Digitale Technologie für ein smartes Arbeitsumfeld

Das Human Resource Management (HRM) gilt in zukunftsorientierten Unternehmen bereits heute als Schlüsselstelle für Veränderungen mit sozialer Achtsamkeit. Damit ist der HR-Fachbereich ein wichtiger Partner für all jene Abteilungen, deren Anliegen nicht nur die Sicherstellung einer kontinuierlich guten Arbeitsqualität ist, sondern auch die Zufriedenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, unabhängig, von welchem Ort aus diese ihre Leistung erbringen.

Ein HRM der Zukunft sieht seine Fachkompetenz daher in der Gestaltung eines modernen, mit digitalen Technologien angereicherten Arbeitsumfelds, das Leistungen in möglichst hoher Qualität ermöglicht.

Inhalt

• Was bedeutet Qualität?
• Zukunft Personal - The Future of Work
• Wissen überall konsumieren – INCLUSIFY Suite
• Sozial kommunizieren – Social Intranet / Mitarbeiter-App mit Valo und Coyo
• Entfesselt zusammenarbeiten - Microsoft Office 365 & Adoption Framework
• Alltägliches automatisieren – Robotic Process Automation
• Fazit
• Interview: Smartes Arbeiten im Homeoffice - Auswirkung auf Mensch und Qualität

Was bedeutet Qualität?

Was es unter Qualität versteht, definiert jedes Unternehmen für sich selbst, ob das nun Geschwindigkeit ist oder Fehlerfreiheit. In jedem Fall ist es aber essenziell, dass die Infrastruktur auf beiden Seiten, sowohl auf Seiten der ArbeitnehmerInnen als auch bei ArbeitgeberInnen, professionalisiert wird, um die Grundvoraussetzungen für qualitativ hochwertiges Arbeiten zu schaffen. Ziel muss dabei sein, Menschen möglichst sinnvolle Arbeiten erledigen zu lassen und gleichzeitig von notwendigen to-do‘s zu entlasten.

Notwendige Arbeiten sind beispielsweise das Ausfüllen von Excel Dokumenten aus Berichten oder ERP-Systemen, die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen oder das Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen. Dies sind wiederkehrende Tätigkeiten, die meist als weniger spannend empfunden werden. Eine Prozessautomatisierung in diesen Bereichen würde für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten schaffen, um sich vermehrt sinnvolleren und befriedigenderen Aufgaben widmen zu können. Dies könnten etwa Gespräche mit KollegInnen oder KundInnen sein, bei denen es um die Lösungsfindung zu einem Problem geht. Damit wird auch das Qualitätsbedürfnis gedeckt.

Zukunft Personal – The Future of Work

Die digitale Messe #ZPE20Virtual widmet sich fünf Tage lang dem Thema HR Management der Zukunft. Vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Umsetzung digitaler Kollaboration und langfristiger Förderung sowie Motivation von MitarbeiterInnen – Wir als ACP Digital  zeigen Ihnen an unserem virtuellen Stand, wie Sie innovative Technologien einsetzen, um Potenziale zu erkennen und richtig zu nutzen.

Das sind unsere Themen:

• Wissen einsetzen
  Authentisches Wissen einfach mit Augmented Reality konsumieren, anstatt nach Informationen zu suchen.
  
• Sozial kommunizieren
  Alle MitarbeiterInnen erreichen. Ganzheitliche Unternehmenskommunikation auf Basis eines Social Intranets.
  
• Entfesselt zusammenarbeiten
  Unabhängig von Zeit, Ort und Gerät im Team oder mit Führungskräften schnell und einfach interagieren.
  
• Alltägliches automatisieren
  Die Automatisierung erledigt Notwendiges, der Mensch vollbringt Wichtiges. Mit wenig Zeit viel erledigen.

Sie können sich gerne vorab kostenfrei mit dem Promocode acp_zpev20 anmelden!

Wissen überall konsumieren – INCLUSIFY Suite

Der Zugriff auf Wissen und Informationen trägt maßgeblich zu einem motivierenden Arbeitsumfeld bei. Die Möglichkeit, Wissen durch gezieltes Lernen zu konsumieren statt Informationen suchen und finden zu müssen, steigert nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern reduziert auch die Angst vor einer Überforderung. Speziell dann, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unerwartet im Home Office oder auf Reisen befinden und Ansprechpartner für den kurzen Austausch fehlen.

Die Inclusify Suite, ein CMS (Content-Management-System) für Augmented Reality, bringt Wissen dorthin, wo es benötigt wird - an den Arbeitsort. Unter anderem lassen sich damit analoge Lernunterlagen um mediale Inhalte erweitern, oder die Inbetriebnahme von Geräten durch virtuelle Dokumentationen unterstützen. Die Realität wird zur Projektionsfläche für virtuelles Wissen.

Sozial kommunizieren – Social Intranet / Mitarbeiter-App mit Valo und Coyo

Change Communication (dt.: die Kommunikation von Veränderungsvorhaben) ist eine Herausforderung für Unternehmen. Das Human Resource Management (HRM) ist gefordert, eine konsistente Veränderungsstory zu schaffen. Gleichzeitig sollen eine hohe Reichweite gewährleistet sowie rasche Informationsflüsse sichergestellt werden, um einer „Mythenbildung“ und dem „Flurfunk“ entgegen zu wirken.

