Managed Printing Services: Worauf Sie bei der Wahl des Dienstleisters achten sollten

Rund 70 Prozent der Unternehmen wissen nicht, oder nicht genau, wie hoch ihre allgemeinen Druckkosten sind . Managed Printing Services (MPS) sind dabei für Ihr Unternehmen von großem Nutzen. Aber haben Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Angebote der Anbieter verschafft? Am Markt gibt es einige gute MPS-Dienstleister. Den Richtigen zu finden, fällt hier oftmals schwer. Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, worauf Sie bei der Wahl achten sollten.

Inhalt

Service für verschiedene Hersteller
Die Kosten immer im Griff
Vereinfachung der Verwaltung
Kennen Sie PAM?
Analyse garantiert Qualität
Fazit

Service für verschiedene Hersteller

Viele Unternehmen kaufen ihre Drucker, Scanner und Kopierer je nach Bedarf und von verschiedenen Herstellern. Das ist von Fall zu Fall durchaus praktisch und meist auch preiswerter, da man sich nach aktuellen Angeboten und neuen Anforderungen richten kann – solange keine technischen Probleme auftreten. Denn dann wird die Lage schnell unüberschaubar. Verbindungsprobleme, falsche Handhabung und fehlende Verbrauchsmaterialien sind nur drei der zahlreichen Gründe für einen Druck-Stillstand. Wer eine uneinheitliche Geräteflotte hat, ist in solchen Fällen auch auf mehrere Servicepartner angewiesen. Und dann wird es kompliziert.

Mit Managed Printing Services, die nicht nur auf eine Gerätemarke spezialisiert sind, gehen Sie den einfachen und sicheren Weg. Als zentraler Ansprechpartner ermöglicht Ihnen ein derartiger Dienstleister einen Vertrag für verschiedene Hersteller. Bei Fragen oder Problemen gibt es nur mehr einen Kontakt und allerbestes Service zu einem überschaubaren Preis. Solche MPS-Servicepartner machen aus Ihren bunt zusammengewürfelten Geräten ein perfekt eingespieltes Team und sorgen für einen Workflow ohne längere Unterbrechungen. Das ist eine echte Win-win-Situation.

Die Kosten immer im Griff

Bei mehreren Service-Verträgen geraten die Kosten schnell außer Kontrolle. Mit einem unabhängigen Partner haben Sie die Kosten von Beginn an fest im Griff. Die Ausgaben werden planbar und jedes Einsparungspotenzial wird voll ausgeschöpft. Außerdem genießen die Kunden derartiger Anbieter oft besondere Kostenvorteile, wie zum Beispiel günstigeres Originalzubehör. Auch Verbrauchsmaterialien wie der Tonerbedarf werden in solchen Fällen regelmäßig überprüft und erst dann nachbestellt, wenn es notwendig ist. Bestimmte MPS-Dienstleister bieten verschiedene Verrechnungsmodelle an und Sie entscheiden, ob Sie neue Geräte kaufen, mieten oder einfach einen fix kalkulierten Seitenpreis/Preis pro Tonerkartuschen zahlen wollen. Auch Wartungen betreffend sind derlei Verträge eine sehr übersichtliche Vereinbarung, die teure Technikerstunden vermeidet und Ihrem Unternehmen Geräteaktualität zusichert.

Vereinfachung der Verwaltung

Ab einem gewissen Punkt hemmt Bürokratie die positive Entwicklung und das Wachstum eines Unternehmens. Auch die Zusammenarbeit mit Service-Dienstleistern kann in den meisten Fällen noch optimiert werden. Weniger Service-Verträge und weniger Ansprechpartner bedeuten einen allgemein geringeren Zeitaufwand, eine einfachere Verwaltung und fast immer eine spürbare Kostenersparnis. Bei Managed Printing Services werden neue Praktiken eingeführt, die die Anzahl der gedruckten Seiten minimieren, ineffektive Geräte erkennen und Arbeitsabläufe langfristig vereinfachen. Durch Einschulungen und neue Richtlinien wird dabei auch das Kostenbewusstsein der Mitarbeiter*innen geschärft und mit alt eingefahrenen Gewohnheiten gebrochen.

Kennen Sie PAM?

Jedes Gerät ist anders, hat Vor- und Nachteile und ist für manche Einsätze geeignet, für andere eher nicht. Um das herauszufinden bieten einige Anbieter eine detaillierte IST-Analyse Ihrer Geräteflotte an. Dafür werden unterschiedliche Methoden verwendet. Von ACP wird beispielsweise „PAM“ ins Rennen geschickt. Mit diesem Tool haben Sie Ihre Druckerflotte optimal im Blick und können diese einfach und effektiv managen.

