Modern Workplace Microsoft

Wird Microsoft Teams das E-Mail ersetzen?

11 Min. Lesezeit

7. September 2020

Stellen wir die richtige Frage? Nein! Die Frage, ob ein Werkzeug das andere Werkzeug vollständig ersetzen wird, läuft darauf hinaus, dass wir das Tool lediglich anders nennen. Aus Tool X wird Tool Y. Eher müssen wir uns die Frage stellen, ob das eingesetzte Werkzeug unsere Bedürfnisse abdeckt. Finden Sie gemeinsam mit mir heraus, warum E-Mail unsere Bedürfnisse am Modern Workplace nicht mehr ausreichend abdeckt und wie MS Teams die neuen Herausforderungen am digitalen Arbeitsplatz lösen kann.

Inhalt

Welche Anforderungen haben wir an unsere Werkzeuge, um unsere Aufgaben zu erfüllen?
Wie können wir unser Arbeitsverhalten wieder unseren Bedürfnissen anpassen?
Wird MS Teams Outlook ersetzen?
E-Mail als Opfer des eigenen Erfolgs?
Wie kann MS Teams unser (E-Mail) Problem lösen?
Das Versprechen
Fazit – Einführung und Transition

Welche Anforderungen haben wir an unsere Werkzeuge, um unsere Aufgaben zu erfüllen?

Ich habe viele Blog-Beiträge gelesen und viele Sitzungen auf Konferenzen besucht. Und die ganze Diskussion scheint sich um bestimmte Funktionen verschiedener Tools zu drehen, und wann Funktionen, die wir bereits aus Outlook kennen, eines Tages auch in MS Teams auftauchen werden. Wir müssen aber die Frage beantworten, wie Werkzeuge uns durch ihre Architektur und durch ihre Funktionen in ein Arbeitsverhalten gebracht haben, das nicht mehr unseren Bedürfnissen entspricht.

Durch die überbordende Nutzung von E-Mail und die missbräuchliche Verwendung davon, hat sich unser Verhalten dem Werkzeug angepasst und sich damit von unseren Bedürfnissen entfernt. Um eine Aufgabe gut und effizient abarbeiten zu können, sollten wir uns ganz auf diese Aufgabe einlassen. Nachdem wir damit fertig, sind widmen wir uns der nächsten Aufgabe. Bewahrheiten sich Prognosen wie von Statista, dann ist zu erwarten, dass 2024 mehr als 361 Milliarden Mails pro Tag versandt werden. 2018 haben Mitarbeiter in Deutschland noch durchschnittlich 21 E-Mails am Tag erhalten, Tendenz steigend. Diese kosten Zeit, können oftmals durch Chats oder Anrufe schneller erledigt werden und dienen eher selten als geeignetes Mittel für Projektmanagement oder Unternehmenskommunikation.

2024 werden mehr als 361 Milliarden Mails pro Tag versandt werden werden

Wie können wir unser Arbeitsverhalten wieder unseren Bedürfnissen anpassen?

Daraus können wir folgendes ableiten: Wir brauchen andere Werkzeuge und Dienstleistungen, um unsere Aufgaben effizient zu erledigen. Wir müssen unser Arbeitsverhalten weiterentwickeln, um die Werkzeuge effizient nutzen zu können. Wir alle hassen (diese Menge an) E-Mails.

Wird MS Teams Outlook ersetzen?

Nein! Outlook bleibt. Outlook geht nirgendwohin, es hat in den 20 Jahren seines Bestehens viele neue und coole Kollaborationstools gesehen und wird dies auch die kommenden 20 Jahre tun.

E-Mail als Opfer des eigenen Erfolgs?

E-Mail ist überall, jeder kann eine E-Mail schreiben, aber es ist sehr schwer, produktiv mit E-Mails zu arbeiten, somit ist E-Mail das Opfer des eigenen Erfolgs geworden. Viele junge Menschen lernen den Umgang mit E-Mail tatsächlich erst dann kennen, wenn sie eine berufliche Laufbahn einschlagen. Bis dahin nutzen Sie Echtzeitkommunikation und andere effizientere Möglichkeiten, um sich zu koordinieren.

