Rechtssicher digital unterschreiben: Das müssen Sie wissen

Die Möglichkeit wichtige Dokumente im Arbeitsalltag digital zu signieren, trägt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe bei und sorgt nebenbei für mehr Nachhaltigkeit. Dennoch haben viele Unternehmen die Vorteile der digitalen Unterschrift noch immer nicht erkannt. Hier erfahren Sie, was es bringt, worauf es ankommt und welches Tool Sie dabei bestens unterstützt.

Inhalt

Das papierlose Büro ist keine Neuigkeit
Die Vorteile des digitalen Workflows
Keine Angst vor Sicherheitslücken
Die Richtlinien der elektronischen Signatur
Was gilt es beim eSigning zu beachten gilt
Einsatzbereiche der digitalen Signatur
Bessere digitale Prozesse
Fazit

Das papierlose Büro ist keine Neuigkeit

Meterlange Aktenschränke, Schlangen vor dem Kopierer und Mitarbeiter*innen, die sich hinter verstaubten Papierstapeln verstecken können, sind fast überall Bilder aus der Vergangenheit. Bereits in den 1970er-Jahren war die Rede vom papierlosen Büro. So ganz hat man den Umstieg, trotz Digitalisierung, noch immer nicht geschafft. Besonders die rechtlich bindende Unterfertigung von digitalen Dokumenten erwies sich lange Zeit als Stolperstein. Dabei ist es inzwischen so einfach. Was Bürger*innen von der Verwaltung mit der Handysignatur gratis zur Verfügung gestellt wird, sollte auch in digital transformierten Betrieben keine allzu große Hürde mehr darstellen.

Die Vorteile des digitalen Workflows

Auch im Bereich des digitalen Signierens hat die Corona-Pandemie für einen Schub gesorgt. Wer im Home-Office die Unterschrift eines Vorgesetzten braucht, kann diese nur mehr auf elektronischem Weg einholen. Neben dem Rückgang des Papierverbrauchs, hat ein durchgehender digitaler Workflow aber auch andere Vorteile. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Nutzung von Papier im Arbeitsprozess über 30mal teurer sein kann als digitales Dokumenten-Management, vom zusätzlichen Zeitaufwand gar nicht zu sprechen. Wird ein Dokument digital signiert, wird es mit einem digitalen Zertifikat versehen, einem Fingerabdruck, der die Identität des Unterfertigers eindeutig betätigt. Diese digital zertifizierten Signaturen haben denselben Status wie notariell beglaubigte Unterschriften. Das erspart eine Menge Aufwand!

Keine Angst vor Sicherheitslücken

Immerhin: Der ausgedruckte und per Post versendete Geschäftsbrief ist vom E-Mail zum Großteil schon komplett verdrängt worden. Moderne und in die Firmen-IT integrierte Mail-Programme mit asymmetrischer End-to-End-Verschlüsselung oder interne Messenger-Systeme sind nicht nur wesentlich schneller als die Post, auch in Sachen Sicherheit haben sie das Postgeheimnis hinter sich gelassen. So ein Brief ist schließlich auch von fremden Händen schnell geöffnet. Lediglich bei den Anbietern digitaler Signaturen herrscht bei etlichen Unternehmen noch Unsicherheit. Aber das muss nicht sein. Die Zeiten, in denen man einfach den eingescannten Schriftzug der eigenen Unterschrift am Ende eines Dokuments eingefügt hat, sind vorbei. Jeder der Zugang zu dieser Bilddatei hat, weil er oder sie zum Beispiel bereits einmal ein derart „unterschriebenes“ Dokument erhalten hat, könnte künftig mit der fremden Unterschrift verhängnisvollen Unfug treiben.

Die Richtlinien der elektronischen Signatur

Wie die digitale Signatur, das eSigning, zu funktionieren hat, ist in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) geregelt. In Österreich wird diese Verordnung insbesondere mit dem Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG), der Signatur- und Vertrauensdiensteverordnung (SVV) und der Verordnung über die Feststellung der Eignung des Vereins „Zentrum für sichere Informationstechnologie – Austria (A‑SIT)“ als Bestätigungsstelle durchgeführt. Sie sorgt seit dem Jahr 2014 für einheitliche Regeln bei digitalen Transaktionen in den Mitgliedstaaten der EU. Unterschieden wird dabei zwischen der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur, die für verschiedene digitale Transaktionen eingesetzt werden sollen.

1. Die einfache digitale Unterschrift ist die niedrigste Stufe des digitalen Signierens. Ein Beispiel dafür ist die klassische E-Mail-Signatur, die lediglich zeigen soll, wer der Absender ist. Diese Art der Unterschrift kann für allgemeine digitale Kommunikation im Arbeitsalltag eingesetzt werden. Die bereits erwähnte eingescannte handschriftliche Unterschrift zählt ebenfalls zu dieser Kategorie.
2. Bei der fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein: Der/die Unterzeichner*in muss eindeutig feststellbar sein und die Übertragung muss verschlüsselt erfolgen. Für die Verschlüsselung können beispielsweise asymmetrische Schlüsselverfahren wie PGP (Pretty Good Privacy) eingesetzt werden. Bei dieser Unterschriftenform muss es möglich sein, die Daten mit einem beglaubigten Zertifikat zu versehen.
3. Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe des digitalen Signierens. Diese streng geregelte Form entspricht, bis auf ein paar Ausnahmen, der handgeschriebenen Unterschrift und unterliegt strengen Sicherheitsanforderungen. Sowohl bei der Übermittlung, als auch bei der Archivierung der Unterschrift, müssen sichere kryptografische Verfahren eingesetzt werden, die nachträgliche Veränderungen aufzeigen. Die qualifizierte elektronische Signatur benötigt das Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters. Diese Art der Signatur wird in Firmen und Behörden eingesetzt, um Kosten zu sparen und Arbeitsabläufe zu beschleunigen.

