Bring Your Own Conference: Videokonferenzlösungen, die einfach funktionieren!

Die Suche nach passenden Videokonferenzlösungen für Meetingräume von Unternehmen gewinnt immer mehr an Bedeutung. Die Ausgangslage der einzelnen Firmen kann hier unterschiedlicher nicht sein. Manche sind darauf angewiesen, ein komplett neues Setup aufzubauen, während hingegen andere Unternehmen ihre bestehende Infrastruktur upgraden oder umrüsten wollen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile Bring-Your-Own-Conference-Lösungen für Unternehmen hinsichtlich Usability für Ihre Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag sowie in der der Zusammenarbeit mit Ihren eigenen Kunden bringen. 

Inhalt

Videokonferenz-Plattform als Visitenkarte des Unternehmens
Von der Videokonferenz zur Collaboration-Lösung
Bring Your Own Conference – einfach und praktisch
BYOC– kein Kabel, keine Probleme
Room Apps als Alternative zu BYOC-Lösungen?
Hardware-Produkte mit integrierten Room-App-Lösungen 
Fazit

Videokonferenz-Plattform als Visitenkarte des Unternehmens 

Bei der Ausstattung von Videokonferenzräumen ist ein großer Paradigmenwechsel hin zu Cloud-basierten-Lösungen entstanden, der durch die Pandemie nun eine ganz andere Dynamik erhalten hat.  

Im März 2020 war es zunächst entscheidend, einen raschen Umstieg auf Homeoffice überhaupt erst zu ermöglichen. Die Mitarbeiter*innen mussten  relativ einfach an Videokonferenzen teilnehmen können. Die Auswahl des verwendeten Tools war jedoch nur zweitrangig. Es wurden Lösungen eingesetzt, die schnellstmöglich zur Verfügung standen, von Cisco Webex, über Microsoft Teams bis hin zu Zoom, BlueJeans oder auch Jitsi.  

Bei vielen Unternehmen kehren die Mitarbeiter*innen allmählich wieder ins Büro zurück. Sie arbeiten in Form der immer beliebteren hybriden Arbeitsmodelle häufig einige Tage der Woche im Home-Office und einige Tage im Büro. Wenn bei Meetings so manche Teilnehmer*innen remote teilnehmen, ändern sich damit auch die Anforderungen an die Besprechungsräume in den Unternehmen. Meetingräume benötigen passende Videokonferenzlösungen, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter*innen inhouse und im Home-Office möglichst einfach zu gestalten. Denn mittlerweile ist eine gute Videokonferenz-Plattform und -Infrastruktur die Visitenkarte eines Unternehmens.  

Von der Videokonferenz zur Collaboration-Lösung

Bring Your Own Conference – einfach und praktisch 

Unternehmen möchten ihren Mitarbeiter*innen eine einfache und praktikable Nutzung ihrer Videokonferenzräume ermöglichen. Die Verwendung der zur Verfügung gestellten Video-Infrastruktur soll intuitiv und ohne großen Einschulungsaufwand möglich sein. Wenn es in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern erforderlich ist, möchten Unternehmen flexibel reagieren und bei Bedarf auch andere Collaboration-Lösungen einsetzen. 

Wie können IT-Abteilungen diese Anforderung am besten umsetzen, fragen Sie sich? Ganz einfach, mit Bring-Your-Own-Conference-Lösungen. Diese geben Ihnen keine Collaboration-Lösung vor, sondern Sie können Ihr favorisiertes Tool verwenden – oder, falls nötig, kurzfristig eine andere Collaboration-Lösung nutzen. Der Unterschied zur Verwendung führender herstellergebundener Hardware-Lösungen wie Microsoft Surface, Cisco Webex oder GoToMeeting auf ihren Plattformpartnern besteht darin, dass Sie sich bei der Nutzung von BYOC-Lösungen nicht auf einen Collaboration-Hersteller einschränken. So können Sie also unterschiedliche Collaboration-Lösungen für Ihre Videokonferenzen verwenden.

Besitzen Sie bereits einen eigenen Konferenzraum mit einer bestehenden Audio-Video-Infrastruktur? Dann können Ihre Mitarbeiter*innen mit einer BYOC-Lösung sehr einfach über den Laptop oder das Mobile Device eine Verbindung herstellen und ihr mitgebrachtes Collaboration-Tool verwenden.

BYOC– kein Kabel, keine Probleme 

ClickShare^® als eine solche Lösung ist ein Wireless-Übertragungssystem von Audio-Video-Daten in beide Richtungen. Am Laptop selbst stecken Sie einen Button über USB-C-Dongle ein. Dieser Dongle installiert sich innerhalb von sieben Sekunden automatisch selbst am Endgerät.

Gab es von ClickShare zunächst nur eine Lösung, die für die Wireless-Übertragung von Präsentationen geeignet war, so ist die neue CX-Serie von 2021 nun speziell für die Videoübertragung ausgelegt. Sie sendet das Bild nicht nur in eine Richtung, sondern bidirektional. Nach der Installation sehen Sie in Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams, Cisco Webex oder Zoom automatisch die Kamera und die Audio-Video-Devices, die über ClickShare drahtlos übertragen werden können. Somit sind Sie offen, welche Video-Infrastruktur Sie nutzen möchten. 