E-Mails werden missbräuchlich verwendet. Es ist vielmehr so, dass wir alle E-Mails missbräuchlich verwenden und dass schlechte Gewohnheiten weit verbreitet sind:

Es ist sehr schwierig, alle Teammitglieder und Interessenvertreter auf dem Laufenden zu halten.
Aufgrund der nicht kontinuierlichen Nutzung von Antwort/Antwort an Alle/Vorwärts/CCC/BCC kommen Informationen entweder doppelt und dreifach oder gar nicht an.
Wir missbrauchen E-Mail als Dokumentenmanagement-Tool um:
- Kopien der aktuellen Version zu versenden
- Datei in den Outlook-Ordner abzulegen
- Datei in das Outlook-Archiv zu verschieben und sorgen so für Versionschaos und schlechten Wissensfluss. Ich habe auch schon ganze CRM ähnliche Systeme in Outlook gefunden.

Das alles wirkt sich negativ auf das Informationsmanagement im Unternehmen aus. Darüber hinaus verwenden viele von uns E-Mails auch als Aufgabenmanagement-Instrument, hier ist es sehr schwierig, Informationen im richtigen Kontext zu erhalten.

E-Mails werden oft in Erwartung einer sofortigen Antwort verschickt: "Haben Sie meine E-Mail schon erhalten?" Das unterbricht uns ständig in unserer Fokuszeit, so dass wir immer gegen Ablenkung ankämpfen.

Sehr viele Menschen in meiner Organisation verwenden nur E-Mail, und ich vermute, dass Ihre Unternehmen ähnlich sind. Wir haben gehört, dass jüngere Generationen nicht auf diese Weise funktionieren, und wir sollten ihnen Tools geben, die dazu passen wie sie arbeiten.

Was ist aber mit dem Rest von uns, der sich daran erinnert, dass wir im Jahr 2000 tatsächlich auf das Jahr 2000 angestoßen haben, warum sollten wir in das Lernen von etwas Neuem investieren? Weil sich E-Mail einfach nicht so gut eignet für die Kommunikation "von Mensch zu Mensch"!

Wie kann MS Teams unser (E-Mail) Problem lösen?

Der MS Teams-Client ist sehr cool. Microsoft bezeichnet ihn als das Gerüst von Office 365. Die Vision ist, dass die Werkzeuge, die Ihr Team benötigt, für das Team in Form einer Reihe von Registerkarten organisiert sind. In MS Teams finden Sie Ihr Cockpit und erreichen alle notwendigen Werkzeuge, um Ihre Aufgaben zu erledigen, von nur einem Ausgangspunkt aus.

Sie können sich MS Teams als einen virtuellen Besprechungsraum vorstellen. Wenn ich ein Dokument ansehen und die Konversation rund um dieses Dokument erfahren kann, bin ich sofort über dessen Entstehung und die eventuellen Hintergründe im Bilde. Besprechungen zum Thema, Videoaufzeichnungen von Meetings und Absprachen, E-Mails von externen TeilnehmerInnen oder Informationen aus dem Internet. All diese Informationen finden sich themenbezogen in meinem Kanal. Das ist nicht einmal annähernd möglich in E-Mail.

Ihre Nachrichten sind in Outlook, und nur Outlook. Outlook sagt, dass Sie diese Nachrichten in chronologischer Reihenfolge oder nach einem anderen E-Mail-Attribut ansehen werden.

Wie kann MS Teams unser (E-Mail) Problem lösen?

Konzentriert und kognitiv effizient
Ihr E-Mail-Posteingang ist eine Katastrophe des Fokus. Typischerweise waten Sie durch eine chronologische Liste von Nachrichten und müssen geistig zwischen Projekten, an denen Sie vielleicht arbeiten, früheren Gesprächen, Firmenankündigungen und externen Nachrichten hin und her wechseln. Dieser ständige geistige Wechsel erzeugt Stress.
Wir alle wissen intuitiv, dass dies nicht sehr effizient ist, denn 98 % der Gehirnscans der Bevölkerung zeigen, dass Ihre Gesamtkapazität bei Stress sinkt, und je mehr Sie hin- und herwechseln, desto mehr Stress erzeugen Sie. Reduzieren Sie Ihre Benachrichtigungen, damit Sie sich konzentrieren können. Die leistungsstarken Benachrichtigungen in MS Teams haben zwar den gegenteiligen Effekt, lassen sich aber mit umfangreichen Einstellungen anpassen. Sie können Favoriten verwenden und die Sichtbarkeit von MS Teams und Kanälen einschränken. MS Teams wird Ihre Arbeitsbelastung nicht verringern, aber wenn Sie Ihre Arbeit bereits in Kanäle aufgeteilt haben, die grob auf einem Thema basieren, können Sie die Notwendigkeit eines Wechsels des kognitiven Kontexts verringern. Sie haben weniger Stress und mehr Konzentration für die aktuelle Aufgabe. Arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe, die sie sich gerade vorgenommen haben. Finden Sie an einem Ort alle dazugehörenden Informationen und arbeiten Sie fokussierter. Der Chat, die Dateien, die Aufgaben und die Besprechungen für dieses Projekt befinden sich an einem Ort, Sie können alles in einem Zug aufholen und dann zum nächsten Projekt oder Ort weitergehen.
Die Teamdateien sind an einem Ort und machen Sinn
Das Outlook- und OneDrive-Team hat hart daran gearbeitet, um es zum Standard zu machen, eine Datei nicht an eine E-Mail anzuhängen. Das ist grundsätzlich eine sehr gute Sache. Es ist den meisten klar, dass das Versenden von Dokumenten als Kopie in E-Mails nicht effizient ist, Versionen brechen ab, Kommentare müssen zusammengeführt werden und es ist generell umständlich. Die Lösung, diese Datei in OneDrive zu speichern und zu teilen, ist nicht wirklich viel besser.

