Erfolgsfaktor Bürotratsch: Herausforderungen & Lösungen für das Wissensmanagement am Modern Workplace

Inhalt

Wissensmanagement am Modern Workplace
Water-Cooler-Effekt: Warum Flurfunk geschäftsrelevant ist
Scheinbare Selbstverständlichkeiten sichtbar machen
Bridging the Gap: Gemeinschaftsgefühl und Vertrauen in hybriden Arbeitsstrukturen
Fazit: So gelingt der Wissenstransfer am Modern Workplace

Wissensmanagement am Modern Workplace

Wissensmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Schaffung, Speicherung und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation.

Die Digitalisierung hat das Wissensmanagement in vielerlei Hinsicht erleichtert. Systeme wie das Intranet vereinfachen die systematische Darstellung von und den Zugang zu Fach- und Prozesswissen, während Mitarbeiter*innen-Apps die ganze Belegschaft in die interne Kommunikation einbinden. Gleichzeitig ermöglichen E-Mails, Chat-Plattformen und soziale Netzwerke den schnellen Austausch von Informationen und Ideen mit Kolleg*innen auf der ganzen Welt.

Doch das Wissensmanagement beinhaltet auch die Schaffung, Speicherung und Weitergabe des impliziten Wissens innerhalb einer Organisation. Implizites Wissen wird nicht über Institutionen und Strukturen, sondern vor allem von Person zu Person weitergetragen und umfasst unter anderem praktisches Know-how, persönliche Einsichten, bewährte Methoden, informelle Netzwerke und subtile Kenntnisse über interne Abläufe, Beziehungen und kulturelle Dynamiken.

Dieses informelle Wissen ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, schneller auf unerwartete Probleme zu reagieren, kreative Lösungen zu finden und sich flexibel an Veränderungen anzupassen. Es trägt zur Stärkung der Unternehmenskultur bei und fördert eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.

Water-Cooler-Effekt: Warum Flurfunk geschäftsrelevant ist

Der gemeinsame Kaffee nach der Ankunft oder der kurze Small Talk zwischen zwei Meetings: Das Büro erfüllt als sozialer Ort eine zentrale Funktion bei der Weitergabe von informellen Wissensbeständen.

Wenn das Büro als gemeinsamer Ort des Austausches und der Zusammenarbeit wegfällt, endet auch die übliche informelle Kommunikation. Das erscheint auf den ersten Blick als ein Effizienzgewinn, weil mehr Zeit für die sachbezogene Arbeit bleibt, wirkt sich aber mittelfristig auf die Kultur und die Zusammenarbeit im Team aus.

Denn innerhalb dieser informellen Austauschprozesse werden immer wieder auch Informationen weitergegeben, welche die Zusammenarbeit im Team beeinflussen. Das reicht vom Weitergeben einer Erfahrung in Bezug auf den Umgang mit einem Kunden bis zum spontanen Brainstorming, bei dem die entscheidende Lösung für ein Problem entsteht.

Diese Nebeneffekte des informellen Austauschs sind so relevant, dass sie in der Wissenschaft als Water-Cooler-Effekt bezeichnet werden. Der lockere Austausch zwischen zwei Kolleg*innen lässt sich zwar nicht formalisieren, aber Unternehmen können einen Raum schaffen, der diese Form der Interaktion ermöglicht. Virtuelle Kaffeepausen, offene Diskussionsforen oder zufällig zusammengestellte Gruppen für Projekte könnten dazu beitragen, den Raum für unerwartete Erkenntnisse und Lösungen auch in der hybriden Arbeitswelt zu bewahren.

Scheinbare Selbstverständlichkeiten sichtbar machen

Die hybride Arbeitswelt ist in vielen Fällen auch ein Ende des Kern-Teams im Büro. In Unternehmen mit einer liberalen Remote-Work-Regelung führt die wechselnde Anwesenheit verschiedener Mitarbeiter*innen im Büro zu einer regelmäßigen Veränderung der Zusammensetzung. Dadurch fehlen der gemeinsame, in der Zusammenarbeit vor Ort erworbene, Erfahrungsschatz sowie das informelle Wissen über unausgesprochenen Regeln innerhalb des Teams. Diese informelle Struktur trägt maßgeblich zu einer effizienten Zusammenarbeit bei - etwa, bei der Verteilung von kleinen Aufgaben, die dann nicht mehr formalisiert werden, oder weil ein Lösungsansatz für ein auftauchendes Problem nicht erst aufwendig im Team diskutiert werden muss.

