Teamarbeit verbindet, bringt Menschen mit verschiedenen Expertisen und Sichtweisen zusammen, befördert neue Ideen, kann Innovation beschleunigen und sichert die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Das macht das Miteinanderarbeiten so essenziell – auch in einer Arbeitswelt, in der die physische Präsenz aller Teammitglieder an einem Ort nicht mehr die Regel, sondern längst die Ausnahme ist. Die technischen Voraussetzungen für die Zusammenarbeit in hybriden Teams sind oftmals schon erfüllt. Umso mehr geht es nun darum, das Potenzial effizient zu nutzen. Welche Tools dafür ideal sind, wie es in der Praxis mit der Datensicherheit aussieht und wie Unternehmen die richtige technische Ausstattung für hybrides Zusammenarbeiten finden? Ein Überblick.
Inhalt
Hybride Zusammenarbeit ist das neue Normal
Die Technik macht den Unterschied
Führende Tools und Kollaborationsplattformen
100 % miteinander? Aber sicher: mit Zero Trust!
Fazit und Ausblick
Hybride Zusammenarbeit ist das neue Normal
Einer aktuellen IDC-Studie zufolge setzen bereits 62 % der Unternehmen in Deutschland auf hybride Arbeitsmodelle. Noch 2021 waren es gerade mal 36 %. Das zeigt: Der Trend zum ortsunabhängigen Arbeiten hält an und hat sich zuletzt sogar noch beschleunigt. Damit einher geht eine Veränderung der Arbeitskultur auf vielen Ebenen. Beispielsweise Teamzusammenarbeit: auch diese findet immer seltener ausschließlich mit allen Teammitgliedern in einem Raum statt, sondern hybrid.
Das neue Normal sieht so aus: Ein Teil des Teams trifft sich vor Ort im unternehmenseigenen Meetingraum, per Videokonferenz kommen Kolleginnen und Kollegen hinzu, die gerade remote im Homeoffice arbeiten, von unterwegs oder an weiteren Unternehmensstandorten im In- oder Ausland. Damit dies gelingt und das Teilen von Bildschirminhalten sowie der reibungslose Austausch von Video-, Ton- und geschäftsspezifischen Daten in der nötigen Qualität sowie jederzeit sicher gewährleistet ist, hat die zuständige IT-Abteilung viele bekannte Herausforderungen zu lösen.
Die Technik macht den Unterschied
Die Herausforderungen für Ihr IT-Team beginnen schon bei der Auswahl und Integration geeigneter Konferenzsysteme. Wie entscheidend die richtige Technik ist, zeigt beispielsweise eine Studie von Barco. Demnach fühlen sich rund ein Drittel der remote arbeitenden Beschäftigten in hybriden Meetings nicht genug involviert. Verglichen mit den Teammitgliedern, die physisch vor Ort zusammenkommen, werden die remote Arbeitenden weniger gesehen und gehört, so die Einschätzung der Betroffenen. Damit genau dieser Eindruck nicht entsteht und die hybride Zusammenarbeit im Team wirklich funktioniert, benötigen Unternehmen moderne Konferenzsysteme. Diese sind in der Lage, die räumliche Distanz mithilfeverschiedener Technologien zu überbrücken. Dies ist die Voraussetzung für ein effektives Miteinander.
Das Spektrum der technischen Möglichkeiten ist in den vergangenen Jahren enorm gewachsen. So lassen sich Konferenzräume beispielsweise mit Kamerasystemen ausstatten, die den Fokus automatisch auf die gerade sprechende Person richten. Passend dazu gibt es Mikrofone, die sich auf die im Moment aktive Stimme ausrichten und das Gesagte in den Vordergrund spielen – unabhängig von der Position der oder des Redenden im Raum. Im Idealfall kennt das System sogar den Namen der gerade sprechenden Person und blendet diesen, passend zum Fokus der Kamera, automatisch in das Videobild ein. Allein dadurch sind remote Arbeitende Teammitglieder gefühlt schon wesentlich näher am Geschehen. Kommen nun noch Technologien für die Interaktion im Team hinzu, beispielsweise in Form von gemeinsam über die Konferenzplattform nutzbaren Whiteboards, entwickelt die hybride Echtzeit-Teamarbeit ihre ganze Kraft.
