Wie Sie hybrides Arbeiten erfolgreich gestalten

Immer mehr Unternehmen stellen auf hybrides Arbeiten um und das hat mehrere Gründe. Einerseits hat uns die Coronapandemie gezeigt, was alles möglich ist und wie schnell man jahrzehntelang gefestigte Systeme von Grund auf ändern muss. Andererseits hat uns der New Work Trend schon vor der Krise den Weg in die Zukunft der Arbeit vorgezeigt. Der derzeitige Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte und die gehobenen Ansprüche, die an Arbeitgeber gestellt werden, beschleunigen den Umstieg zusätzlich. Lesen Sie hier, wie der Wechsel auf diese neue Art zu arbeiten, funktionieren kann.

Inhalt

Wichtige Fragen zur Zukunft der Arbeit
Arbeit hat neuen Stellenwert
Neue Akzeptanz schaffen
Drei Schlüsselbereiche für hybrides Arbeiten
Soziales Kapital wieder aufbauen
Die Employee Experience stärken
Fazit

Die Firma Microsoft ist inzwischen nicht nur einer der größten Hersteller digitaler Lösungen, die hybrides Arbeiten möglich machen, sie hat auch intern bereits in vielen Bereichen auf die neue Arbeitsweise umgestellt – keine leichte Aufgabe für einen globalen Konzern mit sage und schreibe 221.000 Mitarbeiter*innen. Im Jahr 2022 hat Microsoft eine Umfrage mit dem Titel „Great Expectations: Making Hybrid Work Work“ unter 31.102 Beschäftigten in 31 Ländern, darunter auch der deutschsprachige Raum, durchgeführt. Neben den umfangreichen eigenen Erfahrungen flossen auch Daten aus der Nutzung von Microsoft 365 und Arbeitstrends auf LinkedIn in diese Analyse ein. Die Umfrageergebnisse wurden auch in einem ausführlichen Leitfaden veröffentlicht. Gerne fassen wir dieses Whitepaper für Sie zusammen.

Wichtige Fragen zur Zukunft der Arbeit

Die Microsoft-Umfrage wurde von Edelman Data x Intelligence durchgeführt und sollte neben der allgemeinen Stimmung in den befragten Unternehmen auch folgende Fragen beantworten:

• Welche Rolle spielt künftig das Büro?
• Wie stellen wir sicher, dass sich auch räumlich getrennte Meeting-Teilnehmende einbezogen fühlen?
• Wie können Führungskräfte ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, Burn-outs zu vermeiden?
• Wie können Unternehmen in einer Digital-First-Welt soziales Kapital erschaffen?

Mit einer umfangreichen Datensammlung im Gepäck und nach der Ausarbeitung des Leitfadens appellieren die Studienautoren an HR-Verantwortliche, Fachbereichsleiter*innen und andere Führungskräfte, die nötigen Schulungen zu absolvieren, um den neuen Herausforderungen gerecht werden zu können. Außerdem sollten auch die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten nicht vergessen werden und dementsprechende Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Aber das ist nur der Anfang.

Arbeit hat neuen Stellenwert

Eine der ersten Erkenntnisse der Umfrage hat sich bereits länger abgezeichnet: Die Arbeit hat seit der Covid-19-Krise für viele Menschen an Wichtigkeit verloren. 47 Prozent der Befragten gaben an, Familie und Privates heute höher zu gewichten als vor Corona. Bei Menschen mit Kindern liegt der Anteil sogar bei 55 Prozent. Auch die Gesundheit und das Wohlbefinden haben mehr Bedeutung als noch vor drei Jahren. Es fand ein Wandel statt, der die Ansprüche an die Arbeit selbst geändert hat.

Das sind aktuell die drei wichtigsten Aspekte bzw. Wünsche bei der Jobsuche (neben dem Gehalt):

• Für 46 Prozent: Eine positive Unternehmenskultur
• Für 42 Prozent: Leistungen für psychische Gesundheit und Wohlbefinden
• Für 40 Prozent: Mehr Sinn und Zweck der Arbeit

Diese hohen Erwartungen zu erfüllen, ist für Führungskräfte nicht einfach. Hier müssen die Bedürfnisse der Belegschaft und die geschäftlichen Anforderungen unter einen Hut gebracht werden. Hybrides Arbeiten setzt ein überlegtes, gut durchdachtes Konzept voraus. Die gute Nachricht ist: Es ist möglich.

