Wie Sie mit Managed Printing Services Zeit und Geld sparen

Viele Unternehmen wissen nicht, oder nicht genau, wie hoch ihre allgemeinen Druckkosten sind. Außerdem ist Effizienz im Arbeitsalltag zum Schlagwort unserer Zeit geworden. Besonders die Verantwortlichen in den IT-Abteilungen und Fachbereichsleiter*innen können ein Lied von zeitraubenden Problemen mit schlecht funktionierender Hard- und Software singen. Eines der häufigsten Problemfelder liegt im Druck- und Scanbereich. Modernste Firmengeräte, laufendes Monitoring und eine schnelle Fehlerbehebung können hier unkompliziert für Entlastung sorgen.

Inhalt

Drucker unter Druck
MPS bietet viele Vorteile
Weit mehr als ein Wartungsvertrag
Oft fehlt der Überblick
Besseres Service inklusive
Die Kosten im Griff haben
Am Beginn steht die Analyse
Fazit

Drucker unter Druck

Sie kennen das bestimmt: Sie müssen wichtige Dokumente ausdrucken und der Drucker spinnt! Sie möchten etwas scannen, doch der Scanner macht nicht, was Sie wollen. Die Suche nach der Ursache einer solchen Fehlfunktion ist nicht nur störend, sondern meistens auch sehr zeitintensiv. Oftmals mündet sie in einem Anruf im Supportcenter und weiterer Wartezeit. Kommt so etwas öfter vor, summieren sich versteckte Kosten, die meistens in keiner Bilanz erfasst werden. Zudem leidet die Motivation der Belegschaft darunter. Im Arbeitsalltag stehen aber nicht nur die Mitarbeiter*innen unter ständigem Druck, auch von den Geräten wird erwartet zuverlässig zu funktionieren. Managed Printing Services (MPS), auch bekannt als Printing as-a-Service, sollen genau das verhindern!

MPS bietet viele Vorteile

Managed Printing Services sind Dienste, die von externen Dienstleistern angeboten werden. Diese helfen Unternehmen dabei, besser zu wirtschaften und sorgen für stark optimierte Arbeitsabläufe. MPS verbessern und verwalten die Dokumentenausgabe eines Unternehmens enorm. Nach einer gründlichen IST-Analyse aller aktuellen Drucker, Kopierer und Scanner, wird die gesamte Geräteflotte an den nötigen Bedarf angepasst. MPS-Dienstleister übernehmen auch den Austausch der Hardware, deren Verbrauchsmaterialien und alle erforderlichen Services. Das Ergebnis sind zufriedenere Mitarbeiter*innen und tadellos funktionierende Drucker, Scanner und Kopierer sowie ein wesentlich besserer Überblick über den gesamten Druck-Output. Das wirkt sich auch auf den Dokumenten-Workflow und damit auf die Kundenbeziehungen äußerst positiv aus. So bleibt mehr Zeit für innovative Projekte.

Weit mehr als ein Wartungsvertrag

Managed Printing Services unterscheiden sich vom klassischen Wartungsvertrag. Sie sind wesentlich umfangreicher und konzentrieren sich auf die optimierte Dokumentenausgabe bei allen Druckern, Scannern, Kopierern und Fax-Geräten. Sie umfassen dabei beispielsweise die automatische Lieferung von Verbrauchsmaterialien, eine schnelle und zuverlässige Wartung sowie Reparatur, eine Gewährleistung höchster Sicherheit und Serviceangebote, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Quasi ein „Alles inklusive-Sorgenfrei-Paket“. Mitarbeiter*innen können sich dadurch auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren. MPS ist ein wichtiger Teil einer gelungenen digitalen Transformation, hilft beim Sparen und ist noch dazu gut für die Umwelt.

Oft fehlt der Überblick

Auch wenn Nachhaltigkeit und Umweltschutz in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda stehen, steigt das Druckvolumen von Jahr zu Jahr. Immer noch müssen Verträge, Angebote und andere Papiere ausgedruckt und abgelegt werden. Viele Verantwortliche wissen allerdings nicht, wie viele Seiten in ihrem Unternehmen gedruckt werden. Auch der jährliche Support- und Verwaltungsaufwand bleibt oft im Dunkeln. Umfragen haben gezeigt, dass jede sechste ausgedruckte Seite sofort in den Papierkorb wandert und lediglich ein Fünftel davon länger als fünf Minuten genutzt wird. Diese Zahlen machen nachdenklich und zeigen die Auswirkungen der Dokumentenwirtschaft auf die Gesamtproduktivität. Aus diesen Gründen ist es wichtig, die druckbezogenen Kosten aufzudecken und die Verwaltung von Druckerumgebungen zu optimieren. Mit Hilfe von Managed Print Services können Kosten langfristig gesenkt werden – und zwar bis zu 30 Prozent.