Entfällt diese Konstanz, kommt es wahrscheinlicher zu Reibungen, die das Projekt verzögern oder dessen Qualität beeinträchtigen können. Sie bildet ein informelles Rückgrat, die ein eingespieltes Team von einer Gruppe aus Einzelkämpfern unterscheiden.

Damit diese informelle Struktur auch die Zusammenarbeit in hybriden Teams tragen kann, sollten Unternehmen einen Weg finden, die unausgesprochenen Aspekte der Team- und Unternehmenskultur explizit zu machen – zum Beispiel durch eine Wissensdatenbank, die nicht Prozesse und Compliance-Dokumente, sondern informelle Regeln und Abläufe thematisiert.

Sie lässt sich etwa mit einer Lösung wie MindManager niedrigschwellig umsetzen und durch das Team betreuen. Mit der Software können Mitarbeiter*innen gemeinsam im Team Mindmaps anlegen und diese mit Links, Daten, Dokumenten und Notizen anreichern. MindManager ist auf die Anforderungen von Unternehmen abgestimmt und bietet Schnittstellen zu allen gängigen Business-Lösungen wie Microsoft Teams, SharePoint, Word und Excel. So lässt sich die neue Datenbank des informellen Wissens nahtlos mit anderen Elementen des Wissensmanagements integrieren.

Bridging the Gap: Gemeinschaftsgefühl und Vertrauen in hybriden Arbeitsstrukturen

Die Aufteilung des Teams durch die hybride Zusammenarbeit kann auch in die andere Richtung wirken. Wenn ein Teil des Teams aus dem Büro arbeitet und ein anderer Teil im Home-Office sitzt, kann es zur Lagerbildung kommen. Ein solches „Team im Team“ schottet sich tendenziell von der anderen Gruppe ab und entwickelt eine Schatten-Kultur mit eigenen Abläufen und Vorgehensweisen. Microsoft kam deshalb bereits 2020 in einer Studie zur hybriden Arbeitswelt zum Ergebnis, dass die Gewährleistung des Teamgeistes eine der zentralen Herausforderungen für Unternehmen ist. Um der Lagerbildung am Modern Workplace entgegenzuwirken, sollten Unternehmen gezielt Maßnahmen zur Förderung des Gemeinschaftsgefühls umsetzen - zum Beispiel in Form gemeinsamer Events.

Aber auch die Form der virtuellen Zusammenarbeit wirkt sich auf das Zusammengehörigkeitsgefühl aus. Während regelmäßige Meetings einen kontinuierlichen Austausch ermöglichen, können sich Mitarbeiter*innen in der konkreten Zusammenarbeit auch in der virtuellen Welt besser kennenlernen und gemeinsame Arbeitserfahrungen sammeln. Eine Software wie MindManager kann hier als zentrale Plattform für den Austausch von Gedanken und Ideen fungieren und eine Brücke zwischen den Teammitgliedern schlagen.

Alludo bietet derzeit die Möglichkeit, die MindManager Enterprise Lösung 60 Tage in Ihrer realen Installationsumgebung zu testen. Die Installation kann wunschgemäß für 5 oder mehr User*innen erfolgen und beinhaltet:

• Die MindManager Desktop App
  
• Die MindManager for MS-Teams App

Fazit: So gelingt der Wissenstransfer am Modern Workplace

Während sich Prozesswissen, Compliance-Regeln oder die Einweisung in einer Software formalisieren und auch digital gut darstellen lassen, birgt vor allem die Weitergabe und Tradierung von informellem Wissen eine große Herausforderung. Durch den Wegfall des Büros als gemeinsamen Ort der Zusammenarbeit und des Austauschs, verschwinden auch die Gelegenheiten für einen informellen Austausch, der sich nicht nur positiv auf den Teamgeist, sondern auch auf die Problemlösungskompetenz und Produktivität des Teams auswirkt. Damit dieser tragende Effekt in der hybriden Arbeitswelt nicht verpufft, sollten Unternehmen implizites Wissen zum Beispiel durch eine Wissensdatenbank explizit machen oder mit einer virtuellen Alternative zum Morgenkaffee neue Räume des informellen Austauschs schaffen.

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