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Neue Akzeptanz schaffen

Bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten muss eine Strategie entwickelt werden, die das gesamte Unternehmen miteinbezieht. Es muss eine Akzeptanz für die neuen kulturellen Normen geschaffen werden und ein Verständnis für die Technik und Organisation, die hinter dieser Änderung stehen. Im besten Fall bringen sich alle Mitarbeiter*innen dabei ein, sei es durch aktive Mitarbeit oder konstruktives Feedback, unabhängig davon, wo, wann oder wie sie arbeiten. Manager*innen, die sich im Zwiespalt zwischen der Führungsebene und den Erwartungen der Beschäftigten befinden, müssen erkennen, dass sich die Werte der Mitarbeiter*innen geändert haben. Die Büroräumlichkeiten der Unternehmen müssen so gestaltet werden, dass sich der Arbeitsweg lohnt. Flexibles Arbeiten darf keinesfalls bedeuten, ständig verfügbar sein zu müssen.

Drei Schlüsselbereiche für hybrides Arbeiten

Microsoft hat in seinem Leitfaden drei wichtige Schlüsselbereiche identifiziert, die dabei helfen, die neue hybride Arbeitsumgebung für alle Beteiligten so gut wie möglich vorzubereiten: Arbeitskultur, Räumlichkeiten und Technologie. Im Zuge der Umstellung muss die neue Kultur für hybrides Arbeiten priorisiert werden. Die Führungskräfte sollten dabei unterstützt werden, diesen Wandel anzuführen. Helfen Sie ihren Teammitgliedern neue Kompetenzen zu entwickeln und fördern Sie den Aufbau sozialen Kapitals. Eine verbesserte Arbeitskultur hilft dabei, neue Talente zu finden und bestehende Mitarbeiter*innen zu binden. Bekämpfen Sie die digitale Erschöpfung aus der Chefetage und holen Sie die neue Flexibilität als zeitgemäßes Grundprinzip vor den Vorhang. Mit einer Employee Experience Plattform (EXP) können Sie die Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung an die gestiegenen Anforderungen anpassen.

Auch die Räumlichkeiten müssen mit der Einführung hybrider Arbeitsmöglichkeiten adaptiert werden. Planen Sie bei der Umstellung oder bei nötigen Umbauarbeiten auch diejenigen mit ein, die nicht vor Ort sind. Ohne die Einführung intelligenter, cloudbasierter Dienste wird der Umstieg allerdings nicht funktionieren und wer bei den Vorbereitungen bereits an die Möglichkeiten des Metaverse denkt, wir gut für die Zukunft gerüstet sein.

Hybrides Arbeiten ist weit mehr, als bloß im Homeoffice zu sitzen. Es soll Mitarbeiter*innen mehr Flexibilität ermöglichen und die Arbeit nicht mehr an bestimmte geografische Orte binden. In dieser Hinsicht muss eine stabile und direkte Kommunikation auch über größere Entfernungen ermöglicht werden. Ein Tool wie Microsoft Teams hilft dabei, die hybride Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zum Standard zu machen. Verlagern Sie Ihre Daten und Inhalte in die Cloud und digitalisieren Sie alle Geschäftsprozesse. Mit Windows 11, Microsoft 365 und dem ein Zero-Trust-Sicherheitsmodell von Microsoft arbeitet Ihr Team sicherer und produktiver als zuvor.

Soziales Kapital wieder aufbauen

Positive Beziehungen zu den Kolleg*innen sorgen für Wohlbefinden am Arbeitsplatz und erhöhen sowohl die Produktivität als auch die Bindung – so die Ergebnisse der Microsoft-Umfrage. Leider haben diese wohltuenden Effekte unter den Covid 19-Maßnahmen stark gelitten. Die Umfrage hat gezeigt, wie wichtig gesunde Beziehungsnetzwerke auch im beruflichen Alltag sind. In einer Digital-First-Arbeitswelt leidet das Wohlbefinden unter dem Mangel an sozialen Kontakten, was wiederum zu einem Anstieg von Burn-out-Fällen führt. Soziales Kapital ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens und darf keinesfalls aus dem Fokus verloren werden. In diesem Sinn müssen Führungskräfte alle Mitarbeiter*innen beim Umstieg auf hybrides Arbeiten wieder stärker in die Unternehmensorganisation einbinden.