Führende Tools und Kollaborations-Plattformen
Entscheidend aus IT- und Techniksicht ist, dass alle installierten Geräte wie Kameras, Mikrofone, Telefoniegeräte und Content Sharing Tools über eine einzige, optimierte Schnittstelle laufen. Möglich ist dies mithilfe sogenannter Unified Communication-Systeme (UC-Systeme). Die aktuell führende Plattform dieser Art ist Microsoft Teams in Kombination mit den Microsoft-eigenen Konferenztechnologien zur Ausstattung von Teams Rooms.
Gut zu wissen: Microsoft Teams ist grundsätzlich offen für die Kombination mit Konferenzsystemen anderer Hersteller und als Kollaborationsplattform daher fast schon universell einsetzbar. Perfekt auf Microsoft Teams und die Ausstattung von Teams Rooms abgestimmte Lösungen bieten beispielsweise auch Cisco Systems oder Yealink an. Die Expertinnen und Experten von ACP IT Solutions beraten Sie kompetent bei der Auswahl des geeigneten Systems und finden die für Ihr Unternehmen individuell beste Lösung.
Hybride Meetings mit technischer Konferenzraum-Ausstattung fördern
Noch kurz zurück zu Microsoft Teams: Dahinter verbirgt sich eine Kollaborationsplattform, die weit mehr ist als ein bloßes Videokonferenztool. Teams bietet cloudbasiert eine marktweit beispiellose Fülle an Anwendungen und Möglichkeiten für die hybride Zusammenarbeit im Team. So ist es Teammitgliedern beispielsweise möglich, jederzeit kurze Chatnachrichten über Teams auszutauschen oder E-Mail-ähnliche, strukturierte Nachrichten zu verschicken, Sprachanrufe zu tätigen, Sprachnachrichten zu hinterlassen und alle benötigten Dokumente zentral miteinander zu teilen. Selbst Webkonferenzen und virtuelle Live-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern lassen sich über Teams einfach und effizient organisieren.
Die Vorteile beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten via Teams in Verbindung mit Sharepoint und Onedrive sprechen für sich: Jeder kann ortunabhängig auf alle Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Die Synchronisierung der Dateien erfolgt automatisch im Hintergrund – es gibt immer nur eine aktuelle Version, alle Beteiligten arbeiten stets am neuesten Dokument. Ältere Versionen werden automatisch archiviert, sodass sich Änderungen exakt nachvollziehen lassen. Wie das technisch ermöglicht wird? Teams fungiert dabei als zentrale Kollaborationsplattform für die Echtzeit-Kommunikation. Microsoft Sharepoint ist der zentrale Speicherort für alle zur gemeinsamen Bearbeitung freigegebenen Dokumente. Die Verteilung der Dokumente übernimmt wiederum OneDrive. Die drei Tools sind perfekt miteinander verzahnt.
Die Möglichkeiten des hybriden Miteinanders via Teams sind damit noch lange nicht ausgeschöpft. Denn die Kollaborationsplattform ist im erweiterten Sinne auch so etwas wie der Dorfplatz eines Unternehmens. Hier treffen sich die Mitarbeitenden, tauschen sich aus und teilen Informationen und Nachrichten miteinander. Stichwort Employee Engagement: Gerade für Fachkräfte, die nur noch selten ins Büro kommen, ist der Wissens- und Nachrichtenaustausch via Intranet eine wichtiger Informationskanal, der die Identifikation mit dem Unternehmen stärkt. Mit Valo Connect kann eine interne Informationsplattform zentral und ortsunabhängig über Teams bereitgestellt werden. Valo Connect ist ein Software-Modul des gleichnamigen finnischen Anbieters, das als Add-on für Teams erhältlich ist und das unternehmenseigene Social Intranet nahtlos in die Kollaborationsplattform integriert.
100 % miteinander? Aber sicher: mit Zero Trust!
Die Möglichkeiten und das Potenzial des hybriden Zusammenarbeitens sind heute riesig, doch wie sieht es dabei eigentlich mit der Sicherheit und dem Datenschutz aus? Besteht darin nicht die wahre Herausforderung für IT-Teams in Unternehmen? Schließlich meldete der Branchenverband Bitkom für die deutsche Wirtschaft allein im Jahr 2022 Schäden durch Cyberkriminalität in Höhe von mehr als 200 Milliarden Euro. Wie also lassen sich die aus Sicht von Kriminellen attraktiven Firmennetzwerke für die Onlinezusammenarbeit in Multi Cloud-Umgebungen hinreichend sicher und zugleich nutzerfreundlich gestalten?
