RPA mit UiPath: Softwareroboter machen müde Prozesse wieder munter!

Mit modernsten Software-Robotern werden immer wiederkehrende (Produktions-) Prozesse automatisiert. Virtuelle Mitarbeiter schaffen im digitalen Raum eine radikale Steigerung der Produktivität. Wie das funktioniert, erklärt Franz Ortner, Experte für digitale Lösungen bei ACP, im Interview.

Franz Ortner

Worum handelt es sich bei robotergesteuerter Prozessautomatisierung?

In den kommenden 15 Jahren werden, so unterstreichen akademische Studien, mehr als 45 Prozent der heute "klassischen" Berufe automatisiert sein. Prof. Leslie P. Willcocks von der renommierten London School of Economics ortet vor allem bei profanen, sich ständig wiederholenden Tätigkeiten eine radikale Reduktion des täglichen Arbeitsvolumens.

Waren es zunächst einfache Probleme, die mit "Robotic Process Automatation" (RPA) gelöst werden konnten, hat sich die Technologie in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt. Vom automatisierten Erstellen von Social Media-Beiträgen bis hin zu telefonischen Kundenberatungssystemen (Interactive Voice Response) reichte das Repertoire. Ein Riesenschritt in die Zukunft erfolgte durch die Testautomatisierung bei der Qualitätssicherung von Software.

Wie funktioniert diese Technologie?

Wo im Normalfall der Cursor, gesteuert durch einen Menschen, über den Bildschirm huscht und geklickt wird, erledigt das die RPA in nur einem Wimpernschlag. Die Aktivierung von Kreditkarten oder Betrugsanzeigen, die Bearbeitung von Schadensfällen bei Versicherungen, automatisiertes Reporting im Gesundheitsbereich oder das Ausstellen von Materialrechnungen – das wird bereits heute in Unternehmen erfolgreich und effizient durch Software-Roboter erledigt. In einer Geschwindigkeit und Genauigkeit, die ihresgleichen sucht.

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Wie wird robotergesteuerte Prozessoptimierung (Robotic Process Automation - RPA) heute in Unternehmen eingesetzt und wie genau profitieren diese davon?

Nur drei Beispiele: Ein internationales Netzwerk von Werbeagenturen automatisierte beispielsweise mehr als 2.500 Prozesse und Abläufe in den verschiedensten Bereichen und spart damit monatlich zehntausend (menschliche) Arbeitsstunden ein. Eine Investmentbank konnte durch den Einsatz der Softwareroboter die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei der Geschäftsabwicklung von vierzig auf drei Minuten reduzieren. Das ist eine Zeitersparnis von mehr als 90 Prozent. Eine KFZ-Versicherung überlässt digitalen Robotern die Lösung von Problemen mit der Risikoübernahme bei Vertragsverlängerungen.

Dabei erledigen Softwareroboter in einigen Bereichen ihre Aufgaben völlig eigenständig (unattended) oder unter wachsamen, menschlichen Augen (attended). Der unschlagbare Bonus: Bereits im ersten Betriebsjahr kann mit dem RPA-Know-how von ACP und UiPath eine Investitionsrentabilität im dreistelligen Bereich erzielt werden.

Wie aufwendig ist die Umsetzung von RPA-Lösungen?

Ein großer Vorteil von RPA-Tools ist, dass diese rasch funktionieren und implementiert werden können. Man benötigt lediglich drei Komponenten. Das sind die Entwicklungsumgebung, ein so genannter Orchestrator, der Roboter steuert und verwaltet und die Roboter selbst. Die Robots werden den Kunden von ACP mit der Technologie von UiPath quasi auf den Leib geschneidert. Natürlich sind aber viele einsatzfähige Roboter schon auf ACP-Festplatten "geparkt", sozusagen "Roboter von der Stange".

Mit minimalen Adaptionen sind diese rasch einsatzfähig. Das können beispielsweise Leistungsdokumentationen sein, das automatisierte Abarbeiten von Bestellungen in einem Webshop, die Unterstützung bei Bewerbungsprozessen oder das automatische Verbuchen von Eingangsrechnungen. Dafür und für vieles mehr haben wir bereits einsatzfähige Roboter auf Lager.

Wie geht ACP bei der Umsetzung vor?

Bei ACP programmieren wir alle eingesetzten Software-Roboter im eigenen Haus. Mit der Challenge "Bot in a Day" haben wir uns selbst ein ambitioniertes Ziel gesetzt und bisher auch immer erreicht. Der Kunde schildert uns sein dringlichstes Problem und wir lösen es mit einem individuell programmierten Roboter. Schaffen wir das nicht innerhalb eines Tages, dann ist unsere Leistung für den Kunden kostenfrei.

Mit der Erschaffung eines Bots alleine ist es aber noch nicht getan. ACP entwirft eine "Journey" – also die Route, wohin die Reise führen soll. Dabei wird der Kunde auf Prozess-Ebene begleitet. Vom "Bot in a Day" und dessen erfolgreicher Anwendung nähern wir uns anderen Themengebieten, für die wir ebenfalls Lösungen bereitstellen können.

Mit einer "Journey Map" zeichnen wir den Weg weiter, wie Ideen Schritt für Schritt möglichst rasch und koordiniert umgesetzt werden. Zusätzlich sollen möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kunden ein positives Verhältnis zur Arbeit mit Software-Robotern entwickeln. Das gelingt, wenn man sie bereits von Anfang an mit einbezieht.

Welche Rolle wird Robotic Process Automation in der Zukunft spielen?

Zukünftig werden vor allem Managed Bots eine große Rolle spielen. Dabei ist die nötige digitale Infrastruktur nicht mehr beim Kunden angesiedelt, sondern der Roboter wird in einem Rechenzentrum betrieben und gewartet – eine "ferngesteuerte" Lösung!

Am vermehrten Einsatz von Software-Robotern bei ermüdenden, sich immer wiederholenden Prozessen sowohl in der realen Produktionswelt als auch im virtuellen Business führt kein Weg vorbei. Wer schon jetzt an Bord kommt und automatisierte Abläufe nutzt, ist bereits in der Zukunft angekommen.