Mit dem Einsatz des Printer Asset Managements erhalten Sie einen Überblick über den richtigen und für Ihr Unternehmen individuell passenden Geräteeinsatz. Jedes Gerät wird auf seine Einsatzmöglichkeiten überprüft sowie getestet und genau dort eingesetzt, wo es am produktivsten ist. Dieser Vorgang optimiert die Einteilung von Druckern, Scannern und Kopierern, sichert die selbst gesteckten Nachhaltigkeitsziele und steigert die Gesamtproduktivität spürbar. Auch wenn ein Unternehmen wächst, die Druckkosten sollten nicht im gleichen Ausmaß steigen. Ein professioneller MPS-Partner hilft dabei!

Analyse garantiert Qualität

Nach einer detaillierten IST-Analyse Ihrer aktuellen Geräteflotte erfolgt die Konsolidierung. Eine erste Datenanalyse ist nur ein wichtiger Teil davon. Erst nach diesem Audit kann bestimmt werden, wie viel, wann und mit welchen Geräten in Ihrem Unternehmen gedruckt wird. Die druckintensivsten Prozesse werden in die Analyse aufgenommen und bilden die theoretische Grundlage für den Abgleich mit den Realprozessen in der Praxis. ACP hat dafür zum Beispiel einen fünfstufigen Ansatz entwickelt:

• Datenanalyse mittels PAM
• Aufnahmen der druckintensivsten Prozesse (Theorie)
• Standortanalyse mit Abgleich von Realprozessen (Praxis)
• Analyse der Security und Datensicherheit (DSVGO)
• SOLL-Konzept inkl. Bewertung der Nachhaltigkeit

• Printer Asset Management (PAM)
• Pull-Printing (Steuerung des Druckdatenstroms – z.B. FollowMe Print)
• Scan/Capture Applikationen (Digitale Workflows)

3. Hersteller Benchmark

• Ausschreibung und Preisverhandlung
• Technische Bewertung
• Auswahl der optimalen Funktionalität am richtigen Standort
  
  

• Enterprise Content Management (ECM)
• Dokumenten-Management (z.B. Elektr. Rechnungsverarbeitung)
• Digitale Dokumenten Workflows (Vertragsverwaltung, Digitale Akten, …)

• Die Kunden entscheiden über das Verrechnungsmodell (Kaufen, Mieten, Seitenpreis)
• Keine versteckten Kosten durch inkludierte Seitenvolumen
• Bewertung der Seitendeckung

Managed Printing Services gehen systematisch vor, verbessern die gesamte Geräteflotte und optimieren den Workflow.

Die Kombination aus leistungsstarken Geräten und dem Printer Asset Management von ACP hat die Kosten in unserer Druck-Infrastruktur merkbar verringert. Wir schätzen speziell das Know-how der Printing Spezialist*innen, die uns mit langjähriger Erfahrung und Fachwissen von der Beratung über den Geräte-Lifecycle bis hin zur laufenden Betreuung kompetent unterstützen. Aber auch die lokale Nähe unseres IT-Partners und ein persönlicher Ansprechpartner für alle IT-Belange waren für uns entscheidend, mit ACP zusammenzuarbeiten. So konnten wir neben der Hardware auch die Sicherheit unserer Systeme mit dem Einsatz der Fingerprint Authentifizierung verbessern.
Gerhard Erber, IT-Leiter von Suzuki Austria

Fazit

ACP Managed Printing bietet mehr als herkömmliche Pay-per-Print Modelle. ACP übernimmt ganzheitliche Betreuung Ihrer Geräte-Infrastruktur vom Drucker, über den Kopierer bis zum Scanner. Die für mehrere Hersteller zertifizierten ACP-Techniker*innen überwachen Ihre Druckergeräte per Remote und gewährleisten so reibungslose Druckprozesse. ACP garantiert die vollautomatische Belieferung mit Verbrauchsmaterial, wie Toner, Tinten, Trommeln und Wartungsteilen und verwaltet Ihre gesamte Drucker-Infrastruktur – bis hin zur fachmännischen Verwertung nicht mehr benötigter Altgeräte. Das Technik-Team von ACP unterstützt auch Ihre Mitarbeiter*innen genau dort, wo Service und Support benötigt wird – schnell und unbürokratisch. Das spricht für sich.

ACP ergänzt Ihre Managed Print Services um ständiges Monitoring, individuelle Dienstleistungen und automatisierte Prozesse. Mit dem Blick auf das Ganze profitieren Unternehmen von diesen stabilen Druck-Diensten mit weniger Stillständen und zufriedeneren Mitarbeiter*innen. Mit MPS sparen Sie Lagerkosten, geben weniger für Verbrauchsmaterialien aus und optimieren Ihre gesamte Geräteflotte sowie deren Output. Die Abrechnung erfolgt punktgenau und transparent. Diese allgemeine Effizienzsteigerung wird sich sehr bald in der Bilanz Ihres Unternehmens bemerkbar machen. Vertrauen auch Sie auf die langjährige Expertise von ACP.

Referenzen von ACP

Diese und andere Unternehmen holen mit ACP Managed Print Services bereits das Beste aus Ihrer Druckerinfrastruktur.

• Wiener Privatklinik: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/wpk
• abatec GmbH: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/abatec 
• Suzuki Austria: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/suzuki 
• Fill GmbH: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/fill