Was es beim eSigning zu beachten gilt

Der Einsatz von papierlosen Geschäftsprozessen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Die Möglichkeit, den Kolleg*innen Papiere auf dem Schreibtisch zu hinterlassen, ist im Home-Office Geschichte. Die Integration eines Tools für digitales Signieren in die Unternehmens-IT ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Wird es prozessbasiert implementiert, kann es für Unternehmen von großem Vorteil sein, denn es hat erheblichen Einfluss auf die Geschäftsprozesse. Es ist Aufgabe der IT-Abteilungen dafür zu sorgen, dass der elektronische Singnaturprozess für alle betroffenen Mitarbeiter*innen effizient, sicher und automatisiert möglich gemacht wird.

Einsatzbereiche der digitalen Signatur

An dieser Stelle wollen wir einen kurzen Überblick geben, wo die Implementierung und die weitere Verwendung der digitalen Unterschrift überall Sinn macht:

• Bei der Unterscheidung, wer was unterschreiben darf: Mit einer cloudbasierten IT-Lösung können von den Administrator*innen Zugriffsrechte vergeben werden. Über Sicherheitsoptionen kann außerdem gesteuert werden, wer welche Dokumente sehen darf.
• Bei der nativen Integration bieten manche eSigning Programme die Möglichkeit, diese mit beliebten Apps von Kunden und Mitarbeiter*innen zu verbinden.
• Elektronische Signaturen unterstützen den Vertrieb sowohl beim Online-Verkauf als auch bei der Verwendung digitaler Kaufverträge und wirken sich damit direkt auf den Umsatz aus.
• Die digitale Signatur erhöht die Sicherheit im Geschäftsprozess und hilft bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
• Ein unternehmensübergreifendes eSigning-Tool sorgt für Konsistenz bei den Speicher-Richtlinien. Dabei ist die Aufnahme elektronischer Signaturverfahren in Unternehmenshandbücher und Standardarbeitsanweisungen sehr zu empfehlen.

Bessere digitale Prozesse

Dokumente erstellen, unterschreiben, verfolgen und archivieren, ohne diese ausdrucken und ablegen zu müssen – inzwischen gibt es mehrere Tools, die das ermöglichen. Immer mehr Software-Anbieter haben erkannt, dass digitale Signaturen ein wichtiger Teil bei der Errichtung durchgängiger, digitaler Prozesse sind. Mit der E-Signatur-Lösung Adobe Sign werden beispielsweise ganze Firmen dabei unterstützt, Arbeitsaufwände zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Dabei ist Adobe Sign voll in Adobe Pro DC integriert.

Tools wie Adobe Sign fördern die Effizienz bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit und bieten einen detaillierten Überblick über den Status einzelner Schritte eines Projektes. Sie ermöglichen die transparente Nachverfolgung von Dokumenten und automatisieren bislang aufwendige Genehmigungsverfahren. Außerdem sind derartige Cloudlösungen auch mobil jederzeit und überall verfügbar. Der Forrester Report Total Economic Impact of Adobe Sign zeigt, dass eine moderne E-Signatur Lösung durchaus positive Auswirkungen auf die betriebswirtschaftliche Erfolgssicherung haben kann.

Fazit

War es in den Anfangszeiten der Digitalisierung noch aufwendig, Einverständniserklärungen, Genehmigungen oder Vertragsunterschriften auf digitalem Weg und vor allem für alle Seiten rechtlich bindend einzuholen, ist es heute meist nur mehr die Angst vor Sicherheitslücken, die einen Umstieg auf ein digitales Signatursystem verzögert. Dabei erfüllen cloudbasierte Tools wie Adobe Sign neben den relevanten gesetzlichen Auflagen auch alle Branchen- und Sicherheitsstandards auf höchstem Niveau. Außerdem werden E-Signaturen in immer mehr Ländern anerkannt.

Mit umfassenden Prüfkontrollen, neuester Verschlüsselungstechnologie sowie der Zertifizierung von Dokumenten gewährleistet Adobe einen umfassenden elektronischen Signaturprozess. Dabei gilt: Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, beschleunigt und optimiert darüber hinaus aber auch die Arbeitsprozesse. Ein Umstieg auf ein digitales Unterschriften-Tool wie Adobe Sign ist ein weiterer wichtiger Schritt im Zuge der digitalen Transformation, erleichtert den Mitarbeiter*innen die Arbeit und minimiert den Papierverbrauch.