Wer die Datei hat, wer den Link zu der Datei hat, ist nicht intuitiv genug.
Das führt zu Ängsten, und ich sehe, dass viele BenutzerInnen wieder zu echten Anhängen zurückkehren, da sie dann zumindest wissen, dass jemand Zugriff hat. Grundsätzlich ist festzuhalten, dass der Austausch von gemeinsam zu bearbeitenden Dokumenten per E-Mail zwingend zu einem Durcheinander oder einem unnötigen Mehraufwand in der Bearbeitung führt.
MS Teams macht es für mich einfacher:

Wenn ich eine Datei von meinem Rechner, OneDrive oder einem anderen SharePoint-Ort aus an einen Beitrag anhänge, wird sie in die Dateien des MS Teams kopiert. Keine Unklarheiten, keine Verwirrung, "Ich habe diese Datei mit dem Team geteilt" bedeutet, dass jeder weiß, wo diese Datei zu finden ist.
Es sind all Ihre Gespräche
Bis jetzt habe ich von MS Teams als etwas gesprochen, das kein Echtzeit-Chat-Tool ist, es liegt ganz an jedem Mitglied zu entscheiden, wie schnell es reagiert. MS Teams kann man ganz bequem in jeder Geschwindigkeit benutzen, wie WhatsApp oder iMessage auf dem Telefon. Unterschiedliche Reaktionsgeschwindigkeiten der verschiedenen BenutzerInnen sind kein Problem.

Solange die TeilnehmerInnen auf den Thread antworten, gibt es einen einheitlichen Gesprächsstrom. Outlook versucht das Gleiche zu tun, die Konversationsansicht rollt Nachrichten auf der Grundlage ihrer Betreffzeile auf. Eine clevere Logik versucht, frühere Antworten auszublenden, so dass es sich wie ein einziges Gespräch anfühlt. Sobald jedoch Personen zur Konversation hinzugefügt werden, Seitenfäden erstellt werden oder jemand anderes einfach nur die gleiche Betreffzeile verwendet, fällt alles in ein unergründliches Durcheinander von Signaturen, Haftungsausschlüssen und anderen Ungereimtheiten. E-Mail ist schlicht nicht auf diesen Konzepten zur effizienten Zusammenarbeit aufgebaut.

Für mich hat Outlook und E-Mail vor allem in der externen Kommunikation seine Berechtigung und seinen unschlagbaren Vorteil. Die Kontaktaufnahme mit jemandem, mit dem ich noch über keinen Collaborations-Kanal verfüge, lässt sich tatsächlich mit E-Mail am einfachsten erledigten. Auch der sporadische Kontakt zu einzelnen externen EmpfängerInnen lässt sich mit E-Mail am einfachsten abwickeln. Aber wenn Sie einige Ihrer Unterhaltungen in MS Teams verlagern, werden Sie die Zeit, die Sie mit der Suche und Beantwortung von E-Mails verbringen, reduzieren und eine Kultur der Zusammenarbeit fördern. Vor allem aber wird es Spaß machen!
Und Ihre Effizienz steigern
Für die interne Kommunikation sollte MS Teams zum Standard erhoben werden. Das wiederum sollte einen sehr positiven Effekt auf die E-Mail-Sicherheit haben, da interne Kommunikation aus dem Konvolut von Nachrichten verschwindet. Wir haben mehr Zeit, uns konkret mit den verbleibenden E-Mails auseinanderzusetzen und laufen weniger Gefahr, aufgrund von Zeitdruck und Unaufmerksamkeit Spam- und Phishing-E-Mails auf den Leim zu gehen.