Zero Trust muss das Motto lauten, soviel ist angesichts der Bedrohungslage sicher. Ein Zugriff auf Unternehmensdaten darf generell nur durch Nutzerinnen und Nutzer erfolgen, die eindeutig identifiziert und berechtigt sind. Stellt sich die Frage, wie dies für die IT bei der üblichen Vielzahl von Anwendungen und der Komplexität moderner IT-Infrastrukturen effektiv und zugleich effizient umsetzbar ist? Unsere Empfehlung: Voraussetzung für höchste IT-Security und Datensicherheit ist zunächst mal die Installation eines zentralen Identity Providers mit individuell abgestimmter Conditional Access Policy. Als führende Plattform bietet sich dafür Microsoft Entra ID an – vormals Azure Active Directory. Entra ID ist eine integrierte Identitäts- und Zugriffsverwaltungslösung in der Cloud und ein Verzeichnisdienst, mit dem Sie den Zugriff auf unzählige Anwendungen ebenso sicher wie intelligent steuern.
Das Entra ID-Prinzip: Ausnahmslos alle Benutzerinnen und Benutzer werden eindeutig identifiziert, bevor sie Zugriff auf das Firmennetzwerk und die gewünschten Anwendungen und Daten bekommen. Damit der Arbeitsfluss durch die Identifizierung so wenig wie möglich unterbrochen wird, empfiehlt sich die Multifaktor-Authentifizierung in Kombination mit einer Conditional Access-Strategie. Dabei werden die Intensität und das Sicherheitslevel der Authentifizierung situativ von der Login-Umgebung des Users abhängig gemacht. Gut zu wissen: Entra ID ermöglicht das komfortable Single Sign-on (SSO) – damit müssen User ihre Anmeldeinformationen nur noch einmal eingeben, um Zugriff auf ihre Apps und alle für sie freigeschalteten Daten zu erhalten.
Noch komfortabler und sicherer ist nur die kennwortlose Authentifizierung mit FIDO. Das Kürzel steht für Fast Identity Online. Dabei werden Anwenderinnen und Anwender mithilfe biometrischer Merkmale wie einem Fingerabdruck oder per Iris-Scan identifiziert. Wer danach Zugriff auf welche Daten und mit welchen Berechtigungen erhält, ist eine Frage der Compliance und Data Governance. Die Plattform der Wahl zum effizienten Umsetzen Ihrer Compliance und Data Governance ist Microsoft Purview. Das Spektrum der Purview Tools und Funktionen reicht von der effizienten Rollen- und Berechtigungsverwaltung über die Datennutzungs- und Gefährdungsanalyse bis hin zur Datenverschlüsselung.
Fazit und Ausblick
Der Baukasten zur Umsetzung einer IT-Infrastruktur, die optimale Voraussetzungen für die hybride Zusammenarbeit Ihrer Teams bietet, ist inzwischen mehr als groß. Er enthält Lösungen für jedes Anforderungsprofil und Sicherheitsniveau. Die Kunst besteht darin, die individuell beste Gesamtlösung für Ihren Bedarf zu finden – von der Auswahl der Hardware für das Konferenzsystem über die UC-Schnittstelle in Form einer Kollaborationsplattform bis hin zu den Softwarelösungen für das Identitäts- und Zugriffsmanagement und die Authentifizierung aller Netzwerk-Nutzerinnen und -Nutzer. Wir von ACP IT Solutions beraten Sie in allen Fragen der Auswahl und Umsetzung und machen Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.
Denn soviel ist gewiss: Hybride Teamzusammenarbeit wird weiter an Bedeutung gewinnen. Allein schon deshalb, weil Arbeitgeber nur damit den Wunsch vieler Fachkräfte nach räumlich flexiblem Arbeiten erfüllen können. Zugleich spart hybrides Teamwork viel Zeit und Kosten – beispielsweise indem viele aufwendige Reisen entfallen können. Zudem sind Unternehmen mit entsprechender Infrastruktur in der Lage, Projektteams deutlich flexibler als bisher zusammenzustellen: standortunabhängig und bei Bedarf über Unternehmensgrenzen hinweg. Auch für die Inklusion physisch eingeschränkter Mitarbeitender ist eine IT-Infrastruktur essenziell, die hybrides Zusammenarbeiten erlaubt. Sprich: Wer in puncto Hybrid Work die Nase vorn hat, genießt klare Wettbewerbsvorteile.
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