Mit modernen Kommunikationstools wie Teams und der dazugehörigen Employee Experience Plattform kann digitale Empathie in den Arbeitsalltag integriert werden. Die digitale Mitarbeiter*innen-Erfahrung ist inzwischen genauso wichtig wie die persönliche, deshalb müssen beim Umstieg auf flexibles Arbeiten klare Richtlinien erstellt werden. HR-Verantwortliche und Fachbereichsleiter*innen müssen dazu ermutigt werden, die Unternehmens-Richtlinie an die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen ihres Teams anzupassen.

Die Employee Experience stärken

Hybrides Arbeiten hat einen nachhaltigen Einfluss auf die Employee Experience. Es ist nicht mehr allein die Arbeit im Büro am Firmensitz, auch das digitale Erlebnis prägt die Arbeitskultur und die persönlichen Verbindungen in einem Unternehmen wesentlich mit. Neben den passenden Devices können die Verantwortlichen auch mit einer Employee Experience-Plattform (EXP) für alle Mitarbeiter*innen eine ganzheitliche Arbeitnehmer*innen-Erfahrung schaffen, die sowohl den physischen als auch den digitalen Raum einnimmt. Mit Microsoft Viva werden bisherige Einzelerlebnisse wie Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Erkenntnisse auf einer digitalen Plattform zu einem kohärenten Erlebnis verknüpft. Viva kann direkt aus Microsoft Teams heraus aufgerufen werden und wird von Microsoft 365 unterstützt.

Die umfangreiche Plattform hilft Mitarbeiter*innen, abteilungsübergreifend die wichtigsten Informationen zu finden. Es sorgt für notwendige Feedbackmöglichkeiten und ermächtigt dazu, das institutionelle Wissen des Unternehmens zu nutzen und in die Praxis umzusetzen.

Mit dem Einsatz eines derartigen Tools fördern Sie die Effektivität und das Wohlbefinden in großen wie kleinen Teams und bekommen als Vorgesetzte*r immer aktuelle Einblicke in das Geschehen. Es hilft, Führungskräften persönliche Gewohnheiten der Mitarbeiter*innen zu erkennen und zu stärken, was sich nachgewiesenermaßen positiv auf die Teamkultur auswirkt.

Fazit

Um am immer härter umkämpften Arbeitsmarkt Schritt halten zu können, neue Talente anzulocken und bestehende Teammitglieder halten zu können, müssen Unternehmen gezielte Anreize schaffen. Einer davon ist die Einführung oder der Ausbau des hybriden Arbeitens. Die Hälfte der Arbeitnehmer*innen geben inzwischen an, einen neuen Job ohne Aussicht auf flexibles Arbeiten nicht mehr anzunehmen. Die Umstellung muss allerdings organisiert und genau durchdacht ablaufen. HR-Verantwortliche und Fachbereichsleiter*innen sollten dabei unterstützt werden, diesen Wandel anzuführen.

Es müssen klare Richtlinien für die neuen Freiheiten erstellt werden, die vorerst für das ganze Unternehmen gelten. Schließlich müssen Führungskräfte dazu ermutigt werden, diese Richtlinien auch im kleineren Kreis individuell anzupassen. Zur Stärkung des sozialen Kapitals und zur Erneuerung der Beziehungsnetzwerke bereichern Sie das gesamte Arbeitsumfeld mit neuen Kommunikationslösungen. Besprechungsräume und Besprechungen an sich können für Remote-Teilnehmende optimiert werden. Bitten Sie bei einem Meeting alle Teilnehmer*innen vor Ort, schon bei ihrem Eintreffen Microsoft Teams beizutreten, damit auch die Remote-Teilnehmenden am informellen Small Talk teilhaben können, der so wichtig für den Aufbau von persönlichen Beziehungen ist.

Statten Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht nur mit den für hybrides Arbeiten notwendigen Arbeitsgeräten wie Notebooks, Tablets und Smartphones aus, sondern sorgen sie auch für moderne Cloud-Lösungen zur besseren und ortsübergreifenden Zusammenarbeit. Die gesamte Belegschaft sollte jederzeit und von überall auf die wichtigsten Informationen zugreifen können. Mit einer Employee Experience Plattform (EXP) wie Microsoft Viva schaffen Sie die Voraussetzungen für eine Arbeitskultur, in der alle Mitarbeiter*innen unabhängig vom Ort ihr Bestes geben können. Das stärkt auch langfristig die Arbeitgebermarke und schafft Anreize für neue Talente, sich ausgerechnet für Ihr Unternehmen zu entscheiden.