Das Versprechen

Ein "Versprechen", das oft gehört wird, wenn Microsoft MS Teams ausgerollt worden ist, dass es die Anzahl der E-Mails reduzieren wird. Nach einigen Wochen und Monaten wird festgestellt, dass die Anzahl der E-Mails immer noch hoch ist und sich nichts geändert hat.

Warum ist das so?

MS Teams ist kein Zauberstab, und es verändert die Menschen nach der Software-Installation nicht. Ja, die Menschen müssen sich ändern.
Sie müssen die Vorteile verstehen, die entstehen, wenn sie sich ändern, aber sie brauchen auch Beispiele und einige Richtlinien. Sie müssen verstehen, warum die Veränderung stattfindet. Da wir von MS Teams sprechen, sprechen wir von Teamarbeit. Diese Teamarbeit ist wichtig und diese Regeln nennen wir "Kommunikationsrichtlinien".

Schließen sie einen Pakt. Ich schlage meinen KollegInnen vor, dass sie als Gruppe einen Pakt schließen sollten, keine E-Mail zu verwenden, sondern stattdessen damit zu beginnen, ihren Kanal zur gemeinsamen Kommunikation zu nutzen. Jede Nachricht sollte an die von Ihnen gewünschten Personen oder den Kanal durch @Erwähnung adressiert werden. Die Team-Konversationsansicht ist sehr intelligent, um Ihre Aufmerksamkeit auf die Stelle zu lenken, an der Sie @erwähnt werden, bis hin zur roten Hervorhebung Ihres Namens im Hauptteil einer Nachricht. Die Unterhaltungen sind jedoch auch für den Rest Ihres MS Teams da, um sie anzusehen, zu liken und dazu beizutragen. Dies ist, als ob sie sich in einem gemeinsamen Besprechungsraum aufhalten.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die Vorteile verstehen, die entstehen, wenn sie sich ändern, aber sie brauchen auch Beispiele und einige Richtlinien.

Neu im Team? Kein Problem.
Alle Informationen an einem Ort! Wenn Sie ein neues Mitglied in das Team einführen, hat dieses sofort Zugriff auf alles, was vorher passiert ist. Ich habe sicherlich schon jemandem "geholfen", sich auf den neuesten Stand zu bringen, indem ich ihm einen Haufen früherer E-Mails weitergeleitet habe. Aber ich bezweifle, dass er dadurch wirklich die Starthilfe erhalten hat, die er sich ohne Zugang zum vollständigen Kontext und zur Geschichte vorgestellt hat.
Kommunikationsrichtlinien
Diese werden in der Frühphase der Einführung von MS Teams von einer Pilotgruppe erstellt und stellen die Basis für die ersten Anwenderschulungen dar. Aber diese RL sind keineswegs ein ewig in Stein gemeißeltes Regelwerk, vielmehr müssen auch sie sich an die laufende Änderung der Umgebung anpassen und für jeden verständlich aufbereitet werden.
Beginnen Sie mit Ihrem Team
Wenn Menschen MS Teams verwenden, arbeiten sie in MS Teams mit Menschen. Es hilft nicht, wenn sich 1/3 der Mannschaft ändert, aber der Rest bei den alten Wegen bleibt. Diese Situation wird nur Chaos und Unsicherheit schaffen. Die Menschen sind verwirrt, was sie tun und anwenden sollen. Die MS Teams sind sich gemeinsam einig, dass sie sich keine Team-E-Mails schicken. Statt E-Mails verwenden sie MS Teams, um Informationen und Nachrichten auszutauschen, um Meinungen einzuholen, und das Team fordert dies von allen, die darin arbeiten. Wenn die Informationen nicht privat sind (persönliche Angelegenheiten), stimmt das Team zu, diese gemeinsame Praxis zu befolgen. 1:1 Unterhaltungen können in MS Teams ebenfalls hervorragend abgebildet werden und können auch hier sehr gut verwendet werden.