Besseres Service inklusive

Basierend auf dem bisherigen Nutzerverhalten der Mitarbeiter*innen können alle Services laufend optimiert werden. So werden Kosten in der Bewirtschaftung gespart und es kann festgestellt werden, ob es Einsparungspotenzial gibt (oft können Maschinen überhaupt weggelassen werden). Außerdem wird ein flächendeckender Service in Österreich und Deutschland angeboten. Bei echten MPS-Allroundern können verschiedenste Geräte integriert und betreut werden. So ist es möglich, die altbekannten Maschinen weiterhin im Einsatz zu haben. Das ist ein großer Vorteil zu Wartungsverträgen mit den jeweiligen Herstellern, denn es gibt nur mehr einen Ansprechpartner, der Aufwand mit den verschiedenen Verbrauchsmaterialien reduziert sich und teure Technikerstunden werden vermieden. Regelmäßig zur Verfügung gestellte Analysen, Reports und Ausgabekontrollen helfen den Unternehmen den Überblick zu bewahren.

Die Kosten im Griff haben

Durch die Evaluierung passgenauer Geräte für jeden Bedarf und steter Kostenüberwachung durch Analysen sowie Reports werden Kosten gespart. So kann auch Originalzubehör oft günstiger erstanden werden und der Tonerbedarf wird regelmäßig überprüft. Es wird erst dann nachbestellt, wenn es notwendig ist. Der Kunde entscheidet bei manchen Anbietern sogar über das Verrechnungsmodell (Kaufen, Mieten, Seitenpreis oder Verrechnung pro Tonerkartusche). Sollte ein Gerät bald ausgetauscht werden, findet keine Nachbestellung statt. Fehlende Verbrauchsmaterialien führen nicht mehr zu Druck-Stillständen. Der optimierte Einsatz von Geräten sichert Nachhaltigkeitsziele und durch den verbesserten Fokus auf Hauptaufgaben steigt die Gesamtproduktivität. Schließlich werden auch die Lagerkosten für Verbrauchsmaterialien minimiert.

Am Beginn steht die Analyse

Vor dem Start der Managed Printing Services muss der Status Quo im Unternehmen analysiert werden. Je genauer die folgenden Fragen beantwortet werden können, umso besser ist es:

• Welche und wie viele Drucker werden aktuell eingesetzt?
• Wo stehen diese Geräte?
• Welche Probleme treten regelmäßig auf, welche selten?
• Wie viele Seiten werden gedruckt und wie viel Tinte wird verbraucht?
• Welche Kosten sind dafür angefallen?
• Wie viele Mitarbeiter*innen benötigen Zugang zu welchen Geräten?

Ziel dieser Analyse sind nachhaltige Kostensenkungen und die Entwicklung störungsfreier Prozesse anhand der ausgewerteten Daten und Ziele. So gewinnen Unternehmen die volle Kontrolle über Ihre gesamte Druck- und Scan-Infrastruktur, die darüber hinaus ständig optimiert wird. Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit Druckerproblemen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben und informieren Sie sich direkt bei ACP über Ihren Managed Printing Services Vertrag.

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Mit dem kompetenten Know-how und der Unterstützung von ACP konnten wir unsere Druckkosten um rund 20 % reduzieren und profitieren nun von einer schlanken Drucker-Landschaft, die unsere Leistungsfähigkeit steigert und auch digitale sowie automatisierte Prozesse abbildet.
Robert Jäger IT-Leiter von abatec

Fazit

Bei den Kosten von Druckern, Scannern und Kopierern gibt es in vielen Firmen großes Einsparungspotenzial. Bei Abschluss eines Managed Printing Vertrages mit ACP wird das aufwendige Druckmanagement ausgelagert. So können Unternehmen bis zu 30 Prozent ihrer bisherigen Kosten in diesem Bereich sparen, haben weniger Stillstände und zufriedenere Mitarbeiter*innen aufgrund eines wesentlich besseren Workflows. Es wird ermittelt welche Geräte, an welchem Standort und zu welcher Zeit am produktivsten und welche eventuell gar nicht mehr notwendig sind.

MPS ermöglicht es, die Geräte über eine im Netzwerk installierte Software zu überwachen. Neigen sich bei einem Gerät die Verbrauchsmaterialien zu Ende, werden diese intelligent nachbestellt. Auch im Falle eines technischen Problems wird ACP automatisch informiert – die genaue Fehlermeldung ist bereits bekannt, wenn jemand von der Technik zur Reparatur geschickt wird. In jedem Fall hat das Unternehmen die volle Kostenkontrolle über alle Dienstleistungen und Bestellungen. Auf Wunsch kann sogar der Preis für jede einzelne, gedruckte Seite berechnet werden.

Der große Vorteil: Aufgrund von Kooperationen mit mehreren Herstellern, können auch unterschiedliche Geräte in dem MPS-Netzwerk integriert und betreut werden. Das vereinfacht die Verwaltung ihrer Serviceverträge und erleichtert die Kommunikation.

ACP Managed Printing Services können mehr als herkömmliche Pay-per-Print Modelle. Die Mitarbeiter*innen werden genau dort unterstützt, wo Sie reibungslose Services und Support benötigen und die Abrechnung erfolgt punktgenau und transparent, schließlich entscheidet der Kunde, welches Verrechnungsmodell genommen werden soll. ACP behält für Sie den Blick aufs Ganze.

Referenzen von ACP

Hier sehen Sie, wie anderen Unternehmen geholfen werden konnte.

• Wiener Privatklinik: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/wpk
• abatec GmbH: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/abatec 
• Suzuki Austria: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/suzuki 
• Fill GmbH: https://www.acp-gruppe.com/referenzen/fill