Effizient, sicher und papierlos unterschreiben: So gelingt „Digital-Signage“

Bereits 2020 kam Forrester in einer Studie zu dem Ergebnis, dass die Einführung der digitalen Signatur ein wichtiger Schlüssel zur Digitalisierung papierbasierter Prozesse ist, noch zögern allerdings viele Unternehmen, die vermeintlich komplexen und rechtlich anspruchsvollen Veränderungen anzugehen. Dabei ist das Thema angesichts der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt aktueller denn je und der Markt für Digital-Signage-Lösungen hat sich rasant entwickelt - moderne Cloud-Lösungen wie Acrobat Sign bieten Unternehmen heute einen erprobten Weg zu effizienten Prozessen und rechtssicheren Unterschriften.

In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Einführung und geben Ihnen das Rüstzeug für eine reibungslose Integration in Ihren Geschäftsalltag – von der sorgfältigen Planung und Vorbereitung über Implementierung und Rollout bis zum Change Management!

Inhalt

Von der Vision zum Erfolg: Ziele setzen & Mitstreiter gewinnen
Digitale Signatur einführen: Erste Erfahrungen sammeln und Erfolge erzielen
Regulatorische Anforderungen im Blick: Prozessoptimierung für nationale und internationale Rollouts
Ängste überwinden und Akzeptanz fördern: So holen Sie die Belegschaft an Bord
Acrobat Sign: Die Lösung für rechtssichere und nahtlose digitale Zeichnungsprozesse
Fazit: Einfach effiziente Zeichnungsprozesse mit Acrobat Sign und ACP

Von der Vision zum Erfolg: Ziele setzen & Mitstreiter gewinnen

Spätestens mit Beginn der Coronapandemie haben sich neue Arbeitsweisen durchgesetzt. Ganze Belegschaften wurden von einem Tag auf den Nächsten ins Homeoffice geschickt. Dass es diese Telearbeitsplätze genau genommen gar nicht gab, war egal: Es musste sein, um überhaupt weiterarbeiten zu können. Anfang 2020 war in vielen Unternehmen das große Improvisieren angesagt. Jene Firmen, die davor schon Zeit und Ressourcen in den Umstieg auf Telearbeit investiert hatten, waren klar im Vorteil. Durch die überstürzte Dezentralisierung der Arbeitskräfte wurde vor allem den IT-Entscheider*innen klar, an was es fehlt. Die wenigsten IT-Systeme waren auf einen derartigen Umstieg ausgelegt. 

Digitale Signatur einführen: Erste Erfahrungen sammeln und Erfolge erzielen

Die Einführung der elektronischen Signatur betrifft eine Vielzahl unterschiedlicher Prozesse, Mitarbeiter*innen, Partner und Kunden. Konzentrieren Sie sich in der Anfangsphase daher auf Anwendungsfälle mit einem begrenzten Aufwand und einem klar definierten Nutzen, um erste Erfahrungen mit der digitalen Unterschrift zu sammeln, Widerstände zu überwinden und Zweifelnde zu Unterstützer*innen zu machen.

Welche Prozesse sich dafür eignen, ist abhängig von der Struktur des Unternehmens: Urlaubsanträge sind etwa ein Paradebeispiel für einen langsamen, unproduktiven Prozess, dessen Digitalisierung einen klaren Gewinn für Mitarbeiter*innen, das HR-Team und das Unternehmen darstellen. Im Vergleich zu komplexen Verträgen sind die regulatorischen Anforderungen gering und bei einem Erfolg lässt sich das Vorgehen einfach auf weitere Workflows wie die Budget-Freigabe übertragen. Auch die Autorisierung anstehender Wartungen bietet sich als Pilotprojekt für die digitale Signatur mit Acrobat Sign an. Langsame Wartungsfreigaben haben einen direkten Einfluss auf die betroffenen Betriebsmittel und sind gleichzeitig weniger komplex als Prozesse, welche verschiedene Abteilungen, Standorte und externe Stakeholder betrifft.

Regulatorische Anforderungen im Blick: Prozessoptimierung für nationale und internationale Rollouts

Unterschiedliche Gesetze an verschiedenen Standorten erfordern ein angepasstes Vorgehen bei der Digitalisierung verschiedener Zeichnungsprozesse. Gleichzeitig steigt der Aufwand mit jedem einzigartigen Prozess linear an. Unternehmen sollten daher alle betroffenen Prozesse auf ihre jeweiligen spezifischen regulatorischen Anforderungen analysieren und die Prozesslandschaft auf standardisierbare Prozesse für einen regionalen, nationalen oder internationalen Rollout abklopfen. So werden Zeitaufwand und Kosten minimiert.