Sie können den Nachrichten- oder Ankündigungskanal für den Austausch der neuesten Informationen/Neuigkeiten nutzen. Wichtig ist jedoch, dass jedes Teammitglied dies auch von den anderen Teammitgliedern fordert. Wenn jemand aus dem Team E-Mails zur Arbeit/zum Team an andere sendet, erinnern sie den Absender an die richtige Art und Weise. Der TeamleiterIn/EigentümerIn/Boss muss ein Vorbild sein und sich zusätzlich bemühen, auf die gemeinsame neue Art und Weise zu arbeiten.
Die E-Mail-Adresse des Kanals
Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Kanals, um Nachrichten an das Team zu leiten. Sehen Sie sich an, wie Sie die E-Mail-Adresse des Team-Channels erhalten und stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder auch darüber Bescheid wissen. Ohne diese Funktion zu kennen, neigen die Leute dazu, die E-Mail an andere Teammitglieder weiterzuleiten.

Wir erhalten immer E-Mails aus verschiedenen Quellen
- KundInnen
- Firmenankündigungen und Neuigkeiten
- Von KollegInnen aus anderen Organisationsbereichen
- Von der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung
- PartnerInnen
- und verschiedene andere externe Quellen
  Wenn die Angelegenheit teambezogen ist, kann sie an den richtigen Kanal im Team weitergeleitet werden. Jeder Kanal hat eine andere E-Mail-Adresse. Dies kann auch für Alerts aus verschiedenen Systemen verwendet werden. Anstatt Benachrichtigungen an einzelne/wenige Benutzer zu senden, können Sie normalerweise eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse angeben und dem Team die Benachrichtigungs-E-Mails zukommen lassen.
Unterstützen und schulen Sie Ihre Teammitglieder
Seien Sie ihr Champion, ihr Wegbereiter und der/die vertrauenswürdige/r Experte/Expertin. Lassen Sie sie wissen, dass Sie für Fragen zur Verfügung stehen, und zeigen Sie ihnen, wie sie MS Teams einsetzen können, um die gleichen Anforderungen zu erfüllen, die sie mit E-Mails hatten.

Unterstützen und schulen Sie Ihre Teammitglieder

Die üblichen Fragen sind:

Wie kann ich sicher sein, dass die Menschen die Botschaft wahrnehmen?
Wie heben sich die Botschaften ab? (Verwendung von Themen, Kanälen, Markierungen)
Stellen Sie sicher, dass sie über Co-Editing/Co-Authoring in MS Teams Bescheid wissen, damit sie alle dieselben Dokumente bearbeiten können (und sie nicht per E-Mail versenden).
Wie man ein Dokument hochlädt
Wie über ein Dokument gechattet wird
Danach erweitern Sie die Einführung auf andere MS Teams. Eines nach dem anderen. Wenn Sie die Änderungserfahrungen aus früheren Schritten gesammelt haben, beginnen Sie damit, diese auf andere MS Teams auszuweiten, in denen Sie arbeiten. Es kann ein Projektteam, ein Themen- /Expertenteam oder ein anderes Organisationsteam sein.
Sammeln Sie Feedback und notieren Sie, wie viele E-Mails es vor und nach der Änderung gab. Sammeln Sie Erfahrungen und gute Team-Momente (#MS TeamsWin).

Nutzen Sie die Erfahrungen aus den ersten Änderungen, um die Veränderung zu verbessern. Teilen Sie diese mit neuen MS Teams, um das Interesse zu wecken.

Feiern Sie Ihre Erfolge, das wird mehr Interesse und Neugierde wecken, was zu leichteren Veränderungen führen wird. Wenn Sie in Ihrer Organisation viele interne E-Mails verwendet haben, können Sie diese schließlich auf (fast) Null reduzieren.

Fazit – Einführung und Transition

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie mit dem Start von MS Teams nicht nur das Einverständnis der Geschäftsleitung und ggf. des Betriebsrats haben. Als ProjektmanagerIn für ein erfolgreiches Einführungs- und Transitionprojekt müssen Sie zwingend mit einem Mandat von höchster Ebene ausgestattet sein. Eine erfolgreiche MS Teams-Einführung ist eine Veränderung von Prozessen und Abläufen und keine reine Softwareeinführung. Um mit MS Teams effizient zu arbeiten und deutliche positive Wirkung zu erzielen ist es unerlässlich, dass sich Abläufe und Prozesse ändern. Das erreichen Sie nicht (oder ungemein schwer) wenn Sie kein starkes Mandat im Rücken haben!