahtloser Integration in die Website und Anzeige von Online-Präsenzinformationen für alle virtuellen Büros kann jeder sehen, ob ein bestimmtes Büro derzeit verfügbar ist, und sich mit einem Klick anmelden. Mit dem integrierten Wartebereich von ACP können eine große Anzahl von Besuchern effizient bedient werden.
Aus Sicht des Beamten:
Mit dem VBB Desktop-Agentenclient ist es super einfach, Ihre virtuellen Büros zu verwalten, zu öffnen und zu schließen sowie die Terminseite zu aktualisieren. Die Funktionalität für Online-Termine bietet allen Agenten die Möglichkeit, virtuelle Online-Termine basierend auf Webex Meetings auf einfachste Weise zu verwalten. Bürger können alle verfügbaren Termine in einem virtuellen Büro sehen und denjenigen buchen, der am besten passt. Mit dieser Lösung liefern wir Benachrichtigungen mit Meeting-Links und anderen wichtigen Informationen per E-Mail und/oder SMS. Mit dem leistungsstarken Supervisor-Dashboard bietet unsere Lösung einen einzigartigen Überblick über alle freien und gebuchten Termine, und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, alle diese Termine zu verwalten.
VBB Kiosk-Modus mit Webex-Geräten
Der VBB Kiosk-Modus basierend auf Webex-Geräten bietet Kunden die Möglichkeit, virtuelle Büros über Webex-Geräte in öffentlichen Räumen wie Bibliotheken, Rathauseingängen und vielem mehr bereitzustellen. Mit einem intuitiven Analyse-Dashboard innerhalb der VBB-Lösung haben Administratoren einen einfachen Überblick über alle Termine und andere Nutzungsstatistiken.
Virtuelle Beratungsmöglichkeit auf höchstem Niveau dank intuitiver Kiosk-Lösung
Stellen Sie sich vor, Sie können als Landratsamt oder Verwaltungsgemeinschaft ihren Bürgern auch an Orten ohne Rathaus einen modernen und bürgernahen Service anbieten. Dank unserer innovativen Lösung, einem Kiosksystem, können Bürger an ausgewählten Außenstellen weiterhin unkompliziert mit der Behörde in Kontakt treten.
Einfache Benutzung durch die Behördenmitarbeiter
Unser VBB bietet automatisierte Präsenzinformationen für virtuelle Büros. Mit nur einem Klick können Sie Ihr Büro betreten. Unser System ermöglicht ein unkompliziertes Öffnen und Schließen der virtuellen Büros, um den Zugang für Bürger zu erleichtern. Es kann eingehende Videoanrufe annehmen und darüber hinaus unterstützt es die Verwaltung und Organisation von Terminen, um effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten.
So Funktioniert's
Einfach zu bedienen
Der Bürger öffnet zunächst die Homepage der jeweiligen Behörde, wo er eine Übersicht aller Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten findet.
Außerdem können sie sehen, ob ein Amt geöffnet ist oder ob der zuständige Beamte gerade einen Termin wahrnimmt. Nach der Auswahl eines bestimmten Bereichs, z. B. des Gesundheitsamtes, kann der Benutzer einem virtuellen Wartebereich betreten. Dies ist vergleichbar mit der Auswahl einer Nummer vor Ort und dem anschließenden Platznehmen im Wartezimmer.
Im virtuellen Wartebereich kann der Bürger auch sehen, wie viele Personen vor ihm in der Warteschlange stehen. Sobald der zuständige Beamte frei ist, wird der Bürger in den virtuellen Beratungsraum gerufen. Dem Bürger stehen nun viele Möglichkeiten zur Verfügung. Unter anderem ist es möglich, live mit dem Beamten zu sprechen, Dokumente auszutauschen oder sogar gemeinsam Formulare auszufüllen.
Was wird dafür benötigt? Nicht viel. Lediglich ein Laptop, PC oder ein Smartphone ist erforderlich. Für den Bürger fallen keine Kosten an.
Inklusion
Wir unterstützen Menschen mit Behinderung
Mit unserer Lösung entfällt der Gang zu Ämtern und Behörden für Menschen mit Behinderung, die im Alltag schon genug Herausforderungen zu bewältigen haben.
