Wie die IT die Effizienz im Projektmanagement revolutioniert

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Digitale Projektmanagement-Lösungen erleichtern im Idealfall die Umsetzung kontinuierlicher, iterativer Entwicklungsprozesse. Gleichzeitig stellen diese neuen Ansätze bestehende Software und Abläufe auf den Prüfstand. Erfahren Sie, welche Tools die Anforderungen agiler Methoden erfüllen.

Inhalt

Vom klassischen zum agilen Projektmanagement: Anpassung an die moderne Arbeitswelt
Agiles Projektmanagement: Digitale Tools sorgen für Durchblick
Digitale Brücken für hybride Projekt-Teams
Nahtlose Prozesse durch intelligentes Projektmanagement
Fazit: IT als Projektmanagement-Motor

Vom klassischen zum agilen Projektmanagement: Anpassung an die moderne Arbeitswelt

Im Zuge der Digitalisierung haben sich die Herausforderungen und Methoden im Projektmanagement verändert. Wo früher klassische Top-down-Ansätze dominierten, kommen heute in rund 44 Prozent aller Projekte agile Methoden zum Einsatz. Sie haben ihren Ursprung in der Software-Entwicklung und ermöglichen schnellere, iterative Entwicklungszyklen mit kontinuierlichen Verbesserungen.

Agile Methoden stärken die Autonomie einzelner Teams, die zunehmend Aufgaben aus dem Bereich des Projektmanagements übernehmen - etwa das Tracking relevanter Kennzahlen. Moderne Tools müssen diese Teams in die Lage versetzen, ihre Projektmanagementaufgaben eigenständig zu bewältigen. Gleichzeitig verschiebt sich die Rolle der Projektverwaltenden weg von der operativen, hin zur strategischen Projektsteuerung. Für diese Aufgabe benötigen sie kontinuierlich verlässliche Informationen, um das Projekt mit fundierten Entscheidungen erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Agiles Projektmanagement: Digitale Tools sorgen für Durchblick

Angesichts dieser neuen Anforderungen wird die klare Darstellung und effektive Verwaltung von Projektinformationen zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg im Projektmanagement. Spezialisierte Tools unterstützen idealerweise dabei, die zugrunde liegenden Prozesse auf folgenden Ebenen effektiver zu gestalten:

• Eine zentrale Oberfläche schafft Transparenz über Aufgaben, Fristen und Verantwortlichen für alle Beteiligten.
• Die Strukturierung der Informationen hilft Teams, Prioritäten wirksam zu setzen, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und den internen Kommunikationsaufwand zu reduzieren.
• Indem alle relevanten Informationen und Dokumente an einem Ort zusammengeführt werden, verbessern sich die Zugänglichkeit und Aktualität von Daten. Dies minimiert Fehlerquellen und steigert die Gesamtproduktivität des Teams.
• Die Integration mit anderen eingesetzten Plattformen wie Office 365 und SharePoint vereinfacht den Datenaustausch und unterstützt die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert.
• Visuelle Tools unterstützen die interdisziplinäre Zusammenarbeit, indem sie eine gemeinsame Sprache für die Kommunikation komplexer Sachverhalte schaffen.
• Die digitale Erfassung von Projektinformationen erleichtert die Archivierung und ermöglicht eine langfristige Nachverfolgung von Entscheidungen sowie Änderungen.

Digitale Brücken für hybride Projekt-Teams

Digitale Lösungen versprechen aber nicht nur einen Effizienzgewinn, sondern können auch ein Teil der Antwort auf die doppelte Entgrenzung der Arbeitswelt sein. Zum einen hat die Globalisierung der Wirtschaft die Entstehung internationaler Teams begünstigt, in denen Fachkräfte von verschiedenen Standorten über das Internet zusammenarbeiten. Gleichzeitig wächst auch in den lokalen Belegschaften der Wunsch, zumindest teilweise remote arbeiten zu können, und in mehr als 80 Prozent der österreichischen Unternehmen hat mindestens die Hälfte der Belegschaft eine Möglichkeit zum Homeoffice. Das Büro als Raum für niedrigschwellige und direkte Kommunikation fällt dadurch immer häufiger weg.

Digitale Tools wie die Produktivitäts- und Visualisierungssoftware MindManager sind in dieser Konstellation ein zentrales Bindeglied für Teammitglieder, die sich nicht unbedingt zur selben Zeit am selben Ort befinden. Alle Projektinhalte lassen sich jederzeit mit einer Internetverbindung abrufen und sowohl gleichzeitig als auch zeitverzögert bearbeiten. Zusätzlich schafft eine Projektmanagement-Lösung einen gemeinsamen, verbindlichen Referenzpunkt und reduziert sowohl den Kommunikationsbedarf als auch das Potenzial für Missverständnisse, sodass sich Beteiligten auf das Projekt selbst konzentrieren können.

Nahtlose Prozesse durch intelligentes Projektmanagement

Projektmanagement ist Wissensarbeit - und die ist im Detail oft zeitaufwendig und repetitiv. Für die Automatisierung solcher Aufgaben sind zudem immer seltener aufwendige Entwicklungsprojekte notwendig. Gartner prognostizierte bereits 2019, dass 2030 rund 80 Prozent der Projektmanagement-Aufgaben von KI-gestützten Tools erledigt werden. Dafür spricht auch der technische Fortschritt auf dem Gebiet der Entwicklertools. Low-Code/No-Code-Plattformen wie Microsoft Power Apps senken durch intuitive Editoren und vorgefertigte Bausteine die Einstiegshürde für die Umsetzung automatisierter Workflows und stärken die Autonomie der Projektteams.

In Kombination mit einer Projektmanagement-Lösung entstehen dadurch leistungsstarke Synergien. Kennzahlen können etwa automatisch nach SharePoint übertragen und dort für Reportings aufbereitet werden. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern steigert die Verfügbarkeit, Konsistenz und Qualität der vorhandenen Daten. Dieses Vorgehen spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Datenkonsistenz und -qualität.

Zudem ermöglicht die Integration von modernen Projektmanagement-Tools mit Plattformen wie Microsoft Teams einen sicheren und unkomplizierten Datenaustausch mit internen sowie externen Stakeholdern. So könnten spezielle Reportings automatisch auf einer Plattform für die externen Partner bereitgestellt werden, um den Kommunikationsbedarf zu senken und die Transparenz zu steigern.

Fazit: IT als Projektmanagement-Motor

In der digitalisierten Welt sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidende Erfolgsfaktoren, um sich in einem dynamischen Markt zu behaupten und die anspruchsvolle Kundschaft zu überzeugen. Daher müssen nicht nur die Projektmanagement-Methoden, sondern auch die verwendeten Tools den neuen Marktanforderungen gerecht werden. Lösungen wie MindManager sind dabei mehr als ein digitaler Methodenkoffer - sie schaffen eine Plattform für die strukturierte Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Durch nahtlose Integration mit Systemen wie SharePoint und anderen Unternehmensanwendungen verwandeln sie sich in zentrale Knotenpunkte, die nicht nur die Projektdurchführung vereinfachen, sondern auch die Informationsflüsse und die Zusammenarbeit über Abteilungen und geografische Grenzen hinweg optimieren.

Die Technologie verändert sich rasant und ist nicht nur im Projektmanagement ein wesentlicher Erfolgsmotor für Ihr Unternehmen. Um das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen, sind eine sorgfältige Planung, das Engagement des gesamten Teams und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung entscheidend. Bei ACP unterstützen wir Sie mit umfassender Beratung und intensiven Trainings bei der Auswahl und Einführung der passenden NextGen-Tech für Ihr Unternehmen.