Ängste überwinden und Akzeptanz fördern: So holen Sie die Belegschaft an Bord

Die Einführung neuer Tools und die Digitalisierung bestehender Prozesse kann Ängste innerhalb der Belegschaft hervorrufen, da sie mit einer Veränderung der gewohnten Arbeitsabläufe einhergehen. Unternehmen sollten diese Bedenken frühzeitig adressieren und so früh wie möglich für Akzeptanz im Team werben. Zudem sind alle Teammitglieder Expert*innen für ihre Prozesse. Mit Workshops während der Planungsphasen sammeln Sie daher gleichzeitig wertvolles Feedback aus der Belegschaft. Mit Schulungen vor dem Launch bereiten Sie das Team schließlich auf den Umgang mit der neuen Software vor und legen die Weichen für einen reibungslosen Go-live.

Acrobat Sign: Die Lösung für rechtssichere und nahtlose digitale Zeichnungsprozesse

Acrobat Sign ist die weltweit führende Cloud-Lösung für rechtssichere elektronische Unterschriften und schlanke digitale Workflows, die für Unternehmen die folgenden Vorteile bietet:

• Rechtliche Sicherheit:
  Digital-Signage-Lösungen müssen in der Lage sein, eine Vielzahl verschiedener Gesetze und Normen zu erfüllen. Acrobat Sign wird weltweit von führenden Unternehmen wie Microsoft eingesetzt, da es ein schlankes digitales Dokumentenmanagement ermöglicht, das allen regulatorischen Anforderungen gerecht wird.
• Technische Sicherheit:
  Die digitale Aufbewahrung und Zeichnung von Dokumenten erfordern eine solide IT-Infrastruktur, die gegen technische Ausfälle und externe Bedrohungen geschützt ist. Acrobat Sign übernimmt diese Aufgaben und bietet Ihnen die bewährte Infrastruktur eines der größten Technologie-Unternehmen weltweit, die sich flexibel an Ihre sich verändernden Anforderungen anpassen lässt.
• Nahtlose Integration:
  Acrobat Sign funktioniert nicht nur nahtlos mit der Document Cloud oder der Creative Cloud, sondern ermöglicht eine ebenso nahtlose Integration in Microsoft 365 und Teams. Über die API lässt sich die Signage-Funktion zudem einfach in CRM-Lösungen wie Salesforce einbinden, um Ihren Endkunden eine reibungslose Erfahrung in der vertrauten Oberfläche zu bieten.
• Schlanke digitale Workflows:
  Unterschriften und Freigaben sind für Geschwindigkeit und die Digitalisierung papierbasierter Prozesse ein Flaschenhals. Mit Acrobat Sign bilden Sie vom Asset-Management bis zur Budget-Freigabe sämtliche Zeichnungs- und Freigabeprozess digital ab und schaffen so die Voraussetzung für eine Automatisierung aller dokumentenbasierten Prozesse im Unternehmen.
• Effektive Zusammenarbeit:
  Remote work und hybride Teams sind aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Durch den zunehmenden Wegfall des physischen Büros als gemeinsamer Ort des Austauschs benötigen Unternehmen digitale Tools, welche die entstandene Lücke schließen und ortsunabhängig eine effektive Zusammenarbeit ermöglichen. Acrobat Sign lässt sich einfach der Adobe Document Cloud oder einer Textverarbeitung wie Word verbinden, sodass Mitarbeiter*innen einfach neue Dokumente anlegen, unkompliziert im Team bearbeiten und direkt digital zur Freigabe oder Zeichnung weiterleiten können.

Fazit: Einfach effiziente Zeichnungsprozesse mit Acrobat Sign und ACP

Die rechtssichere Erstellung und Zeichnung von Dokumenten war lange der größte Flaschenhals bei der Einführung digitaler und papierloser Prozesse. Doch die Idee des papierlosen Büros ist so real wie noch nie, denn moderne Cloud-Lösungen wie Acrobat Sign erfüllen nicht nur rechtliche und branchenspezifische Anforderungen, sondern ermöglichen auch eine nahtlose Integration in die bestehende digitale Infrastruktur.

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