Für Rollstuhlfahrer ist jede Treppe ein Hindernis und für Gehörlose ist die Kommunikation meist ein Problem. Mit dem virtuellen Bürgerbüro von ACP wird ein Behördengang bequem von zu Hause aus erledigt und bei Bedarf kann jederzeit ein Gebärdensprachdolmetscher hinzugezogen werden. Zwei von vielen Verbesserungen im Alltag für Menschen mit Behinderung.
Compliance
Gesicherte Umgebung
Selbstverständlich erfüllt die Lösung alle Anforderungen der DSGVO sowie die höchsten Sicherheitsvorschriften.
Diese Lösung kann auf alle Bereiche mit Kunden-/Behördenverkehr ausgerollt werden - es muss nicht einmal eine Behörde sein. Sie könnte auch in Krankenkassen, Versicherungen, Banken oder jeder Branche mit Kundenverkehr eingesetzt werden. Die Mitarbeiter haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer mitmachen darf. Niemand kann ohne Erlaubnis einfach in den virtuellen Raum eintreten. Sie müssen eingelassen werden und können jederzeit wieder entfernt werden, genau wie in der realen Welt.
Updates
What's New & Next
Terminvereinbarung:
Sie können nur 3 Arten von Terminen einstellen:
- 1. Online - bekannte Variante
- 2. Vor Ort - Termininformationen werden dann mit Ortsangabe versehen
- 3. Online oder vor Ort - die Bürger können entscheiden, wie Sie den Termin wahrnehmen wollen.
Benachrichtigungen:
- Keine zu buchenden Termine vorhanden.
Sollte in einem virtuellen Büro (Terminbuchung aktiv) kein Termin mehr zur Verfügung stehen, zeigt der Service eine Warnung und es wird zugleich eine E-Mail an den Agenten ausgelöst.
- Bürger*in möchte einen Termin buchen – es stehen aber keine zur Verfügung.
Sobald ein(e) Bürger*in einen Termin in einem Büro buchen möchte, in welchem aber keine freien Termine mehr vorhanden sind, wird ebenfalls eine Benachrichtigung an die Agenten verschickt.
- Informationen über Wartebereich
Benachrichtigungen, dass sich ein Teilnehmer im Warteraum befindet, können jetzt via E-Mail, SMS oder Webex-Teams verschickt werden.
Supervisor Dashboard
In der neuen Version steht allen Admins ein Supervisor Dashboard zur Verfügung. In diesem werden alle Termine Ihrer Instanz zentral dargestellt und können entsprechend gefiltert werden.
Filtermöglichkeiten:
- Nach Agenten:
Alle Agenten
Nur gewünschte Agenten können ausgewählt werden - Nach Terminstatus:
Gebucht
Ungebucht
Gebucht & ungebucht
Front End
- Verbesserte Input Mask
- Kartengrößen wurden angepasst
- Einstellungen wurden neu angeordnet und erweitert
- Anzahl der eingepflegten Termine wird im Büro angezeigt.
Device Preview (Beta)
- Das virtuelle Bürgerbüro kann jetzt auf Webex Devices verwendet werden
- Über persönliche Devices können die Büros göffnet werden
- Über öffentliche Devices kann man in geöffnete Büro´s eintreten
Performance Upgrade
- Schnelleres Betreten Ihres virtuellen Büros
- Teilnehmer werden schneller aktualisiert
- Performantes Laden der virtuellen Raumkarten
Barrierefreiheit
- 100% Userseite
- 85% Agentenseite
SMS Versand
- Neue Provider für US Markt
Benachrichtigungen
- Agenten werden per E-mail und Ton informiert sollte sich ein Gast in der Lobby befindet (dieses Feature kann vom Agenten über das Dashboard aktiviert/deaktiviert werden)
Terminbuchung
- Link zu Ihrer persönlichen Terminplanung
(Perfekt für Ihre E-Mail Signatur) - Sie können nun wählen in welchem Ihrer virtuellen Büros die Termine zur Verfügung stehen sollen.
Multilingual
- Spracherweiterung Spanisch und Französich
Pause Funktion
- Als Agent können Sie nun Ihr virtuelles Büro „pausieren“ und wieder „fortsetzen“.
- (Während Sie „pausieren“ wird das Büro als „Geschlossen“ angezeigt.)
Mit Bürgern digital
in Kontakt bleiben
Keine Software-
installation notwendig
Funktioniert mit mobilen
und Desktop-Geräten
Kostenfrei
für Bürger
Ausbaufähig auf eine unbegrenzte
Anzahl von virtuellen Büros
DSGVO-
konform
Investitions-
sicherheit