Dies ist vor allem bei der Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern hilfreich. Mit einer BYOC-Lösung können Sie die Collaboration-Lösung des Partners in Ihrem eigenen Konferenzraum verwenden. Ihre Mitarbeiter*innen erhalten beispielsweise eine Einladung zu einer Videokonferenz im Posteingang auf ihren Laptops. Nun brauchen sie nur noch in Ihren Meeting-Raum gehen, den Dongle anstecken und sind sofort mit der Rauminfrastruktur verbunden. Somit profitieren Ihre Mitarbeiter*innen von sämtlichen Vorteilen Ihrer Konferenzraum-Ausstattung, wie beispielsweise einer guten Kamera und ein bis zwei Bildschirmen. Eine solche Einrichtung ist zunächst kostenintensiv in der Anschaffung, bietet aber einen hohen Nutzwert für die Arbeit im Unternehmen, ist einfach zu bedienen und daher bei Firmen sehr beliebt. 

Room Apps als Alternative zu BYOC-Lösungen? 

Room Apps stellen eine weitere Option für die Durchführung von Videokonferenzen dar. Diese Software-Versionen der jeweiligen Videokonferenz-Client-Software wurden speziell von Collaboration-Anbietern entwickelt und arbeiten auf dafür abgestimmter Hardware im sogenannten Kiosk-Modus. Die Nutzung ist also auf die relevanten Applikationen eingeschränkt.

Im Gegensatz zu BYOC-Lösungen sind Room-App-Lösungen weniger flexibel. Um die Infrastruktur des Videokonferenzraums nutzen zu können, muss dieser als Teilnehmer in das Meeting mit eingeladen werden. In der Regel ist das nur bei unternehmenseigenen Räumen möglich. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass Room-App-Lösungen im vollen Funktionsumfang nur ihre originäre Room App unterstützen, während weitere Collaboration-Lösungen zumeist nur innerhalb einer WebRTC-Lösung (Web Real-Time Communication) dargestellt werden. Microsoft Teams Room (MTR) App, Zoom Room App oder auch die GoToMeeting Room App arbeiten häufig in diesem Umfeld. Auch Webex Devices basieren im weitesten Sinne auf einer Room App.

Vorteile bieten Room Apps allerdings für sogenannte Ad-hoc-Konferenzen. Meetings mit anderen Nutzer*innen derselben Collaboration-Lösung können dabei gestartet werden, ohne dass Mitarbeiter*innen im Konferenzraum ihren eigenen Laptop oder ihr eigenes Mobile Device griffbereit haben. Die Anwahl erfolgt in der Regel über das Active Directory „Telefonbuch“, das die Room App zur Verfügung stellt.

Das bedeutet, Mitarbeiter*innen benötigen bei der Verwendung von Room Apps in den Meeting Räumen keine eigene Hardware, um an Videokonferenzen teilzunehmen. Es ist jedoch zumeist nicht möglich, persönliche Meeting-Einladungen an Room Apps weiter zu leiten, um so die Rauminfrastruktur für alternative Collaboration-Lösungen zu nutzen, wie dies bei BYOC-Lösungen der Fall ist.

Hardware-Produkte mit integrierten Room-App-Lösungen 

Mittlerweile gibt es auch Audio-Video-Collaboration-Bars, die mit Kamera, Mikrofon und Lautsprechern ausgestattet sind, sowie mit einer auf dem Android-Betriebssystem basierenden Room-App-Version. Dadurch wird kein Windows-basierter Mini-PC mehr benötigt, der üblicherweise Bestandteil einer Room-App-Lösung ist. Die Features einer Android-basierten Room App Software unterscheiden sich jedoch von der Windows-Version. Werden gemischte Umgebungen (Room Apps auf Windows Plattform und Room Apps auf Android Plattform) genutzt, kann die User Experience massiv darunter leiden.

Im Windows-Umfeld erfolgt die Ansteuerung der Room App Collaboration-Software immer über zertifizierte Touch Controller. Bei Android kann im Regelfall auch ein Touch Display verwendet werden.

Fazit

Der Einsatz eines BYOC-Tools stellt eine strategische Entscheidung dar. Wenn Sie die Ausstattung Ihres Konferenzraumes nicht nach einem einzelnen Konferenztool ausrichten möchten, ist der Einsatz einer BYOC-Lösung sinnvoll. Es gibt auch Anwendungsfälle in Unternehmen, bei denen mehrere unterschiedlich ausgestattete Videokonferenzräume genutzt werden. Dadurch können alle Anforderungen der Mitarbeiter*innen abgedeckt werden. So können beispielsweise drei Besprechungsräume mit der Collaboration-Lösung, die hauptsächlich im Unternehmen verwendet wird, auf Basis von Room Apps und dazu passender Infrastruktur ausgestattet werden und zwei weitere stehen als „BYOC“-Räume zur Verfügung.

BYOC stellt eine elegante Lösung dar, mit der Sie Videokonferenzlösungen unabhängig von der eingesetzte Collaboration-Lösung nutzen können. Wir unterstützen Sie gerne Schritt für Schritt bei der Auswahl und Implementierung Ihrer neuen Videokonferenz-Umgebung. Von der Absteckung der eigenen Anforderungen und Ziele, über die technische Ausstattung der Meetingräume bis hin zur Auswahl der für Sie passenden Collaboration-Lösung. 

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