Kommunikation bedeutet die Wahrnehmung und Reaktion auf Feedback und Rückfragen innerhalb kürzester Zeit. Neben den unsichtbaren Faktoren der Kultur, soll die Corporate Identity als sichtbares Merkmal des Unternehmens widerspruchsfrei und verständlich kommuniziert werden und besonders auch neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Weg in das Unternehmen weisen. Um diese Herausforderungen zu meistern, erfordert es ein modernes Intranet. Mit einem Social Intranet / einer Mitarbeiter-App auf Basis von Microsoft SharePoint/Valo oder Coyo verfügen Unternehmen über eine interne Plattform, die Wissensaustausch, Kommunikation sowie die digitale Zusammenarbeit unterstützt. Es erleichtert innovative Prozesse und bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestmögliche Unterstützung bei ihrer Arbeit.

Auch M&A-Szenarien lassen sich dank des Social Intranets erfolgreicher meistern, sobald es um die Zusammenführung oder Integration eines neuen Unternehmens in die bestehende Organisation geht. Im Zusammenwirken mit einer geeigneten Change Communication-Strategie können mit dem Social Intranet kulturelle Hürden besser überwunden und Prozesse effizienter gesteuert werden.

Entfesselt zusammenarbeiten - Microsoft Office 365 & Adoption Framework

Die Zusammenarbeit und damit auch die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern wird nicht nur durch den Arbeitsort, Smartphones, Software, Informationen und Prozesse beeinflusst, sondern auch durch individuelle Bedürfnisse einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die gegenwärtige Situation, die dazu führt, dass sich Teammitglieder zu unterschiedlichen Zeiten auf Office und Home-Office verteilen, sind ein weiterer Grund für ein menschzentriertes Arbeitsumfeld.

Damit einhergehende soziale Bedürfnisse erfordern in Verbindung mit den unternehmerischen Ansprüchen an Leistung und Qualität eine ausgezeichnete Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Einerseits im Sinne einer positiven Anwendererfahrung und Mitarbeiterakzeptanz, andererseits für eine hohe Effizienz bei niedrigen Prozesskosten.

Aktuelle Technologien von Microsoft Office 365, wie etwa Teams oder SharePoint, bieten dabei umfassende Möglichkeiten für eine effiziente, geräte- und ortsunabhängige Zusammenarbeit sowie die technologische Grundlage für eine wertschöpfende und nachhaltige Digitalstrategie. Diese stellt optimalerweise sowohl Arbeitsabläufe und Herausforderungen in der Zusammenarbeit in den Mittelpunkt als auch die Schnittstellen zwischen Menschen und Prozessen. Professionelle IT-Partner thematisieren bei der Erstellung geeigneter Konzepte darüber hinaus jene Umstände, die möglicherweise die Zusammenarbeit bzw. die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern hemmen oder einschränken können.

Alltägliches automatisieren – Hyperautomation

Hyperautomation ermöglicht die intelligente Aufteilung von Arbeit zwischen Menschen und Maschine. Hyperkomponenten. Zum Beispiel können Software-Robots Standardaufgaben komplett übernehmen und zudem anspruchsvollere zwischenmenschliche Aufgaben von HR-MitarbeiterInnen und ihren Business  Partnern umfassend begleiten. Der Mensch erledigt nun Wichtiges, die Automatisierung Notwendiges. So können Kosten deutlich reduziert und gleichzeitig die Arbeitsqualität erheblich gesteigert werden.

Davon profitiert insbesondere auch das Human Resource Management, da hier in vielen Prozessen wiederkehrende Aufgaben abgehandelt werden, wie etwa Leistungsbeurteilungen, On- und Offboarding-Routinen oder auch organisatorische Massenänderungen. Während beispielsweise MitarbeiterInnen mehrere Stunden benötigen, um aus den diversen Systemen und Dokumenten ein Excel File zu befüllen – und das vielleicht sogar mehrmals die Woche – erledigt ein Software-Robot diese Aufgabe in einem Bruchteil der Zeit. Prozess- und Fehlerkosten können nun also durch den Robot vermieden und das menschliche Potential zur Lösungsfindung und Weiterentwicklung anderweitig effizienter eingesetzt werden.

Fazit

Smartes Arbeiten schafft das Umfeld für Motivation und die Verbindung für Begeisterung. Dementsprechend werden jene Unternehmen von motivierten MitarbeiterInnen - und in Folge von begeisterten Kunden - profitieren, deren Human Resource Management es versteht, die oben genannten Schlüsselfaktoren möglichst umfassend und nahtlos in seine Prozesse und Strategien zu integrieren.

(Promocode: acp_zpev20)

Smartes Arbeiten im Homeoffice - Auswirkung auf Mensch und Qualität

Sie interessieren sich auch darüber hinaus für das Thema Homeoffice und wie es sich auf den Menschen auswirkt? Hören Sie gern dazu das Interview, welches Anna Sycik mit Yvonne Doern von der Binder Consulting Unternehmensberatung GmbH und mir geführt hat.

Es werden unterschiedliche Blickwinkel auf Themen wie die Umsetzung von Homeoffice, begünstigende Faktoren von Stress und wie man diesen vorbeugen kann geworfen, aber auch Distance Leadership sowie die Gewährleistung einer gleichbleibenden Qualität von Remote-Arbeitsplätzen diskutiert.

Interview anhören