Lösungen zur raschen Umsetzung mobiler Arbeitskonzepte

Home Office und Webmeeting-Lösungen sind derzeit essentiell für die Abwicklung wichtiger Arbeitsprozesse. Abgesehen von den sicherheitsrelevanten Themen, auf die ich in meinem letzten Beitrag eingegangen bin, kommen beim mobilen Arbeiten allerdings noch einige andere Aspekte zum Tragen, auf die ich hier nun kurz hinweisen möchte. 

Inhalt

Rasche Einführung mobiler Arbeitskonzepte
Arbeiten von überall mit Office365
MS Teams und Exchange Online
Helpdesk
Fazit

Schneller Wechsel zu mobilen Arbeitskonzepten

Etliche Unternehmen, die bisher weder eine Regelung für Home Office hatten, noch die dafür notwendige Infrastruktur, stehen nun plötzlich vor der Herausforderung, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beides innerhalb kürzester Zeit bereitstellen zu müssen.  Und das möglichst ohne Beeinträchtigung wichtiger Arbeitsprozesse. 

Die aktuelle Situation ist durch drei wesentliche Aspekte so speziell:

1. Die Situation kam überraschend und völlig ungeplant.
2. Zu dieser Situation kennen wir keine Referenzen (Das gab es so noch nie!)
3. Wir wissen nicht, wie lange diese Situation andauern wird.

Für ein solches Szenario gibt es in den meisten Unternehmen keine Notfallpläne. Aus dem Stand ist es sehr schwer, eine sichere, verfügbare und sinnvolle Infrastruktur bereitzustellen, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit im Home Office zu ermöglichen. Oft fehlt es dafür schon an mobilen Geräten, die mit nach Hause genommen werden könnten.

Von jedem Ort aus arbeiten mit Office365

Da "normale Office Tätigkeiten" weit verbreitet mit den Standardprogrammen von Microsoft erledigt werden, ist Office365 ein gutes Beispiel, wie zumindest einige Services effizient auch unternehmensextern zugänglich gemacht werden können. Die Plattform ist über Internet-Browser wie etwa Microsoft Edge oder Google Chrome von jedem Rechner aus erreichbar. Und damit Notfalls auch vom Heimcomputer aus, ohne groß an der IT-Infrastruktur des Unternehmens herumschrauben zu müssen. Das heißt, ohne Installation von Software, ohne Einrichtung von VPN, ohne Installation von Terminalservern, ohne Anlage von Usern etc.

Vorteile von Office365 Services

• Sicherer Zugriff von jedem Ort
• Verfügbarkeit von Office Programmen ohne Installation
• Reine Online-Umgebung, ohne Zwang zur Installation von Programmen am privaten Computer
• Zentrale Dateiablage, Sicherheits- und Compliance-Einstellungen
• Tools für Kommunikation und Kooperation an einem Ort
• Integrierte Videokonferenz bietet die ortsunabhängige Möglichkeit zum effizienten Austausch

MS Teams und Exchange Online unterstützen ebenfalls

Verhältnismäßig rasche Lösungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit  auch außerhalb klassischer Unternehmensstrukturen, bieten Microsoft Exchange (E-Mail) sowie Microsoft Teams. Letzteres empfiehlt sich insbesondere für die effiziente und ortsübergreifende Arbeit an gemeinsamen Projekten. 

Ein besonders positiver Aspekt ist hier aus meiner Sicht, dass Microsoft bei der Entwicklung der Lösungen den  Security- und Compliance-Aspekten eine hohe Bedeutung beigemessen hat und diese nunmehr mit überschaubarem Aufwand konfigurierbar sind. Die Einführung von Teams ist allerdings ein ganzheitliches Konzept und wird kurzfristig nur dann Wirkung zeigen, wenn es auch professionell begleitet ist.

Einrichtung eines Helpdesk

Die Umstellung auf mobile Arbeitskonzepte erfolgt derzeit vielerorts unter enormem Druck. Für viele ist das Arbeiten außerhalb des Büros zudem Neuland. Da man nun nicht mehr so einfach die Kolleginnen und Kollegen nebenan fragen kann, empfiehlt sich die Einrichtung einer Hotline, um Fragen schnell und unkompliziert beantworten zu können und damit den Umstellungsprozess zu unterstützen.

Fazit: Mobiles Arbeiten funktioniert

Mobile Arbeitskonzepte stehen heute dank moderner Technologien und Lösungen nicht im Widerspruch zu effizientem Arbeiten und bieten enormes Potenzial, mehr zu sein, als eine bloße Überbrückungslösung. Unterschätzen Sie aber keinesfalls die Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse. Diese werden sich ändern. Die Art der Zusammenarbeit wird sich ändern. Die Erfahrung zeigt uns aber, dass Veränderungen hin zum mobilen und flexiblen Arbeiten meist sehr gute Ergebnisse liefern.